A revolução tecnológica tem impactado profundamente a maneira como as empresas operam, oferecendo novas oportunidades para otimizar processos, tomar decisões embasadas e impulsionar o crescimento. E no epicentro dessa transformação, encontram-se os mais diversos tipos de softwares – e o setor financeiro não fica de fora.
À medida que o mundo dos negócios se torna cada vez mais complexo, a necessidade de ferramentas de software de gestão financeira se torna ainda mais evidente. No entanto, escolher o software certo para sua empresa não é uma tarefa simples.
Aqui estão os principais pontos que você deve avaliar ao considerar a contratação de uma plataforma:
Escopo das funcionalidades oferecidas e as necessidades da sua empresa
O primeiro passo é determinar quais funcionalidades são essenciais para sua empresa e quais suas maiores necessidades no momento. Isso inclui a capacidade de gerar relatórios financeiros, acompanhar despesas, criar orçamentos, gerenciar contas a pagar e receber, entre outros, por exemplo. É importante ter estes pontos mapeados durante as etapas de negociação para avaliar com clareza se o software atenderá suas necessidades.
Cada empresa é única, e o software de gestão financeira deve ser adaptável às necessidades específicas do seu negócio. Verifique também se o software permite personalização, como a criação de campos personalizados, para atender às demandas exclusivas de sua empresa.
Além do escopo das funcionalidades, a usabilidade do software desempenha um papel vital. Ele deve ser intuitivo e de fácil utilização para que sua equipe possa tirar o máximo proveito das funcionalidades. A curva de aprendizado deve ser acessível para todos os membros da equipe, garantindo uma transição tranquila para a nova ferramenta.
Integração com outros sistemas
A capacidade de um software de gestão financeira se integrar perfeitamente com outros sistemas é fundamental para otimizar a eficiência operacional de sua empresa. A integração não é apenas uma conveniência, é uma estratégia que pode gerar economia de tempo, reduzir a probabilidade de erros manuais e melhorar a visibilidade dos dados em toda a organização.
Certifique-se de que o software avaliado pode ser integrado com outros sistemas que sua empresa utiliza, como ERPs, sistemas de contabilidade, sistemas de folha de pagamento e sistemas de gerenciamento de estoque, por exemplo. Alguns pontos podem ser muito técnicos sob o ponto de vista de implementação, por isso não hesite em pedir ajuda ao seu time de suporte da ferramenta a ser integrada.
Treinamento e suporte contínuo
A implantação inicial e o treinamento são passos cruciais na adoção bem-sucedida de um software de gestão financeira. É nessa etapa que a maioria dos usuários finais terão seu primeiro acesso. Um treinamento claro e coeso ajuda a deixar o aprendizado mais rápido. Já um processo de implantação cuidadoso evita retrabalhos e dores de cabeça.
No entanto, não se pode subestimar a importância do suporte contínuo, que desempenha um papel vital na garantia do desempenho sustentável e da eficácia a longo prazo do sistema. Por isso, além do suporte de implantação inicial, é essencial que o fornecedor de software ofereça suporte técnico proativo, eficaz e contínuo. O que implica em uma equipe de suporte bem treinada, atualizada e acessível; pronta para ajudar a resolver problemas, responder a perguntas e fornecer orientação quando necessário.
Outros pontos importantes a se observar são os canais de comunicação e assistência oferecidos a clientes, disponibilidade de documentação técnica e manuais e as pesquisas de feedback. Isso porque softwares podem ter instabilidades e erros, o que pode requerer acessos alternativos e respostas ágeis.
O suporte contínuo é uma parte vital do ciclo de vida de um software de gestão financeira. Garantir que o fornecedor ofereça um suporte técnico abrangente, treinamento contínuo e atualizações regulares é essencial para manter sua equipe atualizada e seu sistema operando com o máximo de eficácia ao longo do tempo.
Segurança dos dados
A segurança dos dados é uma prioridade em todas as empresas. E quando falamos de dados financeiros, o impacto de um vazamento pode ser muito maior. Certifique-se de que o software possui medidas robustas de segurança, como criptografia de dados, autenticação de dois fatores e backup regular de informações financeiras.
Certificações de órgãos reguladores como a SOC são um indicativo do comprometimento da empresa com a cibersegurança.
Custo e escalabilidade
Considere o custo do software e como ele se encaixa no seu orçamento. Além disso, avalie a escalabilidade, seja pelo custo variável atrelado a outros fatores, seja pela complexidade da sua operação versus a capacidade de processamento do sistema. À medida que sua empresa cresce, o software deve ser capaz de acompanhar esse crescimento sem a necessidade de mudanças significativas.
Porque escolher o Accountfy?
O Accountfy é uma plataforma projetada para aprimorar a gestão financeira da sua empresa. Com ele, você pode automatizar o processo de fechamento e consolidação das demonstrações financeiras a partir dos dados contábeis, elaborar notas explicativas, gerar relatórios a partir dos dados contábeis e realizar análises gerenciais por meio de filtros variados. Além disso, ele permite acompanhar o desempenho real versus o planejado e modelar o orçamento de maneira simplificada e eficiente.
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Vantagens do Accountfy
- Automatização de Processos: simplifica a rotina financeira e otimiza o tempo da equipe. Com a automação, tarefas repetitivas são eliminadas, liberando sua equipe para se concentrar em análises estratégicas e tomada de decisões.
- Confiabilidade das Informações: Assegura a precisão dos dados e aumenta a confiabilidade das demonstrações financeiras. Com a integração de dados em tempo real, você terá confiança de que está trabalhando com informações atualizadas e precisas.
- Análises e Reports Personalizados: Permite análises profundas e personalizadas, facilitando a tomada de decisões estratégicas. O Accountfy fornece uma variedade de ferramentas de análise para ajudar você a entender melhor o desempenho financeiro da sua empresa e identificar áreas de melhoria.
- Otimização da Gestão Orçamentária: Descentraliza o processo orçamentário e promove o engajamento de toda a empresa. Com a colaboração de toda a equipe na elaboração do orçamento, você terá uma visão mais completa e precisa das necessidades financeiras da empresa.
- Integração de Dados: Unifica as informações financeiras, tornando a gestão mais eficaz. Com a centralização de dados, você terá uma visão holística das finanças da empresa e poderá identificar tendências e oportunidades de forma mais eficaz.
Benefícios para sua gestão financeira
- Precisão e Redução de Erros: O Accountfy elimina o risco de erros humanos na elaboração de relatórios financeiros e demonstrações. Isso resulta em demonstrações financeiras mais precisas, o que é fundamental para a confiabilidade dos dados.
- Aumento da Eficiência: Com a automatização de processos, sua equipe pode realizar tarefas que antes consumiam muito tempo de forma muito mais rápida. Isso libera tempo para análises críticas e tomadas de decisão.
- Maior Visibilidade: O software oferece uma visão abrangente de todas as informações financeiras em um só lugar, o que facilita a análise e a tomada de decisões informadas.
- Colaboração Aprimorada: O Accountfy permite a colaboração de toda a empresa na elaboração do orçamento, promovendo o engajamento de todos os setores e tornando o processo mais aberto e participativo.
Escolher o software de gestão financeira certo é uma decisão estratégica para qualquer empresa. Avalie cuidadosamente esses pontos para garantir que o software escolhido seja o melhor para atender às necessidades financeiras de sua empresa e ajude a impulsionar o sucesso nos negócios.
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