O planejamento financeiro é um pilar crucial da gestão empresarial, e a forma como uma empresa elabora seu orçamento pode ter um impacto significativo em sua eficiência, rentabilidade e capacidade de adaptação às mudanças. Duas abordagens comuns para o planejamento orçamentário empresarial são o Orçamento Base Zero e o Orçamento Tradicional.
O orçamento base zero (OBZ) – também conhecido como orçamento baseado em zero – chama a atenção por começar com uma planilha vazia, na qual é preciso a interação entre os membros para alocar os recursos diante da demanda atual da organização. Isso porque o objetivo é fazer com que cada área da empresa detalhe todos os gastos previstos e orce individualmente cada centro de custo a partir do zero, desconsiderando a média das despesas dos últimos anos, evitando desperdícios.
Essa metodologia se ajusta às metas de curto e médio prazo e tem sido utilizada com frequência por lideranças financeiras, principalmente em momentos nos quais as decisões corporativas devem ser tomadas com rapidez e precisão.
Neste post, vamos explorar as principais diferenças entre essa abordagem e a tradicional, como e quando cada uma delas é mais adequada para sua empresa.
As principais diferenças entre Orçamento Base Zero vs. Orçamento Tradicional
Filosofia de Abordagem
No orçamento base zero, cada departamento ou unidade de negócios parte do zero a cada ciclo orçamentário. Isso significa que todas as despesas e investimentos devem ser justificados independentemente do que foi gasto no ano anterior. Essa abordagem enfatiza a revisão detalhada de todas as atividades e custos, questionando a necessidade de cada uma delas. Em outras palavras, requer uma análise minuciosa por parte de todas as lideranças envolvidas, independente do nível hierárquico, e geralmente envolve a criação de pacotes de decisão que detalham os custos e os benefícios de cada atividade para justificá-las.
Já no orçamento tradicional tende a se basear nos números do ano anterior como ponto de partida. As alocações de recursos são frequentemente feitas com base em incrementos ou decrementos em relação ao ano anterior, presumindo que as atividades e despesas passadas são uma base razoável para o planejamento futuro.De forma geral, é mais simples de preparar, uma vez que se baseia nas alocações anteriores e ajustes incrementais, sendo necessário menos tempo gasto na análise detalhada de todas as despesas durante o processo em comparação a abordagem baseada em zero.
Abordagem de Corte de Custos e Flexibilidade
Enquanto o orçamento tradicional pode ser mais conservador, uma vez que parte do pressuposto de que as despesas do ano anterior são justificáveis em grande parte e os cortes de custos podem ser mais graduais, o orçamento base zero tende a ser mais agressivo na busca por economias e eficiências. Isso porque todas as despesas são reavaliadas sem considerar os dados do passado e portanto reduzir análises enviesadas, resultando em uma redução mais substancial de custos e procura por alternativas às atividades correntes.
Seguindo o mesmo raciocínio, o orçamento base zero também pode ser mais flexível e adaptável às mudanças nas circunstâncias. Uma vez que as alocações não são baseadas em valores pré-determinados do ano anterior, não há limitações ou questões bloqueadoras evidentes para uma distribuição diferente do que já foi desenhado. Isso não significa que o orçamento tradicional seja inflexível, apenas que é mais difícil inovar ou fazer alterações radicais nas alocações, pois elas são influenciadas pelo histórico financeiro.
Foco na Gestão de Recursos e Resultados
O orçamento tradicional tem como padrão a decisão baseada em elementos da despesa e seus insumos, podendo resultar em números desalinhados do restante da estratégia da empresa. Por outro lado, a decisão seguindo o modelo OBZ é focada em produtos finais e seus resultados. Isto o torna mais próximo dos objetivos estratégicos do negócio e 100% orientado a metas.
O orçamento base zero incentiva uma gestão e controle mais rigorosa dos recursos, visto a necessidade de detalhamento, e concentra-se em prioridades e justificativas claras para as despesas, enquanto o orçamento tradicional pode ser menos focado na gestão eficiente de recursos, uma vez que se baseia em padrões preexistentes.
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Resumo das diferenças de cada abordagem |
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| Base Zero |
Tradicional |
| Preocupa-se com os resultados efetivos | Preocupa-se com os meios, pessoal, material e equipamentos |
| Exige avaliação e justificação dos programas existentes e dos novos em igualdade de condições | Dá pouca atenção aos programas e atividades existentes |
| Avalia atividades correntes e alternativas | Estima os custos das atividades correntes |
| Decisão baseada em resultados (produtos finais) | Decisão baseada em elementos da despesa (insumos) |
| Exige mais envolvimento no processo orçamentário das chefias em todos os níveis | Menos envolvimento no processo orçamentário das lideranças dos níveis inferiores da hierarquia organizacional |
| Planejamento financeiro paralelo à elaboração orçamentária | Planejamento financeiro paralelo à elaboração orçamentária |
| Custos são detalhados e justificados, devidamente alocados e alinhados aos objetivos | Custos não são previstos e podem ocorrer desperdícios |
| Planejamento financeiro 100% orientado para atingir metas | Planejamento financeiro pode não estar alinhado à estratégia |
Como Escolher a Melhor Abordagem para Sua Empresa
Ambas as abordagens têm suas vantagens e desvantagens, e a escolha entre elas depende das necessidades e metas específicas de sua empresa.
Existem quatro cenários onde o orçamento base zero é a melhor opção. São eles:
– Se sua empresa está em fase de reestruturação: o OBZ é frequentemente usado em situações de reestruturação, quando há a necessidade de uma revisão completa das operações e despesas da empresa.
– Se há necessidade de racionalizar gastos: se a empresa precisa questionar todas as despesas e buscar economias significativas, o OBZ pode ser a escolha certa.
– Para estimular à inovação e criatividade: o OBZ instiga todos os membros da organização a pensarem com criatividade sobre formas de otimizar os processos e melhorar a rentabilidade.
– Para aumentar a comunicação e coordenação interna: o processo de OBZ pode melhorar a comunicação e a coordenação dentro da organização, uma vez que todas as áreas são envolvidas na revisão detalhada de despesas.
A sua realidade se encaixa em algum desses cenários? Veja como utilizar o OBZ no seu planejamento financeiro e entenda as etapas que o processo exige.
Agora, há casos em que o orçamento tradicional pode ser a melhor opção, como é o caso de empresas mais consolidadas. Alguns dos cenários principais são:
– Quando estabilidade e continuidade são prioridades: se a empresa busca manter a estabilidade e a continuidade em seus processos, o orçamento tradicional pode ser mais adequado.
– Existe um histórico confiável: quando o histórico financeiro da empresa é sólido e as alocações anteriores são consideradas apropriadas, o orçamento tradicional pode ser uma escolha sensata.
– Há ciclos de orçamento frequentes: em empresas que realizam ciclos de orçamento mais curtos e frequentes, como semestrais, o orçamento tradicional pode ser mais prático.
Lembre-se de que não é necessário escolher uma abordagem única e exclusiva. Algumas empresas optam por revezar a metodologia usada de tempos em tempos ou até mesmo combinar elementos do OBZ e do orçamento tradicional para criar um processo que atenda às suas necessidades específicas. O importante é que o processo de orçamento seja adaptado para promover o sucesso e a sustentabilidade da empresa.
Independentemente da sua escolha, você pode contar com o Accountfy para otimizar o seu processo e trazer mais eficiência e credibilidade para o seu planejamento orçamentário. Fale com nossos especialistas e entenda como pode te ajudar!
