Eliminar los silos de información en la planeación financiera es crucial para que las empresas puedan tomar decisiones estratégicas bien fundamentadas, garantizar su sostenibilidad a largo plazo y adaptarse rápidamente a los cambios del mercado.
Los silos suelen surgir cuando los datos se almacenan de manera aislada en diferentes departamentos o sistemas, sin que exista una comunicación fluida entre ellos, lo que dificulta la toma de decisiones informadas y la planificación financiera eficiente.
Cuando la información no fluye de manera adecuada, se pierde la oportunidad de obtener una visión integral y precisa, afectando la capacidad de la empresa para anticiparse a cambios y tomar decisiones oportunas.
7 pasos para eliminar los silos de información de la planeación financiera
1. Fomentar la cultura de colaboración
El primer paso para eliminar los silos de información es cambiar la mentalidad dentro de la organización. Muchas veces, los equipos operan como unidades independientes que no comparten información ni comunican sus necesidades de manera efectiva.
Esta falta de colaboración crea barreras que no solo dificultan la planificación financiera, sino que también limitan el potencial de crecimiento y eficiencia de la empresa. Por ejemplo, el equipo de finanzas puede tener una visión de los resultados financieros de la empresa, pero carecer de información actualizada de ventas o de producción, lo que limita la precisión de las proyecciones financieras.
Para superar este desafío, las organizaciones deben comenzar a ver los datos como un recurso compartido que pertenece a toda la empresa, no solo a un área o departamento en particular. Una cultura de colaboración debe fomentar la idea de que la información fluye libremente y se usa en beneficio de toda la organización.
Crear un entorno donde los equipos de diferentes áreas, como finanzas, operaciones, ventas y recursos humanos, trabajen juntos en la elaboración de presupuestos y proyecciones estratégicas es clave. Esto puede lograrse mediante la organización de reuniones interdepartamentales periódicas, donde se discutan los resultados financieros, las previsiones y las estrategias a seguir.
2. Centralizar la información en una plataforma única
Otro de los mayores obstáculos para eliminar los silos es la dispersión de los datos en diversas plataformas, aplicaciones y hojas de cálculo que a menudo no están conectadas entre sí. La falta de integración entre los sistemas financieros y operativos puede crear inconsistencias, errores y duplicación de datos, lo que aumenta el tiempo necesario para procesar la información y dificulta la elaboración de informes.
La solución más efectiva para este problema es centralizar toda la información financiera en una plataforma única y bien integrada. Esto implica la adopción de un sistema de gestión empresarial (ERP, por sus siglas en inglés) o de herramientas de planificación financiera y análisis (FP&A) que permitan consolidar datos financieros y operativos en tiempo real.
Una plataforma centralizada no solo facilita la visualización de la información financiera, sino que también mejora la colaboración entre departamentos, ya que todos los usuarios tienen acceso a la misma información actualizada y pueden interactuar con los datos en tiempo real.
3. Automatizar la recopilación y el análisis de datos
La automatización de los procesos es fundamental para eliminar los silos de información en la planeación financiera. Los métodos manuales de recolección y análisis de datos no solo son lentos, sino que también son propensos a errores humanos, lo que puede generar inconsistencias en la información y retrasos en los informes financieros.
Las herramientas de automatización permiten recopilar datos de manera más eficiente y precisa, lo que facilita la creación de informes financieros detallados y actualizados en tiempo real. Un ejemplo puede ser cuando los sistemas de inteligencia empresarial (BI) pueden conectarse a diversas fuentes de datos y procesar grandes volúmenes de información de manera automática.
Además, la automatización de los flujos de trabajo no solo mejora la eficiencia, sino que también proporciona una mayor transparencia en el proceso de toma de decisiones. Los datos generados automáticamente son consistentes y pueden ser auditados fácilmente, lo que mejora la confianza de los equipos en la calidad de la información.
4. Crear flujos de trabajo integrados
La creación de flujos de trabajo integrados es esencial para garantizar que los datos se compartan y utilicen de manera efectiva en toda la organización. Cuando los equipos operan de manera aislada, cada departamento maneja sus propios procesos sin tener en cuenta cómo estos se conectan con los procesos de otros equipos.
Esto puede resultar en retrasos en la obtención de datos clave, lo que afecta negativamente la capacidad de la empresa para planificar y responder a los cambios del mercado.
Además, los flujos de trabajo integrados permiten una mayor colaboración entre los equipos, lo que mejora la capacidad de la organización para responder rápidamente a cualquier cambio o desafío en el entorno empresarial. Cada miembro del equipo tiene acceso a la información que necesita para tomar decisiones informadas, lo que facilita la coordinación y acelera los procesos de planificación financiera.
5. Mejorar la calidad de los datos
Una vez que se han eliminado los silos de información y se ha centralizado la información financiera, es fundamental garantizar que los datos sean precisos, consistentes y estén actualizados. La calidad de los datos es crucial para que la planeación financiera sea efectiva. Sin datos de calidad, las decisiones tomadas serán inexactas, lo que puede poner en riesgo la estabilidad financiera de la empresa.
Para mejorar la calidad de los datos, las organizaciones deben implementar políticas de gobernanza de datos. Esto implica definir claramente cómo se deben ingresar, procesar y validar los datos en los sistemas. La estandarización de los procesos de entrada de datos también es importante para evitar inconsistencias y errores. Además, la implementación de controles automáticos puede ayudar a detectar y corregir errores de manera temprana.
La capacitación de los empleados en las mejores prácticas de gestión de datos también es clave. Todos los miembros del equipo deben comprender la importancia de la calidad de los datos y cómo su trabajo impacta en la precisión de la información financiera.
6. Capacitar al equipo financiero y al resto de la organización
Para que la eliminación de los silos de información sea efectiva, es crucial que todos los equipos estén capacitados en el uso de las herramientas tecnológicas que se implementen. La capacitación no debe limitarse solo al equipo de finanzas, sino que debe incluir a todos los empleados que interactúan con los datos financieros, como los equipos de ventas, recursos humanos, operaciones, etc.
Los empleados deben entender cómo el uso adecuado de las herramientas tecnológicas puede mejorar la eficiencia en la recopilación y análisis de datos, así como la importancia de mantener la calidad y la integridad de los datos. Además, es recomendable que las empresas fomenten el aprendizaje continuo y la actualización de habilidades para adaptarse a las nuevas tecnologías y procesos que surjan.
7. Monitorear y ajustar de manera constante
Por último, para eliminar los silos de información en la planeación financiera es un proceso continuo que debe ser monitoreado y ajustado a medida que la empresa crece y evoluciona. El entorno empresarial y las tecnologías cambian constantemente, por lo que es importante que las empresas realicen ajustes periódicos en sus procesos y plataformas.
El monitoreo constante también ayuda a identificar nuevos posibles silos de información que puedan surgir debido a la expansión de la empresa, la adopción de nuevas herramientas o la creación de nuevos departamentos. Identificar y abordar estos problemas de manera temprana puede evitar que se vuelvan un obstáculo para la planificación financiera en el futuro.
Conclusión
En resumen, eliminar los silos de información en la planeación financiera es esencial para mejorar la eficiencia, precisión y eficacia en la toma de decisiones estratégicas. Al adoptar una cultura de colaboración, centralizar la información y automatizar procesos, las organizaciones pueden superar los desafíos asociados a los y avanzar hacia una planeación financiera más ágil y efectiva.
Este artículo fue redactado por Outliers, una empresa asociada de Accountfy. Para obtener más informaciones, accesa: www.outliersconsulting.com
