Según la encuesta por la consultora Palas, 70% de las empresas brasileñas comprenden la necesidad de innovar, pero sólo un tercio de ellas sabe dónde y cuánto invertir.
En este sentido, cuando planean invertir en una nueva herramienta para atender a las demandas del área financiera, los gestores se enfrentan a algunas preguntas comunes: ¿Cuál es el proceso manual que más tiempo consume actualmente? ¿Debo considerar un software ERP o CPM? ¿O quizás una plataforma de B.I.?
El Corporate Finance Institute afirma que CPM es una plataforma que actúa como mano derecha del director financiero, ofreciendo automatización de estados financieros; asistencia en auditorías y revisiones mediante análisis de incoherencias; planificación, proyección y modelización de escenarios y riesgos; supervisión de KPIs y generación de informes financieros; entre otras funciones.
Ahora que ya sabe si puede beneficiarse de una plataforma CPM, echemos un vistazo a lo que debe considerar al contratar una.
¿Qué considerar al elegir una plataforma de CPM?
Sergio Taipe, coordinador de Onboarding de Accountfy, afirma que es importante valorar qué ofrece la herramienta y qué retorno puede aportar a la organización cuando se piensa en contratar una plataforma de CPM.
“A partir de los resultados de rendimiento esenciales que quiere conseguir con su contrato, la empresa debe analizar detenidamente las funcionalidades que ofrece el sistema, trazar un mapa de las mismas y relacionarlas con las exigencias del proyecto de automatización.”
Las plataformas de CPM deben automatizar los procesos repetitivos y manuales y satisfacer las demandas del área financiera que requieren más tiempo y mano de obra para su realización, como el cierre, el análisis de resultados y el ajuste de estrategias, por ejemplo.
Una plataforma CPM eficiente dispone de recursos de análisis y construye informes visuales y cuadros de mando personalizados, monitoriza y mide los KPIs, además de proporcionar un soporte detallado para las tareas rutinarias.
La proyección y el modelamiento también figuran en esta lista. Estimar resultados, simular escenarios, anticipar necesidades y evaluar decisiones como inversiones, reducción de costes y aplicaciones son algunas de las principales funciones que debe ofrecer una plataforma CPM.
1. Tiempo necesario para implantar e integrar la plataforma CPM
El informe LinkedIn Technology Buyers Report – The Age of Agility 20/21, realizado a más de 2,000 compradores de tecnología en Europa, Oriente Medio y África, revela que el plazo medio de implantación de soluciones tecnológicas a nivel corporativo fue de 5.07 meses. Es importante recordar la urgencia que reviste la nueva herramienta para la organización.
Según la encuesta, se trata de un plazo largo, ya que podría representar una falta de apoyo postventa adecuado, además de señalar una implantación más burocrática. Por tanto, es importante recordar la urgencia de esta nueva herramienta y evaluar el tiempo medio de realización para los proveedores interesados.
Adolfo Vasconcelos, coordinador de onboarding de Accountfy, afirma que el proceso de implantación de un CPM puede resumirse en seis actividades principales:
- Definición de las áreas que se verán afectadas por la implantación del sistema;
- Cuál será el alcance inicial previsto del sistema;
- Enumerar las prioridades de implantación en términos de información (por ejemplo, actividades más orientadas a la contabilidad, como la consolidación, o información más gerencial, como la visión a través de gráficos);
- Definir el equipo y los posibles responsables del proceso de implantación;
- Evaluación cuidadosa del apoyo y los documentos que serán necesarios;
- Establecer un calendario que defina qué y cuándo debe realizarse cada actividad.
A pesar de ser tareas dentro de la hoja de ruta de implantación de Accountfy, estos puntos pueden tenerse en cuenta a la hora de cuestionarse cuánto puede durar el proceso de cualquier plataforma CPM.
Además, si la empresa interesada en contratar CPM trabaja con más de una herramienta simultáneamente, merece la pena valorar si la plataforma que se ofrece es fácilmente compatible entre sistemas.
Una plataforma CPM con una implantación sistemáticamente limitada afectará al tiempo de implementación. Mientras tanto, una solución con una integración fácil y accesible dará lugar a un proceso más exitoso, más rápido y mostrará un ROI temprano.
2. Asistencia posventa
También según los datos de la encuesta de LinkedIn, el 56% de los encuestados afirma que la asistencia posventa es un factor importante para elegir una marca. Esto demuestra lo preocupadas que están las empresas cuando contratan a un equipo cualificado y preparado para ayudar en la implementación y post-implementación, además de un buen producto.
Comprobar que la empresa que ha contratado ofrece un equipo dedicado a dar soporte es fundamental para que la plataforma funcione correctamente y usted pueda sacar el máximo partido a su uso.
Señales que indican que el soporte postventa es eficiente: el proveedor ofrece apoyo de especialistas en finanzas e informática, así como una mayor disponibilidad para el servicio, como fines de semana, festivos y madrugadas, por ejemplo.
Este equipo se encargará de introducir a su empresa en la nueva herramienta y también de los procesos de formación e implantación, además de poder atender sugerencias sobre nuevas funcionalidades, corrección de errores y ajustes, por ejemplo
Además de estas cuestiones, el mismo informe muestra que el 47% de todos los compradores de tecnología afirman que la experiencia pasada con la solución influye en su compra
3. Marca frente a valor de la solución
No olvide comprobar la reputación de la empresa antes de contratarla, ya sea a través de reseñas en Internet o de las opiniones de clientes actuales y anteriores. Esto puede ser útil para saber si su entrega es satisfactoria y asegurarte de que estás eligiendo el producto adecuado para las necesidades de tu empresa.
Sin embargo, para a Software Advice, una consultora en línea para la selección de software, basarse únicamente en estas evaluaciones y opiniones de terceros no es suficiente. Es importante tener en cuenta recomendaciones que se ajusten a tu contexto, ya que la realidad de las grandes empresas puede ser diferente de la de las pequeñas, por ejemplo.
La consultora sugiere buscar evaluaciones de empresas de tamaño similar, en su sector y con casos de uso comparables, así como pedir una lista de las empresas clientes del proveedor de la herramienta CPM. A continuación, puede ponerse en contacto con ellas para conocer sus experiencias con la herramienta.
Pedir a la empresa que presente los resultados de sus clientes antes y después de utilizar la plataforma, consultar los casos de éxito disponibles o ver cómo está el nombre de la marca en los medios de comunicación, por ejemplo, son algunas de las formas de evaluar estos aspectos.
4. ¿Qué plataforma CPM ofrece la mejor experiencia de usuario?
Según datos de la encuesta realizada por Robert Half, los empleados dedican hasta 22 minutos al día a lidiar con problemas tecnológicos, lo que incluye la experiencia de usuario. Disponer de una plataforma con un diseño intuitivo, clara, de rápida respuesta, flexible y estéticamente agradable es decisivo para la eficiencia del sector y la adaptación del equipo a la nueva herramienta.
Antes de contratar el producto, es importante saber cómo funciona la plataforma en estos términos. Xd Ideas, el foro de Adobe para reflexionar y debatir sobre la práctica y el impacto del diseño, propone algunos ejemplos de métricas de usabilidad que pueden evaluarse, como:
- Tiempo promedio para completar las tareas: Según MeasuringU, Analizando casi 1,200 tareas, un buen resultado sería el 78%. Para calcularlo, divide el número de tareas completadas con éxito por el número de intentos.
- Tiempo promedio por tarea: el tiempo por tarea mide la eficiencia y productividad del producto o servicio. Si el usuario emplea demasiado tiempo en completar una sola acción, significa que la interacción no se ha diseñado correctamente. Para calcularlo, hay que dividir el tiempo promedio para completar una tarea por el tiempo total para completarlas todas.
- Tasa de errores durante la experiencia: métrica utilizada para identificar fallos durante el proceso de realización de la tarea, como botones que no funcionan, clics en lugares no clicables, etc. Para calcularlo, divida el número de errores identificados por el número de intentos de completar una tarea.
Si el comercializador de la plataforma no puede facilitar estos datos, puede ser interesante solicitar una demostración o un periodo de prueba gratuito, por ejemplo, para que el interesado pueda evaluar estos indicadores.
5. Modelos de contrato
Por último, decidir el método de contratación de la plataforma CPM es una de las etapas clave del proceso de suscripción. La aseguradora francesa Axa, en su guía Tool hire vs. purchase: what makes sense for your business?, sugiere dos preguntas que pueden aclarar la elección del contrato: ¿Con qué frecuencia se utilizará la herramienta? ¿Cuál es la vida útil de la herramienta?
Además de responder a estas dos preguntas, también es importante tener en cuenta los costos ocultos, como la formación del equipo y el mantenimiento de la plataforma, por ejemplo, y compararlos en el presupuesto de los productos comprados o por suscripción.
Ventajas y desventajas de la suscripción
La disponibilidad inmediata, la cobertura de necesidades a corto plazo, el mantenimiento y soporte del equipo postventa y la oportunidad de probar el producto sin adquirir un compromiso definitivo son algunas de las ventajas del modelo de contrato de suscripción. Sin embargo, dependiendo del contrato, puede haber multas, periodos de fidelización y dependencia del soporte técnico de la empresa que ofrece la plataforma.
Ventajas y desventajas de la compra
Por otro lado, la compra de la herramienta puede ser una buena inversión a largo plazo porque, según el contrato, no hay gastos mensuales adicionales ni preocupaciones por plazos y cargos. Sin embargo, puede resultar difícil mantenerla al día y requerir un gasto inicial elevado en comparación con una suscripción, así como un equipo técnico especializado que se ocupe de su mantenimiento.
