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Contabilidade moderna: por que digitalizar o processo de fechamento?

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A gestão de uma empresa e dos seus processos é altamente desafiadora. Muitas tarefas e compromissos são obrigatórios e precisam ser feitos com a máxima eficácia e precisão. A gestão contábil, por exemplo, é um deles.

Contudo, nem todas as companhias possuem os mesmos recursos para gerenciar a complexidade dos processos de negócios, como contabilidade, planejamento e emissão de relatórios. As companhias de médio porte, por exemplo, enfrentam um desafio de qualificação. 

De acordo com dados da Ventana Research, embora 45% das empresas maiores realizem análises financeiras muito bem, apenas 29% das organizações de médio porte alcançam esse nível de maturidade na gestão das finanças. 

A pesquisa também identificou lacunas semelhantes em outros processos. Quando o assunto é o orçamento e controle fiscal, 40% das companhias de grande porte conseguem um bom desempenho, contra somente 27% das empresas de médio porte.

Os números apontam para uma questão latente: as companhias que têm tamanho médio precisam modernizar o processo contábil justamente para minimizar os gargalos que surgem com o aumento das demandas. E a solução é explorar ferramentas tecnológicas inovadoras que substituirão procedimentos ultrapassados. 

Os novos aplicativos e ferramentas disponíveis no mercado agregam valor aos processos contábeis e financeiros. Eles dão lugar, por exemplo, às já ultrapassadas planilhas alimentadas manualmente, permitindo que a equipe seja mais produtiva e foque em atividades estratégicas para o setor.

Neste post, mostramos porque a sua empresa deve explorar o melhor da tecnologia para otimizar o fluxo de trabalho do setor contábil.

Por que investir em um processo contábil inovador?

O relatório ‘A Global Confidence Check for Finance & Accounting’, conduzido pela Capstone Insights, apontou algumas das dificuldades das empresas de médio porte (com receita entre US$ 100 milhões e US$ 749 milhões) de 8 países (França, Alemanha, Singapura, Estados Unidos, Espanha, Canadá, Reino Unido e Austrália): 

  • 14,5% dos entrevistados na categoria de US$ 100- US$ 250 milhões sentem que não podem confiar completamente na precisão de seus dados;
  • Apenas 30% dos entrevistados na categoria de US$ 500 a US$ 750 milhões concordam fortemente com a afirmação: “Eu confio totalmente na precisão dos dados financeiros da minha empresa”; 
  • Somente 27% na faixa de receita acima concordam fortemente que “nossa equipe executiva está altamente satisfeita com o acesso em tempo real que ela têm ao desempenho financeiro da organização”.

Os resultados são alarmantes e certamente podem ser replicados à realidade brasileira. E é principalmente nessa esfera que a inovação dos processos financeiros e contábeis pode ser aplicada: auxiliar na segurança e precisão das atividades realizadas.

Outra questão importante que a adoção de uma nova gestão leva em conta é quanto ao avanço da transformação digital. Optar pela modernização dos setores ligados à contabilidade é garantir vantagem estratégica em um mercado altamente competitivo. 

Além disso, a realidade do trabalho remoto exige o uso de ferramentas simples, acessíveis, práticas e seguras. Com muitos profissionais executando suas atividades em home office, o gestor financeiro precisa assegurar tanto a acuracidade e disponibilidade de dados como acesso em tempo real para o seu time. 

Neste contexto modernizar a gestão contábil e adotar ferramentas que agregam recursos tecnológicos como computação nuvem é a melhor estratégia a ser adotada.

3 características centrais da gestão contábil moderna

Atualmente, muitas empresas de médio porte ainda gerenciam suas tarefas manualmente. Em alguns setores, inclusive, os profissionais dependem das planilhas em Excel para fazer a gestão contábil.

Contudo, os processos manuais incidem em um número maior de erros, gerando a preocupação já mostrada e retrabalho. A modernização dos processos contábeis transforma esse cenário ao inovar, trazer facilidades e vantagem competitiva para a companhia.

Conheça três qualidades de uma gestão contábil disruptiva:

1- Centralização em um único lugar: todos os seus sistemas e dados são integrados em uma única plataforma. De tal modo o fechamento contábil e os fluxos de trabalho são padronizados, garantindo maior consistência nos processos, como também eficiência e controle.

2- Automação de processos: uma gestão contábil moderna permite que muitos processos do seu fluxo de trabalho sejam automatizados. Desse modo, é possível garantir aumento de produtividade e atuação mais estratégica para o time. Afinal, quando os profissionais deixam de executar tarefas operacionais, eles ganham tempo para se concentrar em atividades de maior valor e projetos estratégicos.

3- Inteligência de negócios: com a digitalização das operações contábeis, o time tem acesso às melhores ferramentas para fazer um acompanhamento contínuo dos processos e resultados. 

E muito além de orientar a execução, as soluções tecnológicas fornecem dados que orientam as análises de desempenho e as tomadas de decisão. A tecnologia permite identificar as necessidades de evolução, usando como ponto de partida a inteligência de negócio gerada com o suporte do sistema.

Principais benefícios de uma gestão disruptiva

Para modernizar a gestão da atividade contábil em uma empresa de médio porte o ideal é contar com o suporte de uma plataforma digital que seja capaz de agilizar os processos a partir da utilização dos melhores recursos disponíveis online. 

Ao escolher uma solução hospedada em cloud computing, por exemplo, os fluxos de trabalho ligados aos setores de finanças e fiscal ganham agilidade, consistência e qualidade nas entregas. Sua utilização também evita riscos relacionados à segurança da informação, como corrompimento de arquivos e uso de dados incorretos extraídos de planilhas.

Veja os quatro principais benefícios que sua empresa pode usufruir ao investir em uma plataforma de gestão contábil:

1- Confiabilidade na gestão de dados:  com a automação de tarefas operacionais e repetitivas os dados deixam de ser gerenciados manualmente, evitando falhas nos processos. Dessa maneira, com uma base de dados mais limpa e segura, a tomada de decisões também se torna mais assertiva.

2- Foco em tarefas estratégicas: uma plataforma de gestão contábil permite que você, como gestor, padronize e automatize boa parte da carga de trabalho. Com isso, é possível excluir muitas das tarefas repetitivas e tediosas da lista de atribuições dos colaboradores. Ou seja, eles ganham tempo e energia para atender a demandas mais críticas e estratégicas. 

3- Visibilidade dos processos: o seu time sabe exatamente como deve priorizar seu trabalho e canalizar seu tempo e energia? Possivelmente não. E gerenciar o volume de trabalho é um desafio para muitos gestores e profissionais. Por isso, nada melhor do que ter essa demanda centralizada e visível em um único lugar. A utilizar uma ferramenta tecnológica que faça a gestão os profissionais têm visibilidade instantânea e em tempo real, com painéis e relatórios que indicam quais são as tarefas prioritárias. 

4- Ambiente de controle aprimorado: com recursos colaborativos e workflow de revisão, a plataforma de gestão contábil permite que todos tenham acesso aos processos em andamento.  Além disso, os gestores de alto nível conseguem manter esse ambiente com um controle aprimorado, aumentando o grau de confiança nos processos e resultados. 

Comece a modernizar a gestão contábil

Levantamento feito pela Gatepoint Research descobriu que quase 40% dos executivos de finanças das médias empresas americanas concordam que o esforço manual é uma questão importante em suas empresas. 

Já mais de dois terços dos entrevistados disseram que suas equipes dependem inteiramente do ERP ou Excel para gerenciar as informações contábeis. Continuar utilizando recursos manuais coloca as organizações de médio porte em desvantagem competitiva!

Investir na digitalização dos processos contábeis é a melhor maneira de otimizar o fluxo de trabalho do setor. Com a adoção de um sistema, o seu time passa a ter acesso às melhores ferramentas para melhorar continuamente a qualidade das entregas. 

Ou seja: a tecnologia ajuda a fazer mais em menos tempo, reduzindo o prazo necessário para o fechamento mensal.

Ao automatizar os processos, o setor também passa a contar com reports melhores e mais ágeis, aumentando a eficiência e gerando vantagem competitiva para a empresa.  

A boa notícia é que as organizações de médio porte não precisam assumir projetos de transformação de um ano, para obter esses benefícios. Agora, eles são facilmente alcançáveis com soluções de Gestão de Desempenho Corporativo (CPM) como o Accountfy. 

A plataforma recebe os dados contábeis, que podem ser gerados pelo ERP – balancete ou razão – e, usando algoritmos proprietários, os transforma em informações gerenciais.

Quer contar com a ajuda da tecnologia para otimizar o processo de gestão de fechamento contábil? Conheça o Accountfy! 

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O que são taxas de crescimento compostas?

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As taxas de crescimento compostas são um dos principais indicadores (KPIs) que os líderes financeiros devem acompanhar para analisar a rentabilidade média de investimentos da empresa. Elas servem para comparar diferentes períodos, podendo ser entre anos, semestres e meses específicos.

Em resumo, as taxas de crescimento compostas indicam o retorno, durante um determinado período, que fez o valor do saldo inicial chegar ao saldo final registrado. E também são usadas para estudar a necessidade de ajuste de retorno, com a simulação de um crescimento com base em uma taxa constante de lucros e sua replicação a cada ciclo.


Quais as principais taxas de crescimento compostas?

São duas as taxas mais analisadas: a anual e a mensal. Essas métricas são úteis em diferentes contextos e apresentam análises mais amplas ou detalhadas sobre o crescimento esperado da empresa para constatar possíveis desvios, considerando um olhar de diversos períodos.

A taxa de crescimento anual comparado, conhecida como CAGR – sigla em inglês para Compound Annual Growth Rate – é usada para observar tendências nos números relacionados às receitas, despesas e investimentos. Como o próprio nome já diz, ela considera a taxa anualizada, e assim indica a mudança no período de amostragem, que abrange o ano base e o ano final escolhido. Elas costumam ser usadas para calcular intervalos de 5 anos – considerando uma estabilidade maior – ou cenários de 2 anos – tendo em vista períodos de incertezas econômicas.

Por exemplo, uma indústria que tem um produto que costuma ser mais consumido no inverno, poderá comparar o  período da estação de um ano para o outro com uma taxa de lucro esperada. Uma possível análise é compreender os impactos de um inverno mais rigoroso em suas métricas de crescimento.

Já a taxa de crescimento mensal comparado, chamada CMGR – Compound Monthly Growth Rate em inglês – considera períodos mais curtos. Usualmente são comparados meses dentro de um mesmo ano. A variação simples analisa o mês inicial e o mês final de um gráfico. Mas também é possível fazer a comparação entre diferentes meses, por exemplo, considerar março e junho, visualizando apenas a variação entre eles, sem contabilizar os meses de abril e maio.

Outro uso interessante da CMGR é para a variação mês a mês com a visualização de indicadores de tendência. Isso facilita a verificação das oscilações positivas e negativas entre os períodos.

Como calcular a CAGR?

É utilizada uma fórmula para o cálculo da CAGR, a qual considera o valor inicial, o valor final e o período total em anos.

CAGR = (Valor Final/ Valor Inicial)^(1/número de anos) –1

Vamos tomar por exemplo a seguinte situação: Uma empresa investiu em agosto 2017 um capital de R$ 100 mil. Em agosto de 2018 o investimento alcançou R$130 mil, mas em agosto de 2019 o retorno foi abaixo do esperado, registrando o saldo de R$140 mil. Neste ano de 2020 a empresa decide averiguar a taxa, tendo como saldo total R$195 mil em agosto. O cálculo seria o seguinte:

CAGR

(R$195.000,00/R$100.000,00)^(1/3) –1

(1,95)^(1/3) –1

1,2493 –1

0,2493

CAGR = 24,93%

 

O resultado significa que o crescimento no período foi de 24,93%, métrica que pode ser usada para comparar com outros períodos ou investimentos da empresa, analisando se esta tem alcançado o retorno esperado no planejamento inicial do investimento, mesmo apresentando variação de lucro entre os períodos.

Como calcular a CMGR e fazer a transição para CAGR?

Em comparação com o fórmula para o cálculo anual, há apenas uma única alteração na CMGR, já que agora é considerado o período mensal:

CMGR = (Valor Final/ Valor Inicial)^(1/número de meses) –1

Logo, o passo a passo do cálculo é o mesmo da CAGR.  Em síntese, a diferença entre elas, para além do período analisado, é que a taxa mensal apresenta uma medida muito mais precisa do desempenho do investimento. Isso porque o resultado considera as mínimas alterações a cada mês. Por isso, para ações de curto período convém utilizar a CMGR. Já para planejamentos e investimentos a longo prazo o ideal é a CAGR.

Como os setores financeiros costumam analisar com mais frequência os resultados com base nas porcentagens anuais é possível encontrar dificuldade na transição para o CMGR. Atualmente, os diretores financeiros optam por ferramentas que calculam as taxas automaticamente e com a apresentação em gráficos para a melhor visualização das variações. Entretanto há uma fórmula simples para converter de maneira fácil a CMGR para CAGR:

CAGR = (CMGR + 1) ^ 12 -1

Ao encontrar o resultado basta dividi-lo por 100 para obter a porcentagem anual. Mas é preciso atenção ao utilizar esses indicadores no momento da análise, já que são análises compostas, que indicam um número constante, sem considerar movimentações no capital de investimento.

Quais as limitações das taxas de crescimento compostas?

Como é um indicador que auxilia no planejamento ele deve ser visto como um número fixo ideal ou fictício, que representa o crescimento previsto com base em uma taxa constante ou o crescimento alcançado sem considerar variações em diferentes momentos do período. Ou seja, esse KPI não considera a volatilidade do crescimento nem as intempéries econômicas. Isso dificulta a previsão de riscos.

Na CAGR, por exemplo, não são consideradas as movimentações, como aportes ou retiradas, gerando um resultado inflacionado ou deflacionado. Isso porque uma premissa central das taxas de crescimento compostas é de que os lucros são reinvestidos. Ou seja, os rendimentos permanecem na conta, eles não são sacados.

Erros comuns na CAGR e na CMGR

Um equívoco é considerar as taxas compostas apenas para os cálculos financeiros, como de receitas e investimentos. Elas são úteis também na avaliação de números gerenciais e índices de competitividade, como variação nas vendas, no churn e na satisfação do cliente. Assim ela se torna uma aliada na comparação com a concorrência.

Outro erro comum é utilizar análises CAGR em crescimento inconsistentes. Como a taxa anual não considera as oscilações causadas por efeitos externos à empresa, usá-la pode passar a falsa sensação de um crescimento constante. Por isso quando os números variam muito mês a mês é melhor utilizar a CMGR, isso evita a ilusão de que a empresa passa por uma exponencial. Assim os gestores podem compreender porque o crescimento é maior em um mês em relação ao outro e repensar as estratégias da empresa.

Nova call to action

 

Workflow de revisão: a importância do fluxo de trabalho para o controle financeiro

by with One Comment ArtigosPlataforma Accountfy

Saiba como o workflow de revisão contribui para a geração de demonstrações financeiras com dados mais confiáveis e análises proveitosas para a gestão do negócio

Workflow, ou fluxo de trabalho no português, é uma prática que pode ser aplicada em qualquer área de uma empresa com intuito de organizar processos, aumentar eficiência e ter controle das tarefas que devem ser concluídas dentro do prazo.

Basicamente, é a automação de um processo de negócios – seja em partes ou no todo – em que informações, tarefas e documentos são designados a um colaborador responsável por repassá-las à equipe, respeitando uma sequência de ações e regras.

A principal diferença entre o workflow e uma lista de afazeres é a possibilidade de observar os estágios em que se encontram as atividades, e a atuação dos colaboradores envolvidos, de um modo mais organizado. O acompanhamento efetivo passa a ser feito durante todo o processo e não apenas no momento de conclusão da tarefa.

Na área de finanças pode ser aplicado o workflow de revisão, que consiste em fluxos criados para que a equipe possa analisar, justificar, e corrigir informações gerenciais, por exemplo, para solucionar irregularidades.

Fluxo de revisão de indicadores financeiros

Plataformas de gestão financeira, que oferecem recursos de workflow para além da geração automatizada das demonstrações, podem ser grandes aliadas dos profissionais que atuam diretamente com indicadores.

“O workflow contribui significamente no controle financeiro e na obtenção de números mais confiáveis pois ele permite que processos de revisão sejam melhor aplicados diante da necessidade de retificação de um número. Com o Accountfy não há o problema de emails perdidos ou de esquecimento da tarefa já que comentários e alertas são feitos diretamente na plataforma. Assim a empresa tem mais confiança no processo e nos números gerados por ele”, explica o especialista do Accountfy, André Marques.

Com a ferramenta de workflow os diretores financeiros podem acompanhar o status da revisão e inclusive definir prazos, o que organiza o processo e o torna mais ágil. Desta forma um responsável por uma revisão pode ser definido, bem como a urgência da verificação, o que contribui para ordenar as operações dos colaboradores seguindo uma prioridade estabelecida.

“No Accountfy, por exemplo, é possível solicitar análises de números irregulares aos colaboradores, indicando a prioridade daquela revisão e garantir que a informação seja verificada por todo o time antes de reportá-la. A plataforma ainda permite que todas as alterações sejam mapeadas e que a comunicação entre a equipe permaneça arquivada, tudo isso em um único local. Os CFOs tem se interessado muito por essa funcionalidade pela praticidade em acompanhar as atividades em tempo real e a possibilidade de acessar o histórico para futuras comparações entre períodos e resultados”, comenta Marques.

Workflow de revisão ad-hoc, de produção ou administração?

Assim como os outros modelos de fluxo de trabalho, o workflow de revisão pode ser classificado em três categorias: ad-hoc, produção e administração.

Ad-hoc

O primeiro consiste em fluxo que não está pré-estruturado, ou seja, sendo passível que novas regras e procedimentos sejam adicionados durante a execução. Em finanças um exemplo prático de workflow ad-hoc é em processos que envolvem a auditoria, uma vez que pode se tratar de uma situação inédita.

No caso de uma nova compensação, em que é feita a declaração de um crédito dos valores de impostos referentes a ICMS, PIS e COFINS. Se um número foi incorretamente indicado, ou indevidamente incluído, será necessário um fluxo de revisão para compreender qual foi o erro. Criando assim etapas de análise, avaliação e correção até então não aplicadas na empresa por se tratar de uma atividade não desenvolvida anteriormente.

Produção

Já na categoria produção, existem regras definidas antes do início do fluxo, por isso são ideais para os processos que tenham pouca intervenção humana. Imagine a seguinte situação: o contador fornece o balancete, que ao ser carregado na plataforma de gestão financeira gerará automaticamente demonstrações como DRE, Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial. O fluxo de revisão pode ser criado aqui na existência de alguma inconsistência que impeça a automatização, por exemplo.

Administrativo

E por último, o administrativo, que enquadra-se entre o ad-hoc e o de produção. Ou seja, há um conjunto de regras pré-definidas, mas que podem ser alteradas ao longo do processo. Essas mudanças podem ser em função da intervenção humana e das particularidades de cada atividade. Esse é mais modelo mais comum de workflow em departamentos de finanças, já que os profissionais lidam com padrões pré estabelecidos de variação de números, como modelagem financeira e o forecast, mas que também são atravessados por processos em que se dão interferências humanas, como a gestão de colaboradores por exemplo, que impacta os números gerenciais, refletindo nos dados financeiros.

Por exemplo, há a previsão de gastos com pessoal, em que são contabilizados os salários, as férias, INSS, entre outros. Esses são dados financeiros pré definidos, que sofrem variações já previstas. Entretanto, caso um colaborador solicite antecipação das férias, esse processo interno do setor de Recursos Humanos, definido pela ação humana, impactará diretamente no setor Financeiro. Com o workflow de revisão o CFO pode solicitar ao controller uma explicação do porque naquele mês ocorreu uma variação nas demonstrações financeiras relacionadas ao gasto com pessoal. Ao conferir a informação com o departamento de RH eles poderão assinalar o motivo e organizar o processo.

Por que considerar o workflow de revisão em finanças?

Uma pesquisa realizada pelo LinkedIn, indicou que 41% dos profissionais apostam no uso mais intenso da tecnologia. Isso é reflexo da rápida necessidade de adaptação que as empresas e seus colaboradores vivenciaram para adequar-se ao cenário do home office.

Além disso, a estimativa é de que ocorra um aumento de 30% na adoção do trabalho remoto por empresas brasileiras após a crise do coronavírus. O levantamento foi feito pelo coordenador do MBA em marketing, inteligência de negócios digitais da Fundação Getulio Vargas (FGV), André Miceli. O estudo Tendências de Marketing e Tecnologia 2020: Humanidade Redefinida e os Novos Negócios entrevistou gestores de 100 empresas.

Portanto, o uso de tecnologias nas áreas de contabilidade, controladoria e finanças também deverá aumentar. Diante dessa realidade, os sistemas em nuvem tem deixado de ser uma tendência e se tornado uma necessidade.

No cotidiano das empresas plataformas SaaS podem ser realmente eficazes para o acesso em tempo real das informações, segurança do processo e controle da movimentação das informações, e a possibilidade de acessar remotamente. Por isso, a equipe precisa se organizar com recursos de colaboração e organização de informações, como a ferramenta de workflow, que permite a colaboração à distância.

Quer saber mais sobre o workflow de revisão das demonstrações financeiras disponível no Accountfy? Clique aqui!

Gestão de dívidas: quando considerar a renegociação?

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Tão importante quanto superar a inadimplência é saber o melhor momento para a renegociação de dívidas da sua empresa. Um novo acordo com cláusulas e condições desalinhadas com o planejado pode comprometer ainda mais a saúde financeira do negócio.

Compreender o saldo disponível para o pagamento das obrigações, o montante a ser pago e os valores de parcelas não é o suficiente. É preciso planejar cenários e preservar o caixa para ter condições de manter os pagamentos em dia.

Enquanto a receita reduz e as dívidas persistem – ou até aumentam – é importante tomar decisões com agilidade. E através do acompanhamento dos resultados da empresa, decidir o melhor momento para a renegociação.

Neste artigo você encontrará dicas para diminuir os impactos das dívidas já existentes e para alcançar acordos eficazes com bancos e fornecedores.

Por onde começar?

Não se trata de uma pergunta retórica: quando se fala em dificuldades na gestão de dívidas, não é tão simples compreender os primeiros passos para retornar a operar no azul.

Muitos diretores financeiros se perguntam: qual dívida preciso quitar com urgência? Qual é minha prioridade nesse momento? Qual setor deve ser analisado? Entre outras questões. E nesse processo, principalmente se o gestor não conta com um reporte claro e preciso sobre a saúde financeira da empresa, tomar decisões se torna ainda mais complicado.

Então o primeiro passo é entender qual o motivo da inadimplência. Nem sempre a falta de pagamento é resultante da falta de dinheiro em caixa. Às vezes as empresas têm rendimento suficiente, mas estão destinando os recursos de forma errada ou tendo gastos excessivos e desnecessários em alguns setores.

Aqui vale mencionar um papel relevante das áreas de contabilidade e controladoria. Elas ajudam no entendimento da rotina do capital na empresa. Indicando como e quando ele entra – vendas, recebimentos e renovações – e sua saída – custos, gastos, impostos, investimentos e outros.

Se o negócio está sendo afetado por uma crise externa, compreenda quais mudanças ocorreram. Tenha números confiáveis sobre as mais variadas situações, como cancelamentos de contratos, diminuição das vendas, menor oferta de matéria prima, entre outras.

Ao ter isso em mente, já é o momento de conversar com o credor? Não! Antes planeje os possíveis cenários, faça prognósticos sobre impactos de novos acordos e observe se conseguirá cumprir com os termos e prazos de uma renegociação. Logo, faça primeiro a modelagem e o planejamento financeiro.

Modele e planeje com base nas principais premissas

Crie cenários positivos, neutros e negativos para os próximos três meses, mas construa também um estudo semestral e anual. Busque saber o contexto econômico e o que esperar.

Opte por plataformas de gestão para te ajudar no processo de análise, com dados confiáveis e agilidade, ao invés de planilhas. No caso do Accountfy, por exemplo, é possível desenvolver análises de diferentes cenários para uma mesma premissa, seja ela financeira ou não. Além de organizar dados e construir equações que calculam perspectivas a partir de uma gama de variáveis.

O Accountfy é ideal para modelagens de curto e médio prazo. Ou seja, considerando cenários de até 12 meses, em projeções de riscos e investimentos. A plataforma também pode ser usada para criar modelagens de longo prazo. Assim os gestores contam com informações técnicas e detalhadas para prever possíveis impactos e tomar decisões com segurança.

Além das premissas que atuam diretamente sobre o controle da dívida, analise o quanto cada despesa contribui para a geração de receita. Conheça as despesas fixas e acompanhe as despesas variáveis. Caso perceba algo que não ajuda na obtenção de capital, reveja a operação e encontre opções para possíveis cortes ou alocações. Lembre-se que isso interfere no preço final do seu produto ou serviço, o que implica em maior ou menor margem de lucro.

É imprescindível acompanhar o nível de endividamento de forma constante – principalmente em micro, pequenas e médias empresas -, já que ele pode interferir na obtenção de crédito. O ideal é que o endividamento não comprometa mais do que 30% da receita do negócio.

Após conhecer a fundo a situação financeira da empresa, saber quais processos garantem maior rentabilidade, e planejar variados cenários, é chegado o momento de entrar em contato com a instituição financeira.

Renegociação com bancos durante a crise com o Covid-19

A crise está afetando grande parte dos empreendimentos, de forma direta ou indireta. Os bancos reconhecem as dificuldades desse período e já se prepararam para atender aqueles que buscam uma renegociação.

Não tenha receio ao procurar seu gerente. De acordo com os dados consolidados pela Federação Brasileira de Bancos (Febraban), entre 16 de março e 30 de abril de 2020, “as concessões de crédito somam R$ 472,6 bilhões, incluindo contratações, renovações e suspensão de parcelas”.

Portanto, desde os primeiros efeitos da pandemia de Covid-19 no Brasil, o total de contratações de operações de crédito já ultrapassa os R$ 325 bilhões. Somente em relação às renovações de operações o total é de R$ 105 bilhões. As parcelas suspensas pelas instituições financeiras totaliza R$ 40,8 bilhões.

Segundo a Febraban, “esses valores trazem alívio financeiro imediato para empresas e pessoas físicas, que passaram a ter uma carência entre 60 a 180 dias para pagar suas prestações”. Mas qual a melhor estratégia para negociar com os bancos?

Transparência no processo de renegociação

Uma boa alternativa para os gestores é obter uma linha de crédito com juros baixos para quitar as dívidas mais altas com outros credores. Assim, com a portabilidade ou agrupamento das dívidas em um único banco – ou no menor número de bancos possível -, o controle das operações e as negociações se tornam mais rápidas e acessíveis. Já que dívidas dispersas requerem mais esforço negocial.

Lembre-se que ao renegociar linhas de crédito, buscando juros e prazos mais adequados à atual situação do negócio, é fundamental ter os relatórios financeiros em mãos. Com números bem fundamentados será mais fácil para o gerente de conta entender que você tem condições de arcar com as mudanças.

De acordo com Alfredo Freitas, experiente CFO e co-fundador do Accountfy, transparência é a chave para qualquer relacionamento com as instituições financeiras. “Meu conselho é: ainda que a notícia seja ruim, seja sempre claro e diga a verdade. Se existe algo que não pode faltar em um processo de renegociação de dívidas é a manutenção da confiança entre as partes. Ao prometer algo, tenha certeza de que poderá cumprir com o que prometeu”, recomenda Freitas.

Para tanto, ajuda se você apresentar reportes com métricas-chave da sua empresa. Algumas das informações necessárias são: faturamento histórico, lucro mensal, ativos e passivos atualizados, dentre outras. O reporte com esses dados também é gerado no Accountfy, com segurança e padronização.

Renegociação com fornecedores

Tão importante quanto a conversa com os bancos é o diálogo entre a empresa e seus fornecedores. Tenha prudência nesse processo, já que muitas vezes o negócio depende de um determinado fornecimento para fabricar o produto ou executar o serviço, realizar a venda e gerar receita.

Por isso preze por uma boa relação com seu fornecedor. Com diálogo é possível chegar a novos acordos em relação ao fornecimento, revendo prazos de pagamento, reduzindo juros ou multas e definindo novos valores de parcelas.

Lembre-se de analisar os acordos com atenção antes de firmá-los. Tenha certeza que ambas as partes compreenderam cada ponto e documentaram essa renegociação. Confira os novos valores e prazos, observe suas obrigações para com os fornecedores e se planeje para cumprir o acordado. Pontos falhos ou cobranças indevidas podem comprometer a relação com seu fornecedor, ocasionando uma dívida maior e a quebra do contrato.

“Uma comunicação clara e objetiva entre companhia e credores é a chave do sucesso de um processo que tende a ser longo e desgastante para todas as partes. Por isso defendo que, para que você tenha êxito neste processo, seja para recontratar, planejar, etc, o alinhamento expectativas e a uniformidade das informações são fundamentais” indica Freitas.

Cuidado para a situação não se transformar em uma bola de neve

O efeito bola de neve ocorre quando a dívida passa a aumentar continuamente, sendo difícil contê-la. Isso pode prejudicar outros âmbitos da empresa, como a manutenção do quadro de funcionários – forçando demissões – ou a produção – com cortes que impactam diretamente na entrega e rendimento.

Priorize as dívidas mais caras, principalmente aquelas com juros mais altos. Comumente são aqueles pequenos compromissos e de fácil acesso, como empréstimo rápido e operações de crédito pré-aprovado.

Não subestime os débitos e pense que com a renegociação tudo está resolvido. Continue sempre acompanhando essa dívida, não a deixando de lado. Caso contrário é fácil perder o controle, principalmente se o novo acordo for feito com base em dados pouco confiáveis.

Outro cuidado é na hora de recolher os impostos. Saiba que é mais benéfico para seu negócio obter capital de giro com um banco do que deixar de cumprir com os tributos fiscais. Uma vez que o banco possibilita o parcelamento ou negociação da dívida. Já com os impostos, o montante da taxa somada aos juros e multa pode ser fatal para sua organização.

A atenção deve ser maior após a renegociação, já que essa é a chance de alcançar a resiliência organizacional. Lembre-se que a gestão é composta por um conjunto de procedimentos e atividades administrativas que envolvem não só a organização das dívidas, mas sobretudo o planejamento, a análise e controle detalhado de débitos e créditos.

Por isso não hesite em buscar orientação de especialistas quando necessário. Muitas vezes os gestores só tomam atitudes quando a dívida já aumentou e é quase impossível quitá-la de forma saudável, colocando todo o negócio em risco.

Quer saber como o Accountfy ajuda você na gestão de dívidas? Clique aqui!