A transformação digital está avançando no setor financeiro e já permite grandes revoluções que otimizam a rotina de todas as áreas da contabilidade de qualquer empresa. Veja as principais tendências.
Análise estratégica do Orçamento Base Zero e seu resultado realizado: como fazer e o que considerar
O Orçamento Base Zero (OBZ) é uma metodologia de planejamento financeiro que surgiu na década de 1970 nos Estados Unidos e se popularizou mundialmente. Seu principal objetivo é fazer com que cada área da empresa detalhe todos os gastos previstos e orce individualmente cada centro de custo a partir do zero, sem considerar dados históricos. Ou seja, cada despesa é tratada como uma nova iniciativa e é preciso provar sua necessidade a cada planejamento ou revisão.
Entenda o que é DRE Gerencial, como fazer e quais as diferenças da DRE Contábil
A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) é um relatório financeiro fundamental para qualquer empresa, pois fornece insights sobre seu desempenho em um período específico. No entanto, existem duas abordagens principais para a elaboração da DRE: a contábil e a gerencial.
Orçamento Base Zero vs. Orçamento Tradicional: quais as diferenças e como escolher a melhor abordagem para sua empresa
O planejamento financeiro é um pilar crucial da gestão empresarial, e a forma como uma empresa elabora seu orçamento pode ter um impacto significativo em sua eficiência, rentabilidade e capacidade de adaptação às mudanças.
Passo a passo para uma revisão orçamentária com eficiência
Na área financeira, a revisão orçamentária significa fazer ajustes de acordo com fatores externos e cenários econômicos adversos, muitos dos quais são impossíveis de prever.
Sendo assim, a revisão do orçamento é uma correção dos rumos para os gastos de um determinado período, diretamente associada ao planejamento orçamentário e que prepara a companhia para o período, reduz riscos e maximiza oportunidades.
Neste post, vamos detalhar diversos pontos que envolvem a revisão de um orçamento e como tornar este processo mais eficiente dentro da empresa. Ao final, mostramos como a tecnologia pode auxiliar na construção e revisão de orçamentos.
O que é a revisão orçamentária empresarial
O escritório de finanças e tesouraria da universidade estadunidense de Princeton publicou, em seu site, que a revisão e o monitoramento orçamentário são dois componentes essenciais à gestão financeira, no sentido de identificar erros, anomalias, possíveis problemas de conformidade e variações orçamentárias significativas. O SEBRAE explica que o processo de revisão de um orçamento existe para corrigir eventuais erros, sendo indispensável que haja um acompanhamento constante.
Vendas abaixo do estimado ou despesas acima do previsto, por exemplo, podem significar a necessidade de correções. Quanto antes as correções forem realizadas, menores serão os impactos no balanço da empresa e eventuais prejuízos.
Reuniões mensais, não muito distantes do encerramento do mês, são um bom exemplo de ações de acompanhamento. Nelas, os times podem discutir o desempenho das áreas e apresentar sugestões, como descontinuidade de um produto e melhorias na gestão de despesas.
Segundo o escritor de finanças Tim Stobierski, em artigo publicado no portal da Harvard Business School, o orçamento de uma organização determina como ela alavanca o capital para trabalhar em direção às metas. Por esse motivo, a capacidade de preparar e também revisar um orçamento é uma das habilidades mais importantes para qualquer líder de negócios.
O portal contábil AccountingTools, ao explicar os passos para elaborar um orçamento, reforçou três pontos que sintetizam o processo de revisão:
Revise o orçamento – Convoque a equipe de gerenciamento para revisar o orçamento ponto a ponto. Destaque possíveis restrições e quaisquer limitações causadas por problemas financeiros. Lembre de anotar todos os comentários feitos pela equipe e encaminhe essas informações aos responsáveis pelo orçamento inicial, incluindo as observações e solicitações para alterar o documento.
Monitore o processo – Rastreie solicitações de alteração de orçamento pendentes e atualize o modelo de orçamento com novas revisões conforme elas chegam.
Emita o orçamento – Crie uma versão revisada e distribua a todos os destinatários envolvidos no processo.
Por que uma empresa deve revisar o orçamento
Um dos colaboradores da empresa de capacitação profissional BCN Treinamentos, Carolina Aleixo, em artigo, cita dois exemplos mercadológicos que ajudam a explicar por que uma empresa deve revisar seu orçamento e como isso pode afetar a sua realidade:
Exemplo 1 – Entrada de concorrente
Uma loja de material esportivo consolidada no mercado é surpreendida pela chegada de uma concorrente estrangeira que possui uma rede de estabelecimentos e ótima estrutura.
Com isso, a loja de material esportivo tem a necessidade de rever seu orçamento e analisar a possibilidade de expansão, bem como elevar o investimento nas áreas de marketing e vendas para não perder seus clientes para a concorrência. Nesse caso, uma profunda revisão orçamentária torna-se necessária e também urgente.
Exemplo 2 – Aumento de receita
Já em outro momento, essa mesma loja tem um aumento inesperado da receita por conta do sucesso de um determinado produto e isso também faz surgir a necessidade de revisar o orçamento, considerando o impacto das vendas e alocação de recursos. Sendo assim, os gestores podem escolher as áreas que ganharão mais recursos ou projetos que serão colocados em prática visando este crescimento.
Passos para uma revisão orçamentária com eficiência
Vicki Benge, colaboradora do portal de boletins informativos CHRON, pertencente à gigante de comunicação Hearst, em artigo, listou 5 passos para uma revisão orçamentária:
1- Avalie os orçamentos atuais e passados
O primeiro passo em um processo de revisão é examinar o orçamento atual e comparar os gastos das alocações com base nos resultados anteriores. As categorias que falham repetidamente são aquelas que mostram os mesmos superávits e devem ser reavaliadas e revisadas.
Por exemplo, suponha que uma empresa trabalhe com um orçamento anual e tenha um superávit recorrente em fundos alocados para matérias-primas. Imagine que a mesma empresa experimente repetidamente um déficit no frete.
Durante o processo de revisão orçamentária, o excedente médio de matéria-prima poderia ser realocado para o frete. No entanto, as áreas que apresentam um déficit recorrente precisam ser analisadas para descobrir por que suas operações excedem continuamente diante da alocação orçada.
2- Envolva os funcionários das áreas que precisam revisar seus orçamentos
Normalmente, empresas com vários departamentos e suas respectivas chefias podem ter seus orçamentos submetidos a um processo de revisão. Nesse sentido, cada gestor será responsável pelo desenvolvimento e implementação de meios para revisar uma parte designada do orçamento para maximizar a receita geral.
3- Faça revisões mais recorrentes em projetos de curto prazo
Se uma empresa tem planos para expandir, por exemplo, e isso levará três anos para acontecer, ela pode precisar de revisões recorrentes do orçamento durante esse período para atender às metas de curto prazo.
Após esse tempo, a empresa pode voltar para um orçamento mais fixo com metas de longo prazo. Além disso, uma empresa que introduz um novo produto pode precisar revisar continuamente o orçamento até que os números reais dos custos de produção e receita de vendas sejam comprovados e haja um equilíbrio entre eles.
4- Considere a revisão no caso de eventos isolados importantes
Parte de um processo de revisão do orçamento é fazer concessões para um evento único. Por exemplo, considere que uma empresa tenha um problema com peças ou suprimentos defeituosos e precise fazer ajustes para refazer a produção no curto prazo. Os gastos excessivos decorrentes dos processos anteriores devem ser contabilizados no orçamento por meio de revisão pontual.
5- Avalie continuamente suas revisões
Um processo de revisão orçamentária não é uma atividade única. Em uma operação comercial bem gerenciada, cada novo orçamento é avaliado continuamente quanto à sua eficácia. Eles devem ser revistos regularmente, em parte ou no todo, com o objetivo de aumentar os lucros sem diminuir a qualidade dos produtos ou serviços prestados.
Dentro deste processo de avaliação contínua, a universidade de Southampton reforça, através de dicas, que as empresas devem monitorar seus orçamentos, criando agendas regulares que tratem do tema como prioridade, sem ter que esperar que as reuniões de urgência aconteçam. Dentro deste aspecto, a Universidade ressalta outros três pontos importantes:
Prepare-se para as reuniões
Antes de realizar uma reunião de revisão do orçamento, examine documentos e pontos de discussão relevantes, por exemplo:
– Identifique as estimativas que tenham sido feitas na preparação do orçamento original, e avalie o impacto sobre o orçamento atual;
– Procure saber a opinião de outros colaboradores, não necessariamente envolvidos na própria reunião de revisão orçamental;
– Esteja aberto a receber feedbacks sobre o seu orçamento, seja do seu gestor ou dos membros da equipe envolvidos na construção e revisão do seu orçamento.
Concentre-se nas questões principais
Foque nos pontos mais importantes e sensíveis do orçamento, não entrando em detalhes mais superficiais.
Reveja cuidadosamente
É importante refletir sobre todos os aspectos do processo orçamental, desde a elaboração e negociação ao controle do documento durante todo o período de orçamentação.
Se você usa planilhas, é preciso levar em consideração a possibilidade de erros. Nesse sentido, o Corporate Finance Institute, estima que 88% das planilhas contenham erros.
Tal dado serve de alerta para que contadores e controllers redobrem sua atenção na hora de construir e revisar um orçamento. Segundo o Instituto, os erros mais comuns estão nas categorias preenchimentos de dados, cálculo, fórmula e formatação.
6 – Verifique as receitas e despesas
O NI Business Info, Guia com informações sobre revisão de orçamento, oferecido pela Invest Northern Ireland, Agência Regional de Desenvolvimento Econômico da Irlanda do Norte, destaca a importância de verificar receitas e despesas e como proceder.
Segundo o Guia, para aferir a receita real, a cada mês, você deve compará-la com seus orçamentos. Para fazer isso, as empresas devem:
-Analisar os motivos que geraram déficits: por exemplo, volumes de vendas mais baixos, mercados estagnados e produtos com baixo desempenho;
-Considerar estes motivos dentro de uma alta rotatividade: por exemplo, avalie também suas metas, talvez elas podem estar muito baixas;
-Comparar o cronograma de suas entradas com suas projeções e verificar se há adequação contábil.
A análise dessas variações ajudará você a definir orçamentos futuros com mais precisão e também permitirá que você tome medidas quando necessário.
Para um melhor controle das despesas, faça uma revisão comparando-as com os itens do seu orçamento. Isso ajudará você a prever custos futuros com maior confiabilidade. Neste caso, você deve:
-Observar como seus custos fixos diferem de seu orçamento;
-Verificar se seus custos variáveis também estão de acordo com seu orçamento. Normalmente, eles se ajustam de acordo com seu volume de vendas;
-Analisar quaisquer razões para mudanças na relação entre custos e volume de negócios;
-Verificar quaisquer diferenças no cronograma de suas despesas, por exemplo, observando as condições de pagamento dos fornecedores.
7- Tome as medidas corretivas adequadas
A universidade de Southampton também citou que, diante de problemas, certifique-se de que todos estão de acordo quanto às medidas corretivas e os ajustes orçamentários. Ademais, atribua responsabilidades, documente tudo o que foi acordado e emita a nota da reunião no prazo de 24 horas.
8- Comunique o andamento dos processos
No entendimento da instituição de ensino, pode ser motivador para sua equipe ou departamento ouvir boas notícias, por exemplo, que o seu orçamento está 20% à frente da projeção para o trimestre. Da mesma forma, não retenha más notícias, a menos que haja uma razão muito boa para isso.
9- Estabeleça pontos-chave de aprendizagem
Depois de ter tido a oportunidade de realizar uma ampla e minuciosa revisão e avaliar as opiniões do time de finanças, é importante enumerar as principais lições aprendidas. Estas devem ser traduzidas em pontos de ação acordados e postos em prática.
Em complemento a todos estes passos, destacamos o que pensam três membros do Conselho Empresarial da revista Forbes sobre a importância de revisar um orçamento:
Realize avaliações ao final de cada mês
Maurice Harary afirma que, ao final de cada mês, você deve revisar todas as despesas em seu cartão de crédito, extrato bancário e folha de pagamento para garantir que as informações batem com a realidade. Também é o momento de fazer uma avaliação dos seus gastos e o que valeu a pena ter investido.
Mantenha uma agenda de revisões de custos
Natalie Barnes diz que compreender as demonstrações financeiras é uma necessidade fundamental ao administrar um negócio. Nesse sentido, agendar revisões de custos envolvendo serviços públicos, seguros, publicidade, entre outros, pode ajudar a diminuir as despesas gerais.
Reconciliar mensalmente
Para Muraly Srinarayanathas, a reconciliação contábil consiste na verificação dos saldos contábeis com documentos e informações provenientes de fontes independentes, no intuito de identificar irregularidades, analisá-las e refletir sobre os devidos ajustes na contabilidade. Por isso, é importante acompanhar tudo para ter uma visão geral e identificar áreas de maior eficiência orçamentária.
Se você não estiver rastreando com precisão e consistência, poderá ignorar gastos redundantes ou desnecessários. Embora possa ser tedioso, a reconciliação mensal é fundamental, acrescentou o membro do conselho.
Pontos importantes na hora de revisar seu orçamento
No início de cada ano é comum traçarmos metas e projeções financeiras e nos questionarmos sobre os próximos meses. Sendo assim, quando mais realista for o orçamento, melhor será a gestão financeira da sua empresa.
Kathy Dise, CEO da consultoria estadunidense Budget Ease, afirma que existem 5 perguntas que devem ser feitas ao revisar um orçamento, sendo estas:
1- Você está atingindo suas metas de vendas? Se não, como você lidará com a situação?
- Adicionando novos produtos?
- Eliminando produtos não lucrativos?
- Precificando seu produto corretamente?
- Seu plano de marketing/vendas está sendo seguido?
- Qual é a receita que as mudanças podem trazer?
- Há eventos novos/inesperados a serem considerados? Em caso afirmativo, quais despesas e receitas potenciais estariam envolvidas?
- Publicidade?
- Custos legais?
- Viagens nacionais e/ou internacionais?
- Qual é a previsão de receitas?
- Haverá contratações, quantas? E qual será o custo disso?
- Será meio período, período integral ou ambos?
- Os benefícios estão envolvidos?
- É necessário terceirizar a folha de pagamento?
- Se a equipe aumentar, há mais coisas a considerar também?
- Serão necessários custos de infraestrutura?
- Quanto tempo de treinamento e por qual custo?
- São necessários mais suprimentos?
- Seu aluguel está programado para aumentar?
- Quando e quanto?
- Haverá algum aumento nos serviços públicos?
Ao responder a essas perguntas, você poderá ajustar seu orçamento e aumentar suas chances de sucesso. Com um orçamento detalhado e um processo de revisão em vigor, as chances de atingir seus objetivos serão bem maiores.
A tecnologia auxiliando a revisão orçamentária
Na hora de traçar um orçamento, contar com informações discrepantes da realidade pode ser prejudicial para a saúde financeira da empresa, que depende de dados concretos para realizar projeções e estipular gastos corretamente.
O resultado disso, são horas e horas gastas com revisões de orçamentos que, se fossem construídos de forma correta, não apresentariam erros.
Segundo o BARC – The Planning Survey 16, principal pesquisa anual do sobre usuários de software de planejamento e orçamentação, que entrevistou 1.245 pessoas sobre o uso de softwares de planejamento e orçamento, 52% responderam que usam software especializado para apoiar esses processos.
De acordo com a pesquisa, essas empresas reconheceram o valor agregado que o software de planejamento pode fornecer para apoiar e melhorar os processos. No entanto, 33% ainda usam planilhas sem um banco de dados ou funcionalidade de planejamento específico como instrumento principal.
Além dos riscos sistêmicos como bugs e perdas de arquivos não salvos, ainda existe a falta de segurança e controle interno nas planilhas que contribui para que seus dados possam ser facilmente alterados e manipulados, capazes de gerar prejuízos.
Um pequeno deslize nas planilhas de orçamento custou 24 milhões de dólares à TransAlta Corporation, empresa de geração de energia elétrica canadense, por exemplo. O responsável pela preparação da planilha errou um comando de copiar e colar que não foi detectado a tempo.
Exemplos como esse já fizeram com que muitos CFOs e controllers repensassem seus métodos de construção e revisão de um orçamento. Nesse sentido, a tecnologia tem trazido muitos benefícios às áreas financeiras de muitas empresas.
O relatório Global planning, budgeting and forecasting survey Insights report, da Deloitte, diz que as planilhas ainda dominam, mas seu uso para planejamento, orçamento e forecast está diminuindo gradativamente, enquanto é perceptível o uso crescente de ferramentas SaaS (Software as a Service).
Segundo dados da mesma pesquisa, 57% dos CFOs e diretores de FP&A completam o planejamento orçamentário dentro de três meses. Enquanto isso, apenas 5% conseguem concluir o processo em apenas um mês – em 2014, esse número era de 16%, o que revela a crescente complexibilidade e tempo despendido no orçamento nos últimos anos.
Nesse sentido, plataformas de gestão de performance corporativa ou CPMs (corporate performance management), por exemplo, atuam como aliadas.
A criação de diversos cenários para a previsão de orçamentos, investimentos e cortes também fazem parte da funcionalidade dessa ferramenta, e são essenciais para que o gestor financeiro obtenha panoramas sobre situações futuras e prepare o caixa da empresa antecipadamente.
Essas plataformas podem oferecer automatização de tarefas rotineiras do processo orçamentário, como o fluxo de caixa direto e indireto, DRE e Balanço Patrimonial, por exemplo, garantindo maior rapidez na sua conclusão.
Novos recursos da Accountfy levam flexibilidade com governança ao planejamento orçamentário
A Accountfy está aperfeiçoando a sua plataforma de gestão e governança financeiras com o lançamento de novos recursos para planejamento orçamentário. Com isso, a fintech dá mais um passo em sua estratégia para expandir os negócios no Brasil e exterior, com o desenvolvimento de uma ferramenta completa para a área financeira das empresas.
As novas funcionalidades da plataforma SaaS são a Memória de Cálculo e o Orçamento Matricial, que estarão disponíveis no módulo de Modelagem Financeira a partir do mês de outubro. Os lançamentos ampliam a oferta de produtos da Accountfy para os times de Financial Planning and Analysis (FP&A), que hoje ainda são dependentes de planilhas.
“Essas equipes passam a ter algo inovador que combina a governança da Accountfy e a flexibilidade das planilhas. São novidades que aumentam o nosso potencial de mercado e, por consequência, devem elevar a receita. Diferente de soluções que são mais padronizadas e exigem que os clientes se adaptem ao processo da ferramenta, nos adaptaremos ao processo das empresas. Esse é o maior ganho para os usuários”, afirma Goldwasser Neto, cofundador e CEO da Accountfy.
Desde a sua fundação, em 2017, a startup cresce três vezes em seu faturamento a cada ano. Em plena expansão nacional e internacional, a Accountfy pretende investir, pelo menos, R$ 30 milhões até 2024 para acelerar o desenvolvimento do produto. “Os aportes em tecnologia buscam consolidar a nossa plataforma como a ferramenta mais completa para munir as áreas que são o tripé para os CFOs – controladoria, planejamento e tesouraria – com recursos que permitam a automação da área financeira das empresas com governança”, diz Goldwasser.
Segundo Thiago Mano, CPO da Accountfy, as funcionalidades de Memória de Cálculo e Orçamento Matricial, além de maior flexibilidade, proporcionam segurança e agilidade no planejamento orçamentário, ampliando ainda mais o leque de possibilidades de construção de cenários para a tomada de decisões estratégicas de negócio.
“Estamos potencializando a construção do orçamento, trazendo diversas possibilidades para modelagem de cenários complexos com mais informações e a possibilidade de cruzamento de dados de diversas áreas. Além disso, criamos camadas de segurança para dar acesso apenas a quem precisa da informação”, afirma o executivo.
Novidades para o planejamento orçamentário
Na prática, a Memória de Cálculo permite a criação de racionais de cálculo para definição de uma premissa de orçamento; a criação de premissas compostas pelo cruzamento de informações contábeis e de outras fontes; maior flexibilidade do cálculo dos valores, usando fórmulas mais complexas; fácil acesso das memórias de cálculo para revisão e validação dos valores; controle de acessos aos dados usados e confidencialidade de informação; e evita o retrabalho no desenvolvimento de modelos para a construção de orçamentos.
Outras vantagens são a importação e exportação de planilhas e arquivos CVS e a otimização da modelagem financeira, uma vez que os cálculos complexos ficam dentro da memória permitindo utilizar menos premissas.
Já por meio do Orçamento Matricial, os profissionais de finanças poderão criar orçamentos solicitando o preenchimento das informações de várias áreas da empresa O recurso dá visibilidade ao acompanhar o status do processo; evita a circulação de várias planilhas, tendo o trabalho de consolidação para visualização do orçamento final; garante a confidencialidade das informações, restringindo o compartilhamento com pessoas não autorizadas; e agiliza a validação e ajustes, otimizando todo o processo.
Com o novo recurso, os profissionais terão flexibilidade ao criar e editar o orçamento matricial pois, a qualquer momento, podem incluir ou excluir novas dimensões (que, na Accountfy são chamadas de Etiquetas) e usuários, além de definir os prazos de forma individual ou coletiva. “Além da atribuição explícita dos usuários que precisam preencher informações das suas áreas, o responsável pelo orçamento pode bloquear as abas para edição, preservando os valores já validados. Tudo isso também traz segurança ao montar o orçamento”, afirma Mano.
Quer saber mais sobre essas novas funcionalidades, marque um bate-papo com um dos nossos especialistas.
O impacto da automatização de processos na gestão financeira: por que investir?
Tarefas como o controle de despesas, reembolsos corporativos, checagem de comprovantes e emissão de notas de débito são repetitivas e tomam tempo da equipe, que, por sua vez, deixa de realizar ações estratégicas, principalmente quando não há automatização de processos na gestão financeira.
5 boas práticas (e os erros comuns) da modelagem financeira
A modelagem financeira se destaca como recurso essencial para projetar diferentes cenários e subsidiar o planejamento estratégico e orçamentário. Como na hora de buscar calcular os impactos futuros de decisões como cortes de custos, alocação de capital, implementação de projetos e investimentos.
Goldwasser Neto, CEO e cofundador do Accountfy, destaca a importância da análise de diferentes cenários através da modelagem financeira:
“Com a projeção de receitas, custos, despesas e capital de giro, os gestores podem entender melhor o que vem pela frente. Quando você modela isso tudo, comprimindo as informações em cenários diferentes, prevendo o que pode acontecer, você consegue antecipar o impacto no caixa. Assim pode se proteger melhor e ter um suporte na hora que decisões precisam ser tomadas”.
Neste texto, você entenderá o que é modelagem financeira, suas melhores práticas e os erros mais comuns cometidos ao elaborá-la..
O que é modelagem financeira?
Segundo o Corporate Finance Institute, a modelagem financeira é um processo usado para prever o desempenho financeiro de uma empresa no futuro, baseando-se em seus resultados anteriores e suposições sobre os próximos períodos e, assim, avaliar seus riscos e retornos. Pode ser feita através de ferramentas específicas ou planilhas.
Ao realizá-la, são utilizados demonstrativos de resultados, balanços patrimoniais e demonstrativos de fluxo de caixa. Formatos mais avançados de modelagem financeira podem ser elaborados através de demonstrativos adicionais como DFC, aquisição alavancada, fusões e aquisições e análises de sensibilidade, por exemplo.
5 boas práticas para modelagem financeira
No compilado Advanced Financial Modeling Best Practices: Hacks for Intelligent, Error-Free Modeling da Toptal, empresa americana de contratação de profissionais de tecnologia, o expert em finanças Alberto Bazzana, reúne algumas práticas propagadas em Wall Street para executar uma modelagem financeira eficiente, inteligente e minimizando erros:
1. Defina e siga o objetivo da modelagem
Estabeleça um layout estruturado com os resultados finais esperados previamente. Reservar um tempo para garantir que os stakeholders discutam e avaliem o projeto evita desvios de objetivos e garante uma previsibilidade mais precisa.
2. Estabeleça prazos para a produção e para a vida útil da modelagem
Uma das principais abordagens para uma modelagem financeira eficiente é elaborar cronogramas a partir da necessidade da previsão. Modelagens de longa duração podem conter quantidades maiores de detalhes operacionais, flexibilidades e recursos de sensibilidade, e o gestor deve avaliar o quão sustentáveis e compatíveis com as mudanças da empresa eles se mantêm ao decorrer dos períodos.
Para modelagens de curta duração, estruturas pré-fabricadas e o uso do rolling forecast podem maximizar sua velocidade de construção e proporcionar maior precisão nas projeções, mas precisam ser revisadas constantemente, pois defasam rapidamente.
3. Organize as estruturas da modelagem
Destacar claramente e separar os inputs das variáveis e hard-codes (valores fixos dentro do código fonte) e agregá-los em guias apropriadas também é uma boa prática, pois facilita a apresentação e a compreensão por usuários que não estejam familiarizados com o modelo, além de permitir sua fácil localização.
4. Simplifique os cálculos
Fórmulas complicadas podem ser substituídas por divisões de etapas mais compreensíveis. Apesar dessa prática resultar em uma planilha maior e com mais linhas, essa abordagem pode facilitar a revisão e a auditoria por terceiros, já que se trata de uma matriz contínua de dados, e não fragmentada em várias guias (ou até mesmo em outros arquivos de planilhas).
5. Crie uma guia de “erros a verificar”
Manter uma constante revisão no meio da construção da modelagem financeira pode custar tempo e retirar o foco de quem está elaborando e procurando entender a origem de determinados erros. Para isso, reunir pontos de atenção (células incorretas, números que não estão batendo, etc.) numa guia, pode ajudar a identificá-los e resolvê-los conjuntamente.
A rede empreendedora Endeavor, em seu tutorial Nunca mais fique perdido ao construir uma projeção financeira, sugere alguns lembretes para conduzir o processo de modelagem financeira:
- Listar todas as receitas e desembolsos de cada parte do modelo de negócio;
- Pesquisar as premissas mais reais possíveis para cada conta da projeção;
- Calcular como cada uma se comporta no prazo da projeção;
- Verificar o alinhamento entre a maturidade do time e o volume de investimento;
- Unir as contas em uma visão integrada;
- Verificar o tamanho do mercado endereçável.
4 erros comuns a serem evitados na modelagem financeira
Victoria Yampolsky, presidente e fundadora da The Startup Station, consultoria especializada em modelagem e valorização de empreendimentos em estágio inicial, identificou os cinco erros mais comuns que os empreendedores cometem ao elaborar suas projeções, após revisar centenas de modelos financeiros em mais de quinze setores,:
1. Usar a geração de números aleatórios para criar projeções
A modelagem financeira é uma representação quantitativa da estratégia definida pelo planejamento, assim como uma ferramenta para medir sua eficácia, e propor números aleatórios pode atrapalhar sua visualização. Para otimizar seu uso, é necessário estabelecer objetivos alcançáveis e formular métricas condizentes para acompanhá-los.
2. Não usar um sumário financeiro
Em geral, a modelagem financeira pode ter várias partes e, para um investidor, compreendê-la totalmente pode levar tempo. Nesse caso, um resumo das premissas e dos resultados pode facilitar processos de due diligence e trazer clareza à apresentação das finanças da empresa.
3. Projetar necessidades de financiamento fora da modelagem financeira
Calcular necessidades financeiras adicionais com base na percepção do que a empresa precisa – em vez de incluí-las na modelagem financeira – pode levantar questionamentos desnecessários por parte dos gestores ou potenciais investidores, além de descredibilizar as projeções feitas.
4. Agregar incorretamente os dados financeiros nas três principais demonstrações financeiras
Calcular corretamente os números das projeções provindas da Demonstração de Resultados, mas não fazê-los com o Balanço Patrimonial e com a Demonstração do Fluxo de Caixa pode gerar resultados equivocados. Para uma visão financeira confiável do negócio, os três devem ser adequadamente analisados.
O que o controller financeiro precisa saber sobre blockchain?
Engana-se quem pensa que as transformações acarretadas pelo blockchain são restritas às criptomoedas e experiências desregulamentadas. Ele é uma tendência mundial que descentraliza e desburocratiza processos, elevando a transparência e a agilidade. E o controller financeiro, por exemplo, pode ser favorecido diretamente com a inalterabilidade dos dados, redução dos custos e gerenciamento de riscos.
Com o uso de blockchain, as demonstrações financeiras podem ser mais simples, completas e confiáveis.
Continue a leitura para entender a relação dessa tecnologia com o trabalho do controller na gestão financeira.
O que é blockchain?
O termo foi utilizado pela primeira vez em 2008 no artigo “Bitcoin: um sistema financeiro eletrônico peer-to-peer”. A expressão refere-se à tecnologia que permite que uma base de dados seja organizada através de uma sequência ordenada.
O Instituto de Tecnologia e Sociedade do Rio esclarece que estes blocos interligados criam um histórico transparente e imutável de transações, assim como os registros nele armazenados.
Dessa maneira, ele é um sistema descentralizado, que desburocratiza muitos processos, visando agilidade, integração e transparência.
Robert Baumgartner e Clarice Nakandakare Simão Janz, da TecBan, explicam que o blockchain utiliza a tecnologia em rede com registros distribuídos, o que permite que cada transação seja visível a todos os seus participantes, democratizando os processos. A adoção dessa tecnologia é conhecida nos sistemas financeiros, principalmente via criptomoedas.
No sistema baseado em criptomoedas, o registro das transações é mantido em vários computadores conectados em uma rede ponto a ponto e não há papel físico.
Por falta de regulamentação específica, um grande número de indivíduos tem uma percepção negativa e questionadora em relação às experiências em blockchain. Entretanto, a cada dia, com a difusão dessa tecnologia essas percepções vêm mudando.
Nos últimos anos, a tecnologia blockchain se tornou mais prática, compatível com a nuvem e focada no conceito de software como serviço. Em paralelo, governos ao redor do mundo trabalham para a sua rápida regulamentação.
A consultoria McKinsey organizou esta tabela com os cinco mitos mais comuns, que geram equívocos sobre as vantagens e limitações dessa tecnologia.
Como as empresas podem adotar essa tecnologia?
A consultoria Deloitte realizou uma pesquisa em 2021, com 1280 executivos de dez países diferentes, com o objetivo de ter insights sobre a adesão ao blockchain e ativos digitais.
O estudo aponta que 81% dos entrevistados concordam que a tecnologia blockchain é amplamente escalável e que os ativos digitais são muito importantes.
43% dos entrevistados acreditam que o blockchain impacta diretamente os novos canais de pagamento, o que envolve as fontes de receitas de suas organizações.
O material reforça que todos os ecossistemas financeiros, incluindo bancos, empresas de pagamentos, corporações e órgãos reguladores devem se adaptar ao blockchain.
Em um estágio mais maduro nas finanças, o blockchain influencia diretamente as transações de valores, ativos digitais e tende a reduzir a assistência de intermediários. Por estas características, as empresas podem utilizar a tecnologia em liquidações financeiras a soluções de rastreamento para as cadeias de suprimentos.
Sani Abdul-Jabbar, em artigo na Forbes, conta a experiência de uma fazenda no Brasil que usou o blockchain para rastrear cada etapa do processo, desde o campo até a logística à mesa.
Os gestores da propriedade rural, ao demonstrarem os detalhes da cadeia, estabeleceram um relacionamento com transparência e confiança entre todos os stakeholders. Com o uso do blockchain, eles também comprovaram as boas práticas alinhadas à regulamentação internacional e, assim, puderam expandir seus serviços na América do Sul.
Jabbar menciona os usos dos Non-Fungible Tokens (NFT), conhecidos como tokens não fungíveis, que a partir da tecnologia blockchain possibilita um ativo digital único. O dispositivo pode ser utilizado para identificação de peças individuais ou objetos raros.
A Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico, em um estudo de caso, acrescenta as vantagens do blockchain para uma atuação mais sustentável, pois a coleta de dados, monitoramento, relatórios podem contribuir na redução dos impactos ambientais.
Como o blockchain pode impactar os relatórios financeiros?
A migração de elementos entre planilhas ou até mesmo sistemas é passível de erros humanos que podem drasticamente impactar resultados. Com a adoção de serviços baseados em blockchain, a inalterabilidade dos dados é um dos grandes atrativos aos gestores financeiros, especialmente aos controllers.
A imutabilidade das informações traz mais segurança nas averiguações, o que leva autenticidade aos relatórios. Para ser ainda mais eficiente, os responsáveis podem habilitar diferentes áreas de acesso, viabilizando uma chave privada apenas a quem está autorizado a alterar informações.
O blockchain permite relatórios mais transparentes, o que hoje facilita os processos de auditorias e compliance. Os registros imutáveis contribuem nas análises de conformidade e agilizam todo o trabalho, realizado por profissionais externos ou internos.
O Blockchain Research Institute apresenta a seguinte situação para ilustrar a utilização do blockchain nos relatórios financeiros: “Imagine que, quando uma grande empresa como a Apple vende produtos, compra matéria-prima, paga seus funcionários ou contabiliza ativos e passivos em seu balanço, o livro-caixa registra a transação e publica um recibo com data e hora em blockchain. Os relatórios financeiros de uma empresa tornaram-se auditáveis, rastreáveis e verificáveis.”
Percebe-se, assim, que a utilização do blockchain trará ganhos não só para quem elabora os relatórios. A tecnologia oferece um novo paradigma de acessibilidade aos controllers, auditores, acionistas ou reguladores da empresa.
O que mais o controller precisa saber?
Akash Takyar, fundador e CEO da LeewayHertz, explica que, além de segurança, transparência e auditoria, a tecnologia pode reduzir custos e contribuir no gerenciamento de riscos.
Os custos podem ser reduzidos principalmente ao evitar gastos-duplos em segurança dos dados, manutenção dos bancos, taxas de intermediários e custos de transferências bancárias.
Em negócios B2B, o blockchain possibilita transações diretas, o que leva à eficiência e redução dos riscos como o de crédito ou falta de liquidez, por exemplo. A tecnologia traz clareza aos processos e permite um gerenciamento de riscos antecipadamente.
Como gerenciar os riscos do blockchain?
O pseudo-anonimato das partes que transacionam um blockchain representa uma possível ameaça de que a tecnologia possa viabilizar um acesso ilegal ou antiético.
Quase 70% dos entrevistados da pesquisa da consultoria Deloitte identificaram a regulamentação de segurança de dados como a maior necessidade de modificação; outros 71% identificaram a segurança cibernética como um dos maiores obstáculos para a aceitação de ativos digitais.
Um artigo também da Deloitte, publicado no The Wall Street Journal, apresenta ações que as empresas devem realizar para mitigar os riscos associados ao blockchain:
- Criar políticas de due diligence para a participação do blockchain;
- Criar equipes experientes ou treiná-las;
- Estabelecer equipes interdisciplinares de implementação;
- Avaliar e aprimorar o conhecimento do conselho e da equipe de auditoria;
- Definir graus de responsabilidade e autoridade;
- Desenvolver código de conduta com os participantes do blockchain;
- Estabelecer linhas de reporte claras para os participantes do blockchain.
As mudanças com o blockchain continuarão a avançar e afetar diversas organizações. A área financeira, especialmente os controllers, precisam ter flexibilidade e agilidade para encontrar as melhores soluções nesta era de ativos digitais e blockchain sem perder tempo.
Como o controller financeiro pode se preparar para variações de commodities?
A Bloomberg, em matéria especial, detalha o atual momento de variações de commodities em todo o mundo: o petróleo, minérios e suprimentos agrícolas aumentaram de valor neste ano, devido principalmente a uma demanda mais alta que a oferta.
Nesse contexto, o Brasil, com um saldo positivo na balança comercial influenciado pela crescente exportação das matérias-primas, já começa a experimentar um desequilíbrio em sua cadeia de suprimentos. O portal de economia do Uol afirma que o boom das commodities causa mais problemas do que benefícios.
Muitas empresas enfrentam escassez ou elevação dos preços de insumos. Do ponto de vista corporativo, caso tal situação não seja controlada, há aumento no custo de produção ou até mesmo paralisação da linha.
Os controllers financeiros têm o desafio de reduzir os impactos financeiros das variações de commodities, garantindo uma atuação estratégica no gerenciamento de riscos.
Continue a leitura e verifique algumas táticas para que o controller se antecipe aos riscos das flutuações dos preços e da disponibilidade das commodities, protegendo o desempenho da empresa.
Armazenamento e controle de qualidade dos produtos
O armazenamento de commodities, sempre que for possível, contribui para a estabilização dos preços dos produtos, em especial quando a demanda pela matéria-prima está em alta.
Um estoque suficiente minimiza os riscos caso o fornecimento seja interrompido, permitindo continuar as operações da empresa. Essa estratégia exige um controle contínuo da qualidade dos produtos estocados e uma análise criteriosa sobre o custo de manutenção.
O controller que tem acesso a um bom software acompanha continuamente o estoque, obtendo informações como a quantidade e diversidade dos produtos armazenados, dentre outros fatores que o ajudam a medir e projetar o desempenho da empresa no mercado.
Práticas de negociação
Independentemente do porte da empresa, a negociação com os fornecedores contribui na definição dos contratos. Um acordo é benéfico para ambas as partes oferecendo segurança para a transação comercial.
As parcerias de longa data com os fornecedores de commodities, mantidas através de cláusulas contratuais específicas, ajudam a garantir o fornecimento de matérias-primas com reajustes programados.
A consultoria internacional Kearney sugere que, em momentos de aumento de preço, o controller solicite transparência dos motivos que elevaram os custos e se há chances de ser algo transitório.
A Kearney disponibiliza este quadro com argumentos para serem utilizados durante à negociação:
Gerenciamento de dados
Uma companhia que registra todas as informações, desde abastecimento, armazenagem e uso das matérias-primas, pode perceber os ciclos do mercado e se preparar para momentos de variações de commodities e seu fornecimento.
O gerenciamento de dados, quando feito a partir de referências confiáveis e amparado por uma tecnologia moderna e eficiente, possibilita que o controller tenha insights e possa tomar decisões mais embasadas.
A McKinsey & Company explica que a tecnologia na gestão de dados é uma das soluções para minimizar os vieses comportamentais dos controllers, especialmente, durante os períodos de incertezas no abastecimento de matérias-primas, nos quais é preciso controle emocional, agilidade e precisão nas iniciativas de controle de custos.
O consultor financeiro Omer Abdullah, especialista em supply chain, explica em artigo que as empresas passam por estágios no gerenciamento dos riscos inerentes à comercialização de commodities.
A maturidade, segundo Abdullah, está na utilização dos dados para além do monitoramento e controle de custos da matéria-prima. A tecnologia aliada a rápida consolidação de informações permite que gestores financeiros tenham previsões do fornecimento de commodities.
Uma única fonte de dados segura e oficial ajuda todos os departamentos a terem percepções sobre o fluxo das commodities em uma organização, precavendo-se de crise de abastecimento e mercado.
Fica a ressalva que o controller não deve se limitar às tendências históricas dos preços. A experiência entre os anos 2020 e 2021 demonstra que oferta e demanda podem alterar inesperadamente. A liderança financeira deve reagir rapidamente alterando as negociações e utilizando as demais iniciativas citadas.
Análise do mercado e práticas de hedge
Todas as práticas citadas acima são consideradas hedges ou mecanismos de proteção aos riscos financeiros. A consultoria McKinsey explica que inicialmente a organização deve entender profundamente qual é o nível de sua exposição aos preços de commodities para depois definir as abordagens.
“A melhor estratégia deve envolver considerações de diferentes tipos de hedging, incluindo acordos de preço fixo de longo prazo com fornecedores e compradores, bem como uma presença expandida na cadeia para evitar dependência a mercados intermediários ou instrumentos financeiros”, afirma a consultoria.
A consultoria KPMG esclarece que diante dos mecanismos de proteção às variações de commodities, as organizações também devem realizar o hedge contábil, inserindo em suas demonstrações contábeis o detalhamento sobre os gastos envolvidos com o gerenciamento de risco, principalmente aos adeptos da IFRS 9.
As empresas que se antecipam e demonstram como lidar diante da alta dos preços ou da indisponibilidade das commodities tendem a ter melhor desempenho operacional e financeiro, mesmo que o mercado não esteja favorável à acessibilidade da matéria-prima.
Considerações
O controller que reconhece e dimensiona o risco das commodities planeja suas reações diante de um momento instável no abastecimento.
Com impressões embasadas em dados, o controller pode disponibilizar informações confiáveis à alta administração tornando-se parceiro estratégico nas tomadas de decisão. A cultura integrada entre os stakeholders também contribui para minimizar os riscos financeiros em relação ao fornecimento de matérias-primas.
