Entender las etapas del planeamiento presupuestario es fundamental para las empresas que desean crecer con consistencia, previsibilidad e inteligencia financiera.
A pesar del avance de la tecnología, muchas organizaciones aún elaboran sus presupuestos en hojas de cálculo manuales, con datos descentralizados y poca integración entre áreas. Esto genera retrabajo, baja precisión y decisiones poco estratégicas, ya que no están basadas en datos.
La buena noticia es que, con el avance de la tecnología y el uso de soluciones como Accountfy, es posible automatizar y transformar este proceso en una herramienta de gestión ágil, integrada e inteligente, con el apoyo de Inteligencia Artificial (IA).
En esta guía, usted conocerá las principales etapas del planeamiento presupuestario, con un paso a paso estratégico, actualizado y completo, alineado con las mejores prácticas del mercado y con las funcionalidades del producto Budget & Performance, de la solución FP&A de la plataforma Accountfy.
¿Qué es el planeamiento presupuestario?
El planeamiento presupuestario es un proceso estructurado que prevé y organiza los ingresos, gastos e inversiones de una empresa durante un período, generalmente anual. Es a través de este proceso que las decisiones financieras se alinean con los objetivos estratégicos de la organización.
Este proceso proporciona claridad sobre los recursos disponibles, orienta las inversiones, mitiga riesgos y asegura que las metas del negocio estén sustentadas financieramente.
¿Cuáles son las principales etapas del planeamiento presupuestario?
A continuación, presentamos un paso a paso completo dividido en siete etapas del planeamiento presupuestario, considerando cómo la tecnología inteligente de Accountfy puede potenciar cada fase.
1. Diagnóstico financiero actual
La primera etapa implica el levantamiento y análisis de la información financiera de la empresa. Esto incluye el historial de ingresos, gastos, inversiones, deudas e indicadores de desempeño.
En Accountfy, este diagnóstico se facilita mediante la importación automática de balancetes, libro mayor y datos bancarios, con diseño personalizable de los estados financieros (Balance General, Estado de Resultados y Flujo de Caja).
La plataforma también permite análisis de desglose, vertical y horizontal, y aplicación de ajustes gerenciales, lo que aumenta la confiabilidad de los datos analizados.
Con la IA incorporada en Accountfy, también es posible acelerar la clasificación del plan de cuentas y el análisis de los estados financieros.
2. Definición de metas y objetivos financieros
Con los datos estructurados, la empresa debe definir metas y objetivos alineados con su planeamiento estratégico. Esto puede incluir aumento de ingresos, reducción de gastos, expansión de mercado, entre otros.
Tener claridad en esta etapa es esencial, ya que define las directrices para la proyección presupuestaria que se desarrollará a continuación.
3. Proyección de ingresos
Los ingresos deben proyectarse con base en datos históricos, tendencias de mercado y estrategias comerciales. El uso de múltiples escenarios de proyección es una práctica recomendada para prepararse ante variaciones del mercado.
Con Accountfy, es posible crear diferentes escenarios de forma colaborativa, asignando responsables por área y plazos de llenado.
Además, la plataforma ofrece plantillas personalizadas para proyecciones de ventas, gastos y nómina, y permite el control de accesos, seguimiento de estatus y notificaciones sobre plazos.
Con el apoyo de la inteligencia artificial de Accountfy, también es posible lograr mayor precisión y agilidad mediante la creación de scripts para cálculos automatizados y ejecución de racionales en las proyecciones.
4. Estimación de gastos
Así como los ingresos, los gastos también deben estimarse con base en categorías fijas y variables, además de inversiones planificadas y posibles costos no recurrentes.
Las funcionalidades de Accountfy permiten visualizar estas proyecciones en los estados financieros proyectados (Balance General, Estado de Resultados y Flujo de Caja – directo e indirecto), con detalle por centro de costos, sucursal y unidad de negocio, enriqueciendo el análisis con múltiples dimensiones del negocio.
5. Construcción del presupuesto empresarial
Con base en las proyecciones de ingresos y gastos, se elabora el presupuesto final. Los datos se organizan en una estructura lógica, normalmente por centro de costos, área, proyecto o unidad de negocio.
Esta estructura facilita el seguimiento y control de los recursos, permitiendo identificar desviaciones rápidamente y actuar con agilidad.
6. Validación y aprobación del presupuesto
Tras la consolidación, el presupuesto debe ser validado por las lideranzas y aprobado conforme a los procesos de la empresa. Esta fase generalmente involucra revisiones, comentarios y ajustes.
Accountfy agiliza esta etapa con análisis colaborativos, donde es posible incluir comentarios, alertas y flujos de revisión directamente sobre los estados financieros proyectados.
Además, los asistentes de IA de Accountfy ayudan con la generación de comentarios sobre los estados financieros.
7. Seguimiento y control presupuestario
Después de la aprobación, comienza la fase de ejecución y seguimiento continuo mediante informes periódicos e indicadores financieros. Es en este momento cuando el presupuesto cobra vida y se monitorea de forma dinámica.
Con Accountfy, los indicadores financieros y operativos se calculan automáticamente, vinculados a los datos de los estados financieros o del modelo, aplicables a los escenarios realizados y proyectados. Esto permite un monitoreo continuo, anticipación de desvíos y ajustes en tiempo real.
¿Cuáles son las ventajas de automatizar las etapas del planeamiento presupuestario?
Al automatizar las etapas del planeamiento presupuestario, su empresa logra:
- Reducción de errores manuales con datos integrados y actualizados automáticamente
- Agilidad en la construcción, revisión y aprobación del presupuesto
- Escenarios más robustos con análisis en múltiples dimensiones
- Colaboración entre áreas con comentarios y flujos de trabajo integrados
- Apoyo de IA para cálculos, clasificación de cuentas, análisis y generación de insights
Todo esto convierte el presupuesto en una herramienta estratégica, basada en datos confiables y análisis de desempeño financiero.
¿Cómo optimizar las etapas del planeamiento presupuestario con tecnología e IA?
Dominar las etapas del planeamiento financiero corporativo es esencial para asegurar una gestión financiera sólida, enfocada en eficiencia, control y crecimiento sostenible. Sin embargo, realizar este proceso de manera manual, con hojas de cálculo y procesos descentralizados, ya no responde a las necesidades de las empresas modernas.
Con la solución FP&A de Accountfy, es posible automatizar etapas del presupuesto empresarial de forma colaborativa, segura y altamente estratégica, integrando datos, generando insights con el apoyo de inteligencia artificial y transformando la gestión financiera en un proceso inteligente, ágil y alineado con los objetivos del negocio.
Conozca Accountfy y lleve su planeamiento presupuestario al siguiente nivel. Transforme datos en decisiones y construya el futuro financiero de su empresa con confianza y control presupuestario.
