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Os últimos dados do Conselho Federal de Contabilidade mostram que há mais de 521 mil profissionais e 78 mil organizações de contabilidade em todo o Brasil, com destaque para São Paulo, que representa cerca de 30% do valor, e Minas Gerais, em segundo lugar, com 11% dos escritórios de contabilidade. Isso dá uma ideia do tamanho do mercado de contadores externos às empresas, o que nos leva a refletir sobre todos os desafios de terceirizar esse tipo de serviço. 

É natural que empresas de pequeno porte terceirizem funções como a contabilidade, mas também é imprescindível que mantenham um controle sobre suas finanças. Algumas fintechs facilitaram o trabalho de ter os números corporativos em mãos, mas muitas vezes eles são alimentados por contabilidades externas e podem não representar a realidade, e isso acontece por alguns motivos:

• Erros em cálculos (recolhimento de impostos, emissões de declarações corretivas)
• Falta de organização de arquivos, como uso excessivo de planilhas 
• Erros em emissões de notas fiscais
• Classificações erradas 
• Contas contábeis novas

Por isso, o trabalho da contabilidade externa deve ser avaliado rigorosamente para manter os padrões de envio de dados que correspondam com a realidade financeira da empresa. Para isso os gestores devem estar sempre auditando os resultados, o que pode ser mais simplificado como veremos abaixo.

Como melhorar relação e o trabalho com uma contabilidade externa

A contabilidade terceirizada pode se limitar a realizar a parte tributária ou enviar o balancete e o livro razão, mas para um bom acompanhamento da saúde financeira da empresa é necessário a construção de demonstrativos financeiros ou contábeis (DRE, Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial). Ainda existe uma complexidade em gerar esses relatórios, pois demandam muito esforço braçal por conta de todos os cálculos em planilhas.

Eduardo Sá, CFO da Work On, empresa com mais de 4000 colaboradores, conta que inicialmente a empresa optou por terceirizar a contabilidade. Entretanto, sua rotina era maçante, seus fechamentos eram realizados em planilhas, o que gastava com atividades manuais e noites sem dormir. 

Quando optaram por uma plataforma como o Accountfy, conseguiram agilizar o fechamento, além de poder validar o balancete e livro razão enviados pela contabilidade. 

Hoje a contabilidade externa tem o foco apenas em gerar os dados contábeis e serviços tributários, podendo dar maior atenção em minimizar os recolhimentos de impostos. 

“O fechamento era feito à mão, com planilhas, e o desenvolvimento interno de uma automação não era viável financeiramente. O Accountfy ajuda a fechar meus resultados de forma fácil. Foi um ganho de tempo e produtividade incríveis.”

Eduardo Sá – CFO na Work On

Uma plataforma como o Accountfy consegue realizar a leitura do balancete e identificar no plano de contas qualquer desvio de padrões de classificações. Como, por exemplo, uma nova conta ou classificação incorreta. Além disso, com os dados contábeis ajustados, ela consegue gerar o fechamento da empresa, seguindo todas as normas de mercado.

A importância de validar os dados contábeis enviados pela contabilidade terceirizada pode gerar mais clareza sobre a realidade financeira da sua empresa e maximizar  o retorno investido no serviço. Realizar essa verificação pode não ser trivial, mas com uma plataforma inteligente, sua realidade ficará mais simplificada e com análises financeiras mais robustas.

Saiba como o workflow de revisão contribui para a geração de demonstrações financeiras com dados mais confiáveis e análises proveitosas para a gestão do negócio

Workflow, ou fluxo de trabalho no português, é uma prática que pode ser aplicada em qualquer área de uma empresa com intuito de organizar processos, aumentar eficiência e ter controle das tarefas que devem ser concluídas dentro do prazo.

Basicamente, é a automação de um processo de negócios – seja em partes ou no todo – em que informações, tarefas e documentos são designados a um colaborador responsável por repassá-las à equipe, respeitando uma sequência de ações e regras.

A principal diferença entre o workflow e uma lista de afazeres é a possibilidade de observar os estágios em que se encontram as atividades, e a atuação dos colaboradores envolvidos, de um modo mais organizado. O acompanhamento efetivo passa a ser feito durante todo o processo e não apenas no momento de conclusão da tarefa.

Na área de finanças pode ser aplicado o workflow de revisão, que consiste em fluxos criados para que a equipe possa analisar, justificar, e corrigir informações gerenciais, por exemplo, para solucionar irregularidades.

Fluxo de revisão de indicadores financeiros

Plataformas de gestão financeira, que oferecem recursos de workflow para além da geração automatizada das demonstrações, podem ser grandes aliadas dos profissionais que atuam diretamente com indicadores.

“O workflow contribui significamente no controle financeiro e na obtenção de números mais confiáveis pois ele permite que processos de revisão sejam melhor aplicados diante da necessidade de retificação de um número. Com o Accountfy não há o problema de emails perdidos ou de esquecimento da tarefa já que comentários e alertas são feitos diretamente na plataforma. Assim a empresa tem mais confiança no processo e nos números gerados por ele”, explica o especialista do Accountfy, André Marques.

Com a ferramenta de workflow os diretores financeiros podem acompanhar o status da revisão e inclusive definir prazos, o que organiza o processo e o torna mais ágil. Desta forma um responsável por uma revisão pode ser definido, bem como a urgência da verificação, o que contribui para ordenar as operações dos colaboradores seguindo uma prioridade estabelecida.

“No Accountfy, por exemplo, é possível solicitar análises de números irregulares aos colaboradores, indicando a prioridade daquela revisão e garantir que a informação seja verificada por todo o time antes de reportá-la. A plataforma ainda permite que todas as alterações sejam mapeadas e que a comunicação entre a equipe permaneça arquivada, tudo isso em um único local. Os CFOs tem se interessado muito por essa funcionalidade pela praticidade em acompanhar as atividades em tempo real e a possibilidade de acessar o histórico para futuras comparações entre períodos e resultados”, comenta Marques.

Workflow de revisão ad-hoc, de produção ou administração?

Assim como os outros modelos de fluxo de trabalho, o workflow de revisão pode ser classificado em três categorias: ad-hoc, produção e administração.

Ad-hoc

O primeiro consiste em fluxo que não está pré-estruturado, ou seja, sendo passível que novas regras e procedimentos sejam adicionados durante a execução. Em finanças um exemplo prático de workflow ad-hoc é em processos que envolvem a auditoria, uma vez que pode se tratar de uma situação inédita.

No caso de uma nova compensação, em que é feita a declaração de um crédito dos valores de impostos referentes a ICMS, PIS e COFINS. Se um número foi incorretamente indicado, ou indevidamente incluído, será necessário um fluxo de revisão para compreender qual foi o erro. Criando assim etapas de análise, avaliação e correção até então não aplicadas na empresa por se tratar de uma atividade não desenvolvida anteriormente.

Produção

Já na categoria produção, existem regras definidas antes do início do fluxo, por isso são ideais para os processos que tenham pouca intervenção humana. Imagine a seguinte situação: o contador fornece o balancete, que ao ser carregado na plataforma de gestão financeira gerará automaticamente demonstrações como DRE, Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial. O fluxo de revisão pode ser criado aqui na existência de alguma inconsistência que impeça a automatização, por exemplo.

Administrativo

E por último, o administrativo, que enquadra-se entre o ad-hoc e o de produção. Ou seja, há um conjunto de regras pré-definidas, mas que podem ser alteradas ao longo do processo. Essas mudanças podem ser em função da intervenção humana e das particularidades de cada atividade. Esse é mais modelo mais comum de workflow em departamentos de finanças, já que os profissionais lidam com padrões pré estabelecidos de variação de números, como modelagem financeira e o forecast, mas que também são atravessados por processos em que se dão interferências humanas, como a gestão de colaboradores por exemplo, que impacta os números gerenciais, refletindo nos dados financeiros.

Por exemplo, há a previsão de gastos com pessoal, em que são contabilizados os salários, as férias, INSS, entre outros. Esses são dados financeiros pré definidos, que sofrem variações já previstas. Entretanto, caso um colaborador solicite antecipação das férias, esse processo interno do setor de Recursos Humanos, definido pela ação humana, impactará diretamente no setor Financeiro. Com o workflow de revisão o CFO pode solicitar ao controller uma explicação do porque naquele mês ocorreu uma variação nas demonstrações financeiras relacionadas ao gasto com pessoal. Ao conferir a informação com o departamento de RH eles poderão assinalar o motivo e organizar o processo.

Por que considerar o workflow de revisão em finanças?

Uma pesquisa realizada pelo LinkedIn, indicou que 41% dos profissionais apostam no uso mais intenso da tecnologia. Isso é reflexo da rápida necessidade de adaptação que as empresas e seus colaboradores vivenciaram para adequar-se ao cenário do home office.

Além disso, a estimativa é de que ocorra um aumento de 30% na adoção do trabalho remoto por empresas brasileiras após a crise do coronavírus. O levantamento foi feito pelo coordenador do MBA em marketing, inteligência de negócios digitais da Fundação Getulio Vargas (FGV), André Miceli. O estudo Tendências de Marketing e Tecnologia 2020: Humanidade Redefinida e os Novos Negócios entrevistou gestores de 100 empresas.

Portanto, o uso de tecnologias nas áreas de contabilidade, controladoria e finanças também deverá aumentar. Diante dessa realidade, os sistemas em nuvem tem deixado de ser uma tendência e se tornado uma necessidade.

No cotidiano das empresas plataformas SaaS podem ser realmente eficazes para o acesso em tempo real das informações, segurança do processo e controle da movimentação das informações, e a possibilidade de acessar remotamente. Por isso, a equipe precisa se organizar com recursos de colaboração e organização de informações, como a ferramenta de workflow, que permite a colaboração à distância.

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