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Prever o futuro financeiro de uma empresa é uma tarefa que envolve uma série de incertezas e desafios complexos. No entanto, essa é uma etapa crucial para o sucesso e a sustentabilidade dos negócios, independentemente do tamanho da organização. A capacidade de antecipar receitas, despesas e tendências financeiras desempenha um papel fundamental na tomada de decisões estratégicas, na alocação de recursos e na mitigação de riscos.

O Orçamento Base Zero (OBZ) é uma metodologia de planejamento financeiro que surgiu na década de 1970 nos Estados Unidos e se popularizou mundialmente. Seu principal objetivo é fazer com que cada área da empresa detalhe todos os gastos previstos e orce individualmente cada centro de custo a partir do zero, sem considerar dados históricos. Ou seja, cada despesa é tratada como uma nova iniciativa e é preciso provar sua necessidade a cada planejamento ou revisão.  

O planejamento financeiro é um pilar crucial da gestão empresarial, e a forma como uma empresa elabora seu orçamento pode ter um impacto significativo em sua eficiência, rentabilidade e capacidade de adaptação às mudanças.

Segundo Jeff Schmidt, vice-presidente de modelagem financeira do CFI – Corporate Finance Institute, o orçamento base zero (OBZ) é uma técnica que aloca fundos com base na eficiência e na necessidade e não no histórico. Nesse sentido, o OBZ contempla apenas as operações e despesas essenciais à condução do negócio.

Essa metodologia se ajusta às metas de curto e médio prazos e tem sido utilizada com frequência por lideranças financeiras, principalmente diante da necessidade de decisões corporativas mais ágeis e precisas.

Empresas que buscam controle orçamentário têm no OBZ uma estratégia para aumentar as margens sem alterar demasiadamente suas rotinas, o que auxilia a gestão financeira em períodos de instabilidade econômica.

Continue a leitura e fique por dentro dos principais benefícios e dicas de como implementar o orçamento base zero em sua empresa.

Benefícios de implementar o orçamento base zero

Vimal K Ramamurthy, consultor parceiro da EY Índia, afirma que, após a pandemia, muitas empresas adotaram o orçamento base zero para reduzir custos essenciais e se concentrar em suas prioridades, resultando em benefícios estratégicos.   

O orçamento base zero é um dos principais métodos para controlar os custos, e o papel do CFO e de outros profissionais da área financeira é fundamental neste processo. Juntos, eles devem acompanhar periodicamente o andamento do orçamento, tomar as medidas corretivas necessárias e converter a prática em benefícios tangíveis à organização.

Ramamurthy ainda afirma que a adoção e implementação do orçamento base zero pelas organizações, em todos os setores, pode resultar em:

– Otimização de custos globais da operação;

– Contribuição aos objetivos estratégicos do negócio;

– Criação de fundos para um futuro mais sustentável;

– Impulso na agenda de transformação da empresa.

Ao final, as economias feitas por meio do processo de orçamento base zero e os recursos humanos liberados podem ser direcionados para projetos de alta prioridade, gerando valor em  longo prazo para os negócios.

O portal Accounting Tools reuniu vantagens do orçamento base zero. Entre elas:

Análise de alternativas – O orçamento base zero faz com que os gestores identifiquem formas alternativas de realizar cada atividade, como mantê-la internamente ou terceirizar, bem como os efeitos de diferentes níveis de gastos. 

Inflação orçamentária reduzida – Uma vez que os gerentes devem vincular os gastos às atividades, torna-se menos provável que eles possam inflar artificialmente seus orçamentos, sendo mais fácil detectar alterações.

Comunicação aprimorada – O orçamento base zero tende a desencadear um debate entre a equipe de gerenciamento sobre os planos da empresa e como eles devem ser alcançados.

Eliminação de atividades não essenciais – O OBZ incentiva os gerentes a decidirem sobre quais atividades são mais críticas para a empresa. Ao fazer isso, eles podem eliminar ou terceirizar aquelas não essenciais.

Identificação de redundâncias – Implementar um orçamento base zero pode revelar que certas atividades estão sendo conduzidas por outros departamentos, levando à eliminação daquelas  fora da área de competência habitual.

Revisão mais abrangente – O uso regular do OBZ torna mais provável que todos os aspectos contábeis de uma empresa sejam examinados periodicamente.

Alocação de recursos – Se o processo for conduzido tendo em mente os objetivos gerais da empresa, haverá um forte direcionamento de fundos para as áreas mais necessitadas.

A consultoria Deloitte publicou um relatório que oferece uma visão geral sobre o orçamento base zero, citando também alguns exemplos de como o setor privado pode se beneficiar dele.

O estudo menciona que o OBZ pode ser especialmente útil às organizações com uma realidade financeira complexa, envolvendo fusões ou aquisições.

É o caso da 3G Capital, que adotou a abordagem base zero na rotina orçamentária das suas empresas adquiridas, como a AB InBev e Heinz. Em ambos os casos, esta prática significou uma mudança radical nos processos de orçamentação, com o objetivo maior de proporcionar e reter economias significativas, resultando:

– Em números mais justificáveis e alinhados à estratégia da empresa;

– Na ampla colaboração entre a organização e lideranças;

– Na melhora operacional e eficiência da área financeira.

Dicas para implementar o orçamento base zero

1. Determine os objetivos do orçamento base zero

O controller Justin Ueland, em artigo para o portal FP&A Trends, afirma que o primeiro passo para implementar um orçamento base zero é determinar seus objetivos.

Segundo ele, as empresas usam este tipo de orçamento para diferentes finalidades: reduzir custos, obter maior visibilidade das contas e controle sobre gastos, alcançar uma gestão orçamentária mais fluída, etc. Independente de qual será o objetivo do OBZ, é importante defini-lo com clareza, pois este fator irá nortear o processo orçamentário como um todo.

Para auxiliar na definição dos objetivos, pergunte-se:

– Qual é a meta total de redução de custos?

– Essa redução se dará de forma lenta ou imediata?

– Qual é o nível de influência da organização nesse processo?

– Existe um planejamento para adoção do OBZ? 

– Após sua implementação, quem estará no controle das informações?

A Integration Consulting, empresa de Consultoria Empresarial, publicou um conteúdo no qual reforça a necessidade de compreender o status quo da empresa e, só a partir daí, estabelecer os objetivos.

Ela afirma que analisa primeiramente os dados históricos, realiza entrevistas com as lideranças, compreende a estratégia da empresa, e as mudanças culturais necessárias para implementar o OBZ. Com isso, é possível chegar a um acordo sobre os objetivos do projeto e a dinâmica de implementação.

2. Mobilize o time e incentive a mudança

Luke Pototschnik, Mark Austin, Jaclyn Inglesby e Julie Graham, todos os quatro diretores do Boston Consulting Group, em artigo, afirmam que implementar o orçamento base zero pode trazer significativas transformações às empresas. Esse entendimento motivou a criação da expressão ZBT – Zero Base Transformation – transformação base zero em português.

Contudo, essa transformação irá depender de uma mudança de pensamento e novas formas de se trabalhar na área financeira. E isso deve começar no topo: o CEO e o CFO precisam estar ativamente envolvidos não apenas na adoção do OBZ, mas também em articular como o método contribuirá para o crescimento de longo prazo da empresa.

Keith Ferrazzi, consultor em performance empresarial, em contribuição para a Forbes, revela que CFOs com visão de futuro estão abraçando a oportunidade de ajudar a definir métricas que apoiam culturas de trabalho positivas. E a adoção do orçamento base zero é um bom exemplo dessa mudança.

O Gartner, em seu Gartner para Líderes Financeiros, Orçamento com base em zero: quando e como fazê-lo, ressalta dois pontos relacionados ao time financeiro:

Liderança comprometida – Garanta o endosso dos líderes financeiros para que disseminem uma mensagem clara sobre a adoção do orçamento base zero entre os demais líderes.

Talento – Treine gerentes de centros de custo ou de outros departamentos sobre como fazer um orçamento a partir do zero.

3. Busque um modelo de gestão transparente

Jackie Wiles, diretora de conteúdo do Gartner, em artigo, afirma que um dos aspectos fundamentais para implementar o OBZ é garantir a transparência financeira no processo.

Para isso, ela observa os seguintes pontos:

– Considere o equilíbrio entre as atividades e o custo dessas, para melhor identificar quais investimentos estão agregando valor e quais não estão. 

– Detalhe se esses custos são variáveis, fixos ou podem ser cortados em curto prazo.

– Verifique o impacto nos custos diante de alteração de gastos, por exemplo, multas contratuais, custos de rescisão, etc.

Sem esse nível de transparência, você não poderá ver as ineficiências ocultas nos serviços/projetos/iniciativas e não identificará os comportamentos que precisam ser corrigidos para alterar os custos.

Kweilin Ellingrud, executiva da McKinsey, em contribuição para a revista Forbes, vai na mesma direção e comenta que promover a transparência orçamentária é essencial em um OBZ.

Segundo ela, essa visibilidade em uma organização é capaz de apontar os recursos que não estão sendo usados ​​em todo o seu potencial e aqueles que podem ser realocados para um melhor retorno em áreas como marketing, pesquisa e desenvolvimento ou melhorias na cadeia de suprimentos.

4. Invista em tecnologia no orçamento base zero

Wigbert Böhm, um dos sócios da McKinsey, afirmou em entrevista para o conselho editorial da própria consultoria, que ferramentas e sistemas digitais são os maiores facilitadores à implementação do OBZ. Segundo o executivo, a digitalização está permitindo que empresas possuam repositórios de dados financeiros, gerando maior transparência e um detalhamento preciso na gestão orçamentária.

A tecnologia além de oferecer  transparência, permite uma análise detalhada de gastos em uma unidade de negócios ou entre unidades de negócios, de acordo com o centro de custo, categoria de custo e, às vezes, fornecedor.

Steve Berez, Gary Clare e Prasad Narasimhan, sócios da Bain & Company afirmam em artigo que, as tecnologias de automação e tomada de decisão estão expandindo o potencial de uma abordagem voltada à redução de custos, um dos objetivos centrais do OBZ. 

Mesmo entre as empresas que adotam o orçamento de base zero, poucas exploram todo o potencial das tecnologias, cada vez mais disponíveis e acessíveis para ajudar na automatização de tarefas, no gerenciamento de processos e na tomada de decisões. Os executivos citam três fatores de diferenciação quanto à implementação do orçamento base zero:

Custo e eficiência – A automação de tarefas e processos por meio de softwares reduz significativamente os custos de um orçamento tradicional, geralmente de 25% a 50%, podendo chegar até 65%. Também pode melhorar a eficiência, permitindo que essas atividades sejam executadas ininterruptamente.

Processos mais eficazes – A automação facilita a redução de erros e acelera o tempo de resposta para os clientes. Ela também permite que os dados sejam coletados e organizados rapidamente, permitindo que as empresas otimizem seus processos, façam previsões melhores e atendam aos requisitos legais com mais eficiência.

Percepções – Além de ampliar a eficiência no manejo dos dados, o uso da tecnologia ajuda a fornecer insights que levam a novos produtos e serviços e aprimoramento das entregas atuais.

5. Controle e monitore o orçamento

Jack Willes do Gartner, comenta em artigo que é importante manter uma revisão abrangente e regular dos custos e das suas variações, pelo menos trimestralmente e talvez mensalmente, para um melhor alinhamento com as prioridades do negócio e conter oscilações.

Este monitoramento garante que os gastos e as previsões permaneçam em conformidade com as atividades e os resultados esperados, conforme os objetivos do OBZ. Para isso, a consultoria indica o uso de métricas e KPIs para medir o valor e alinhar os gastos com as expectativas.A sócia da Setting Consultoria, Vera Maria Stuart, também afirma, em artigo, a importância dos indicadores na manutenção da eficácia do orçamento base zero. Segundo ela, é importante mensurar e acompanhar os resultados periodicamente. Para isso, os indicadores-chave de desempenho podem ser ótimas ferramentas.

Ueland, em outro artigo para o portal FP&A Trends afirma que, após a conclusão do orçamento e decisões sobre volume e taxa, é preciso manter um forte monitoramento e controle ao longo do ano. À medida que as variações negativas começam a se materializar, elas devem ser compreendidas e corrigidas.

O monitoramento também irá destacar as áreas de oportunidade para o próximo ano, possibilitando uma visão mais a longo prazo aos gestores financeiros.

O IBGE, Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística, define a inflação como o nome dado ao aumento dos preços de produtos e serviços. Ela é calculada pelos índices de preços, comumente chamados de índices de inflação.

Dois dos mais importantes índices são o IPCA, Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo, que monitora a variação nos preços dos produtos de mercado para o consumidor final; e o INPC, Índice Nacional de Preços ao Consumidor, que calcula a variação mensal de uma cesta de produtos e serviços consumidos pelas famílias.

 Conforme publicado pela Agência IBGE, a inflação em 2022 foi de 5,79%, sendo que em dezembro ela veio acima do esperado pelo mercado: o consenso era de 0,49%, mas o IPCA teve alta de 0,62%. O acumulado em 12 meses foi o menor desde março de 2021.

Em contrapartida, 2023 já se anuncia como um ano desafiador e as projeções atualizadas do boletim Focus e Ipea (Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada) sugerem atenção redobrada de gestores e líderes de finanças.

Panorama e expectativas para inflação

A Carta de Conjuntura, boletim trimestral produzido pela Diretoria de Estudos e Políticas Macroeconômicas do Ipea, em sua visão geral, aborda aspectos relevantes sobre a inflação para 2023, dentre eles:

1. O quadro mundial continua piorando, com inflação alta, elevação de juros e desaquecimento do nível de atividade.

2. No Brasil, sob o impacto da política monetária apertada, o ritmo de expansão da atividade econômica em outubro e novembro de 2022 já dá sinais de arrefecimento na indústria e nos serviços.

3. A taxa prevista para o IPCA e INPC para este ano é de 4,9%. 

4. O mercado de trabalho, por sua vez, segue em trajetória positiva, marcado pela queda da taxa de desocupação e, mais recentemente, pela recuperação dos rendimentos.

5. O crescimento da massa salarial real também corrobora o quadro positivo do mercado de trabalho. 

6. No mercado de crédito, enquanto a inadimplência e o comprometimento de renda preocupam, o volume de concessões apresenta acomodação. 

7. A taxa média de juros de operações é outro fator que limita o mercado de crédito, encontrando-se em sua máxima dos últimos anos, embora, no último trimestre de 2022, tenha havido desaceleração no seu crescimento.

8. As contas do setor externo apresentaram comportamento positivo, apesar das incertezas e turbulências externas e internas. As contas públicas do governo central fecharam 2022 com resultados positivos, quando comparadas a 2021.

9. Para 2023, a discussão recente tem se concentrado nas mudanças a serem realizadas no orçamento federal e no arcabouço de regras fiscais, visando acomodar os aumentos de despesas desejados pelo novo governo. 

10. A previsão para a expansão do PIB em 2023 foi revisada de 1,6% para 1,4% e continua acima das expectativas de mercado, que giram em torno de 0,7%. Tal divergência se explica fundamentalmente pela previsão mais alta de crescimento do setor agropecuário.

O Observatório FIESC, plataforma de inteligência para o setor da indústria, publicou o Boletim de Expectativas de Mercado, que compila dados atualizados sobre a inflação em janeiro de 2023 e outros indicadores, entre eles:

Inflação – Na terceira semana de janeiro, as expectativas para o IPCA do boletim Focus tiveram aumento pela sexta semana consecutiva, passando de 5,39% para 5,48%. Isso significa que o mercado encontra-se menos confiante de que o Bacen conseguirá cumprir a meta de inflação estabelecida para este ano, que é de 3,25%, com limite máximo em 4,75%.

Para 2024, o índice também voltou a subir, ficando em 3,84%. Esse movimento está associado às sinalizações da política econômica do governo federal na última semana.

IPCA 15 – O repórter de economia Daniel Silveira, noticiou no Portal G1 que o IPCA 15 (considerado a prévia da inflação oficial do país) acelerou na comparação com dezembro pressionado, principalmente, por saúde e cuidados pessoais e alimentação e bebidas, ficando na casa dos 0,55% em janeiro.

IGP 10 – Segundo a FGV, o Índice Geral de Preços 10 (IGP 10) alcançou variação 0,05% em janeiro de 2023. Com esse resultado, o índice acumula alta de 4,27% em 12 meses. 

SELIC – Neste ano, estima-se um patamar de 11,75% a.a e 9,50% a.a. em 2024.

Dívida líquida do setor público – As expectativas para 2023 recuaram pela segunda semana consecutiva, migrando de 61,85% para 61,60% do PIB. Também houve recuo nas estimativas para os próximos três anos.

O último relatório da XP Investimentos (Brasil Macro Mensal) prevê que a inflação de 2023 será em grande parte impulsionada pelo avanço de preços administrados, sobretudo pelos aumentos de gasolina. Já entre os preços livres, a desinflação de alimentos e bens industriais compensarão parcialmente a inflação de serviços ainda elevada.

O estudo ainda aponta uma tendência de leve desaceleração da inflação até junho, sendo que após esse período os índices voltarão a subir até fecharmos o ano com uma inflação acima do teto para 2023.

Como a inflação impacta o planejamento financeiro

Gestores buscam desenvolver estratégias para reduzir o impacto de futuros prejuízos, tendo no planejamento e na gestão financeira um dos seus principais alicerces.

Keith Suchodolski, CFO do Banco Kearny, em artigo para o portal de finanças SF Magazine, afirma que pandemia do Covid-19 “ensinou” às organizações a capacidade de planejar estrategicamente e ajustar o curso das suas ações conforme as mudanças globais.

Para tanto, analisar o cenário atual e ficar atento às perspectivas econômicas é de particular importância para os gestores financeiros, sendo que estes executivos normalmente operam com uma estratégia voltada para o futuro.

Além disso, o executivo menciona que qualquer plano estratégico precisa enfatizar a avaliação de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, por meio da ferramenta de análise estratégica SWOT. E uma inflação elevada é considerada uma ameaça às organizações.

A ACSP (Associação Comercial de São Paulo) explica como a inflação impacta no planejamento financeiro das empresas. Segundo a entidade, existem basicamente duas causas para o aumento dos preços: oferta e demanda.

Se os insumos necessários para certa produção ficam mais caros, por exemplo, isso acarreta em um aumento da inflação que impacta diretamente as empresas. Além disso, o excesso de procura por algum produto ou serviço também aumenta os preços.

Com a inflação mais alta, os custos de matéria-prima também tendem a subir, elevando os gastos com a fabricação de produtos e fornecedores, gerando uma onda de impacto sistêmico.

De modo geral, três segmentos de negócios são mais impactados:

Pequenos negócios – Segmento mais sensível às variações dos preços. Isso porque o aumento dos custos de produção e manutenção podem diminuir significativamente o volume de vendas. 

Produtos e serviços não essenciais – Este segmento também sofre com a alta inflação, uma vez que as pessoas passam a priorizar itens básicos ao invés daqueles não essenciais. 

Comércio de importados – São afetados diretamente pela desvalorização da moeda, que reflete no bolso dos clientes também de forma direta.

Martin Kirsten, colunista do The Capital Advisor, site especializado em finanças, afirmou que a recente escalada da inflação no País travou os planos de expansão das empresas. Sobre este fenômeno, separamos alguns pontos importantes citados pelo autor que impactam diretamente no planejamento financeiro:

– A inflação não permitiu que as empresas tivessem previsão orçamentária sobre a  matéria-prima e o frete no mês seguinte.

– Empresas tiveram que engavetar investimentos importantes para a melhoria do processo produtivo, bem como mudar modelos de vendas e reajustar os preços mais vezes durante o ano, para não comprometer suas margens.

– Os preços altos comprometem a renda da população. Consequentemente, o consumo cai e as vendas das empresas diminuem.

– Com faturamento menor, as companhias não têm capacidade para investir: seja em infraestrutura, estoque, pessoal ou aplicações financeiras. A consequência disso é a redução da mão de obra, o que eleva o desemprego.

O portal de conteúdos financeiros InfoMoney publicou um Guia sobre inflação e seus impactos. Do conteúdo, destacamos um exemplo prático sobre rendimento frente à inflação.

O rendimento real ou a rentabilidade real é aquela obtida em uma aplicação, descontada a inflação. Por exemplo, se uma empresa optou por um investimento que resultou no retorno de 10% ao ano e a inflação no período foi de 2% ao ano, a rentabilidade real foi de 8%.

Todavia, se determinado investimento teve esse mesmo rendimento, de 10% ao ano, em um período em que a inflação foi de 11%, a rentabilidade real foi negativa: isto é, mesmo rendendo alguma coisa, o investidor “perdeu” dinheiro. 

Como se preparar para os efeitos da inflação? 

Até algum tempo atrás, era comum as empresas basearem suas decisões somente em informações financeiras, mas em um contexto cada vez mais globalizado e tecnológico, outros critérios precisam ser considerados pelos gestores.

Um deles é a possibilidade de prever diferentes cenários para se planejar e conseguir reagir rapidamente às novidades, por meio da modelagem financeira, por exemplo.

Segundo o Corporate Finance Institute, a modelagem financeira é um processo usado para prever o desempenho financeiro de uma empresa no futuro, baseando-se nas suas demonstrações anteriores e suposições sobre os próximos períodos e, assim, avaliar seus riscos e retornos. Pode ser feita através de ferramentas específicas ou planilhas.

Por exemplo, para a renegociação com fornecedores, a modelagem pode considerar o prazo do contrato e diferentes premissas, como metas de vendas e os juros. Assim é possível prever qual o melhor momento para a nova data de pagamento e quais argumentos podem ser usados para o convencimento do fornecedor.

Cabe destacar a importância de considerar a maior variedade de cenários possíveis, desde o mais pessimista, moderado ou otimista. Assim, eventos como inflação e taxa de juros elevada, que afetam diretamente a produção de uma empresa, podem ser previstos e mitigados.

Segundo a Redatora Vitória Freitas, em artigo para o Ecommerce na Prática, empresa de educação à distância voltada ao empreendedorismo, a inflação gera efeitos na gestão das empresas, mas que precisam ter seu impacto financeiro compensado:

Repasse de preços – Tendo em vista o aumento dos custos de fabricação de produtos, muitas empresas não têm outra alternativa senão repassar esses preços para seus consumidores.

Essa é uma estratégia que precisa ser bem planejada pois blinda o fluxo de caixa da empresa dessas variações mas, ao mesmo tempo, pode representar a perda de alguns clientes. Por isso, antes de implementar, leve em consideração os seus concorrentes, o seu nicho de mercado e a força que a sua marca tem no segmento.

Reduza custos e controle despesas – Para funcionar de forma saudável, uma empresa precisa ter os seus custos fixos e variáveis bem controlados. Defina, por exemplo, quais os elementos do seu negócio que precisam de constante reinvestimento e como esse processo pode ser otimizado. 

Também é importante que você mapeie quais desses investimentos estão ligados à geração de receita. Dessa forma, você poderá decidir quais os custos que valem a pena e quais podem ser cortados. 

Aumente o giro do negócio – Outro ponto que precisa de atenção é o giro da empresa. E uma das alternativas nesse caso é variar o mix de produtos. Isso pode ajudar a aumentar a margem de lucro e elevar o volume de vendas totais.  

Cuidado ao retirar o pró-labore – Por último, mas não menos importante: a retirada do pró-labore também pode ser impactada pela inflação. 

Muitos empreendedores, sobretudo no início das operações, costumam medir a retirada dessa quantia de acordo com o faturamento, sem considerar os custos envolvidos no gerenciamento do negócio. 

O resultado disso é uma empresa sem fôlego para crescer, que fica ainda mais suscetível às variações inflacionárias.

O coordenador de Educação e Orientação Financeira do SEBRAE, Ricardo Abreu, em artigo, levanta diversos cuidados importantes para o empreendedor, dos quais citamos alguns pontos-chave que podem ajudar no combate aos efeitos da inflação.

1. Preveja o cenário

Primeiramente, a empresa deve fazer um levantamento das despesas previstas para os próximos três meses, separando os valores de acordo com o tipo de despesa.

2. Analise suas despesas

Ao conhecer as despesas a serem pagas nos próximos meses, o empreendedor encontrará maior facilidade para definir as ações corretivas, priorizando as despesas com maior impacto nos negócios e que sejam passíveis de negociação. 

3. Ajuste os gastos

Com uma possível redução no faturamento, o empreendedor deve ajustar seus custos de acordo com essa situação econômica, tomando as seguintes providências: 

 – Negocie com fornecedores um aumento nos prazos de pagamento dos seus compromissos;

– Havendo dívidas, procure renegociar visando também aumentar o prazo de pagamento com uma taxa de juros compatível à sua realidade;

– Evite despesas que não sejam extremamente necessárias à continuidade dos negócios, pois elas podem afetar a sua liquidez, já comprometidas pela alta de preços.

Já o portal de orientações financeiras Itaú Meu Negócio, em parceria com o site Pequenas Empresas & Grandes Negócios, ensina como reduzir os custos de uma empresa diante da inflação. Destacamos alguns pontos importantes:

Reveja os custos fixos – É importante identificar desperdícios e conscientizar equipes sobre o uso responsável de recursos. Avalie o que é realmente indispensável para a operação e tente levantar pelo menos três orçamentos diferentes para cada serviço contratado. 

Avalie os custos variáveis – Analise as despesas atreladas diretamente ao aumento de produção ou receita e calcule a porcentagem de vendas que elas representam. Por exemplo: a expansão de 20% da produção pode gerar um acréscimo significativo de despesas com energia e contratação de mão de obra temporária. Contudo, tais valores devem ser inferiores às vendas resultantes dos investimentos.

Reorganize o estoque – Levante o histórico dos últimos 12 meses e liquide produtos que não registraram vendas significativas durante o período. As vantagens de um estoque enxuto incluem, na maioria dos casos, um custo significativamente menor.

Faça um orçamento mensal – Este planejamento pode ser feito em uma planilha simples ou através de um software de gestão contábil que reúna todas as entradas e saídas da empresa durante um ciclo de 30 dias. A partir daí, pode-se identificar os gargalos mais urgentes e fazer os ajustes necessários em um espaço curto de tempo.

Na área financeira, a revisão orçamentária significa fazer ajustes de acordo com fatores externos e cenários econômicos adversos, muitos dos quais são impossíveis de prever.

Sendo assim, a revisão do orçamento é uma correção dos rumos para os gastos de um determinado período, diretamente associada ao planejamento orçamentário e que prepara a companhia para o período, reduz riscos e maximiza oportunidades.

Neste post, vamos detalhar diversos pontos que envolvem a revisão de um orçamento e como tornar este processo mais eficiente dentro da empresa. Ao final, mostramos como a tecnologia pode auxiliar na construção e revisão de orçamentos.

O que é a revisão orçamentária empresarial

O escritório de finanças e tesouraria da universidade estadunidense de Princeton publicou, em seu site, que a revisão e o monitoramento orçamentário são dois componentes essenciais à gestão financeira, no sentido de identificar erros, anomalias, possíveis problemas de conformidade e variações orçamentárias significativas. O SEBRAE explica que o processo de revisão de um orçamento existe para corrigir eventuais erros, sendo indispensável que haja um acompanhamento constante. 

Vendas abaixo do estimado ou despesas acima do previsto, por exemplo, podem significar a necessidade de correções. Quanto antes as correções forem realizadas, menores serão os impactos no balanço da empresa e eventuais prejuízos.

Reuniões mensais, não muito distantes do encerramento do mês, são um bom exemplo de ações de acompanhamento. Nelas, os times podem discutir o desempenho das áreas e apresentar sugestões, como descontinuidade de um produto e melhorias na gestão de despesas.

Segundo o escritor de finanças Tim Stobierski, em artigo publicado no portal da Harvard Business School, o orçamento de uma organização determina como ela alavanca o capital para trabalhar em direção às metas. Por esse motivo, a capacidade de preparar e também revisar um orçamento é uma das habilidades mais importantes para qualquer líder de negócios.

O portal contábil AccountingTools, ao explicar os passos para elaborar um orçamento, reforçou três pontos que sintetizam o processo de revisão:  

Revise o orçamento – Convoque a equipe de gerenciamento para revisar o orçamento ponto a ponto. Destaque possíveis restrições e quaisquer limitações causadas por problemas financeiros. Lembre de anotar todos os comentários feitos pela equipe e encaminhe essas informações aos responsáveis pelo orçamento inicial, incluindo as observações e solicitações para alterar o documento.

Monitore o processo – Rastreie solicitações de alteração de orçamento pendentes e atualize o modelo de orçamento com novas revisões conforme elas chegam.

Emita o orçamento – Crie uma versão revisada e distribua a todos os destinatários envolvidos no processo.

Por que uma empresa deve revisar o orçamento

Um dos colaboradores da empresa de capacitação profissional BCN Treinamentos, Carolina Aleixo, em artigo, cita dois exemplos mercadológicos que ajudam a explicar por que uma empresa deve revisar seu orçamento e como isso pode afetar a sua realidade:

Exemplo 1 – Entrada de concorrente

Uma loja de material esportivo consolidada no mercado é surpreendida pela chegada de uma concorrente estrangeira que possui uma rede de estabelecimentos e ótima estrutura.

Com isso, a loja de material esportivo tem a necessidade de rever seu orçamento e analisar a possibilidade de expansão, bem como elevar o investimento nas áreas de marketing e vendas para não perder seus clientes para a concorrência. Nesse caso, uma profunda revisão orçamentária torna-se necessária e também urgente. 

Exemplo 2 – Aumento de receita

Já em outro momento, essa mesma loja tem um aumento inesperado da receita por conta do sucesso de um determinado produto e isso também faz surgir a necessidade de revisar o orçamento, considerando o impacto das vendas e alocação de recursos. Sendo assim, os gestores podem escolher as áreas que ganharão mais recursos ou projetos que serão colocados em prática visando este crescimento. 

Passos para uma revisão orçamentária com eficiência

Vicki Benge, colaboradora do portal de boletins informativos CHRON, pertencente à gigante de comunicação Hearst, em artigo, listou 5 passos para uma revisão orçamentária: 

1- Avalie os orçamentos atuais e passados

O primeiro passo em um processo de revisão é examinar o orçamento atual e comparar os gastos das alocações com base nos resultados anteriores. As categorias que falham repetidamente são aquelas que mostram os mesmos superávits e devem ser reavaliadas e revisadas.

Por exemplo, suponha que uma empresa trabalhe com um orçamento anual e tenha um superávit recorrente em fundos alocados para matérias-primas. Imagine que a mesma empresa experimente repetidamente um déficit no frete. 

Durante o processo de revisão orçamentária, o excedente médio de matéria-prima poderia ser realocado para o frete. No entanto, as áreas que apresentam um déficit recorrente precisam ser analisadas para descobrir por que suas operações excedem continuamente diante da alocação orçada.

2- Envolva os funcionários das áreas que precisam revisar seus orçamentos

Normalmente, empresas com vários departamentos e suas respectivas chefias podem ter seus orçamentos submetidos a um processo de revisão. Nesse sentido, cada gestor será  responsável pelo desenvolvimento e implementação de meios para revisar uma parte designada do orçamento para maximizar a receita geral.

3- Faça revisões mais recorrentes em projetos de curto prazo

Se uma empresa tem planos para expandir, por exemplo, e isso levará três anos para acontecer, ela pode precisar de revisões recorrentes do orçamento durante esse período para atender às metas de curto prazo. 

Após esse tempo, a empresa pode voltar para um orçamento mais fixo com metas de longo prazo. Além disso, uma empresa que introduz um novo produto pode precisar revisar continuamente o orçamento até que os números reais dos custos de produção e receita de vendas sejam comprovados e haja um equilíbrio entre eles.

4- Considere a revisão no caso de eventos isolados importantes

Parte de um processo de revisão do orçamento é fazer concessões para um evento único. Por exemplo, considere que uma empresa tenha um problema com peças ou suprimentos defeituosos e precise fazer ajustes para refazer a produção no curto prazo. Os gastos excessivos decorrentes dos processos anteriores devem ser contabilizados no orçamento por meio de revisão pontual.

5- Avalie continuamente suas revisões 

Um processo de revisão orçamentária não é uma atividade única. Em uma operação comercial bem gerenciada, cada novo orçamento é avaliado continuamente quanto à sua eficácia. Eles devem ser revistos regularmente, em parte ou no todo, com o objetivo de aumentar os lucros sem diminuir a qualidade dos produtos ou serviços prestados.

Dentro deste processo de avaliação contínua, a universidade de Southampton reforça, através de dicas, que as empresas devem monitorar seus orçamentos, criando agendas regulares que tratem do tema como prioridade, sem ter que esperar que as reuniões de urgência aconteçam. Dentro deste aspecto, a Universidade ressalta outros três pontos importantes:

Prepare-se para as reuniões

Antes de realizar uma reunião de revisão do orçamento, examine documentos e pontos de discussão relevantes, por exemplo:

– Identifique as estimativas que tenham sido feitas na preparação do orçamento original, e avalie o impacto sobre o orçamento atual;

– Procure saber a opinião de outros colaboradores, não necessariamente envolvidos na própria reunião de revisão orçamental;

– Esteja aberto a receber feedbacks sobre o seu orçamento, seja do seu gestor ou dos membros da equipe envolvidos na construção e revisão do seu orçamento. 

Concentre-se nas questões principais

Foque nos pontos mais importantes e sensíveis do orçamento, não entrando em detalhes mais superficiais.

Reveja cuidadosamente

É importante refletir sobre todos os aspectos do processo orçamental, desde a elaboração e negociação ao controle do documento durante todo o período de orçamentação. 

Se você usa planilhas, é preciso levar em consideração a possibilidade de erros. Nesse sentido, o Corporate Finance Institute, estima que 88% das planilhas contenham erros.

Tal dado serve de alerta para que contadores e controllers redobrem sua atenção na hora de construir e revisar um orçamento. Segundo o Instituto, os erros mais comuns estão nas categorias preenchimentos de dados, cálculo, fórmula e formatação.

6 – Verifique as receitas e despesas

O NI Business Info, Guia com informações sobre revisão de orçamento, oferecido pela Invest Northern Ireland, Agência Regional de Desenvolvimento Econômico da Irlanda do Norte, destaca a importância de verificar receitas e despesas e como proceder.

Segundo o Guia, para aferir a receita real, a cada mês, você deve compará-la com seus orçamentos. Para fazer isso, as empresas devem:

-Analisar os motivos que geraram déficits: por exemplo, volumes de vendas mais baixos, mercados estagnados e produtos com baixo desempenho;
-Considerar estes motivos dentro de uma alta rotatividade: por exemplo, avalie também suas metas, talvez elas podem estar muito baixas;

-Comparar o cronograma de suas entradas com suas projeções e verificar se há adequação contábil.

A análise dessas variações ajudará você a definir orçamentos futuros com mais precisão e também permitirá que você tome medidas quando necessário.

Para um melhor controle das despesas, faça uma revisão comparando-as com os itens do seu orçamento. Isso ajudará você a prever custos futuros com maior confiabilidade. Neste caso, você deve:

-Observar como seus custos fixos diferem de seu orçamento;

-Verificar se seus custos variáveis ​também estão de acordo com seu orçamento. Normalmente, eles ​​se ajustam de acordo com seu volume de vendas;

-Analisar quaisquer razões para mudanças na relação entre custos e volume de negócios;

-Verificar quaisquer diferenças no cronograma de suas despesas, por exemplo, observando as condições de pagamento dos fornecedores. 

7- Tome as medidas corretivas adequadas

A universidade de Southampton também citou que, diante de problemas, certifique-se de que todos estão de acordo quanto às medidas corretivas e os ajustes orçamentários. Ademais, atribua responsabilidades, documente tudo o que foi acordado e emita a nota da reunião no prazo de 24 horas.

8- Comunique o andamento dos processos

No entendimento da instituição de ensino, pode ser motivador para sua equipe ou departamento ouvir boas notícias, por exemplo, que o seu orçamento está 20% à frente da projeção para o trimestre. Da mesma forma, não retenha más notícias, a menos que haja uma razão muito boa para isso. 

9- Estabeleça pontos-chave de aprendizagem

Depois de ter tido a oportunidade de realizar uma ampla e minuciosa revisão e avaliar as opiniões do time de finanças, é importante enumerar as principais lições aprendidas. Estas devem ser traduzidas em pontos de ação acordados e postos em prática.

Em complemento a todos estes passos, destacamos o que pensam três membros do Conselho Empresarial da revista Forbes sobre a importância de revisar um orçamento:

Realize avaliações ao final de cada mês

Maurice Harary afirma que, ao final de cada mês, você deve revisar todas as despesas em seu cartão de crédito, extrato bancário e folha de pagamento para garantir que as informações batem com a realidade. Também é o momento de fazer uma avaliação dos seus gastos e o que valeu a pena ter investido. 

Mantenha uma agenda de revisões de custos

Natalie Barnes diz que compreender as demonstrações financeiras é uma necessidade fundamental ao administrar um negócio. Nesse sentido, agendar revisões de custos envolvendo serviços públicos, seguros, publicidade, entre outros, pode ajudar a diminuir as despesas gerais.

Reconciliar mensalmente

Para Muraly Srinarayanathas, a reconciliação contábil consiste na verificação dos saldos contábeis com documentos e informações provenientes de fontes independentes, no intuito de identificar irregularidades, analisá-las e refletir sobre os devidos ajustes na contabilidade. Por isso, é importante acompanhar tudo para ter uma visão geral e identificar áreas de maior eficiência orçamentária.

Se você não estiver rastreando com precisão e consistência, poderá ignorar gastos redundantes ou desnecessários. Embora possa ser tedioso, a reconciliação mensal é fundamental, acrescentou o membro do conselho.

Pontos importantes na hora de revisar seu orçamento

No início de cada ano é comum traçarmos metas e projeções financeiras e nos questionarmos sobre os próximos meses. Sendo assim, quando mais realista for o orçamento, melhor será a gestão financeira da sua empresa.

Kathy Dise, CEO da consultoria estadunidense Budget Ease, afirma que existem 5 perguntas que devem ser feitas ao revisar um orçamento, sendo estas:

1- Você está atingindo suas metas de vendas? Se não, como você lidará com a situação?

• Adicionando novos produtos?
• Eliminando produtos não lucrativos?
• Precificando seu produto corretamente?
• Seu plano de marketing/vendas está sendo seguido?
• Qual é a receita que as mudanças podem trazer?

2. Há eventos novos/inesperados a serem considerados? Em caso afirmativo, quais despesas e receitas potenciais estariam envolvidas?

• Publicidade?
• Custos legais?
• Viagens nacionais e/ou internacionais? 
• Qual é a previsão de receitas?

3. Haverá contratações, quantas? E qual será o custo disso?

• Será meio período, período integral ou ambos?
• Os benefícios estão envolvidos?
• É necessário terceirizar a folha de pagamento?

4. Se a equipe aumentar, há mais coisas a considerar também?

• Serão necessários custos de infraestrutura?
• Quanto tempo de treinamento e por qual custo?
• São necessários mais suprimentos?

5. Seu aluguel está programado para aumentar?

• Quando e quanto?
• Haverá algum aumento nos serviços públicos?

Ao responder a essas perguntas, você poderá ajustar seu orçamento e aumentar suas chances de sucesso. Com um orçamento detalhado e um processo de revisão em vigor, as chances de atingir seus objetivos serão bem maiores.

A tecnologia auxiliando a revisão orçamentária

Na hora de traçar um orçamento, contar com informações discrepantes da realidade pode ser prejudicial para a saúde financeira da empresa, que depende de dados concretos para realizar projeções e estipular gastos corretamente.

O resultado disso, são horas e horas gastas com revisões de orçamentos que, se fossem construídos de forma correta, não apresentariam erros.  

Segundo o BARC – The Planning Survey 16, principal pesquisa anual do sobre usuários de software de planejamento e orçamentação, que entrevistou 1.245 pessoas sobre o uso de softwares de planejamento e orçamento, 52% responderam que usam software especializado para apoiar esses processos. 

De acordo com a pesquisa, essas empresas reconheceram o valor agregado que o software de planejamento pode fornecer para apoiar e melhorar os processos. No entanto, 33% ainda usam planilhas sem um banco de dados ou funcionalidade de planejamento específico como instrumento principal.

Além dos riscos sistêmicos como bugs e perdas de arquivos não salvos, ainda existe a falta de segurança e controle interno nas planilhas que contribui para que seus dados possam ser facilmente alterados e manipulados, capazes de gerar prejuízos. 

Um pequeno deslize nas planilhas de orçamento custou 24 milhões de dólares à TransAlta Corporation, empresa de geração de energia elétrica canadense, por exemplo. O responsável pela preparação da planilha errou um comando de copiar e colar que não foi detectado a tempo.

Exemplos como esse já fizeram com que muitos CFOs e controllers repensassem seus métodos de construção e revisão de um orçamento. Nesse sentido, a tecnologia tem trazido muitos benefícios às áreas financeiras de muitas empresas.

O relatório Global planning, budgeting and forecasting survey Insights report, da Deloitte, diz que as planilhas ainda dominam, mas seu uso para planejamento, orçamento e forecast está diminuindo gradativamente, enquanto é perceptível o uso crescente de ferramentas SaaS (Software as a Service).

Segundo dados da mesma pesquisa, 57% dos CFOs e diretores de FP&A completam o planejamento orçamentário dentro de três meses. Enquanto isso, apenas 5% conseguem concluir o processo em apenas um mês – em 2014, esse número era de 16%, o que revela a crescente complexibilidade e tempo despendido no orçamento nos últimos anos.

Nesse sentido, plataformas de gestão de performance corporativa ou CPMs (corporate performance management), por exemplo, atuam como aliadas.

A criação de diversos cenários para a previsão de orçamentos, investimentos e cortes também fazem parte da funcionalidade dessa ferramenta, e são essenciais para que o gestor financeiro obtenha panoramas sobre situações futuras e prepare o caixa da empresa antecipadamente. 

Essas plataformas podem oferecer automatização de tarefas rotineiras do processo orçamentário, como o fluxo de caixa direto e indireto, DRE e Balanço Patrimonial, por exemplo, garantindo maior rapidez na sua conclusão.

A Pesquisa Global sobre Crises 2021 da PWC, ouviu 2.800 líderes empresariais em todo o mundo e analisou a resposta da comunidade empresarial e a gestão de crise em relação a uma situação de disrupção social, econômica e geopolítica sem precedentes. Recém-saídos de uma crise sanitária, 62% das lideranças brasileiras revelaram que seus negócios foram impactados negativamente pela Covid-19 (73% no mundo) e 33% disseram que estão em situação melhor do que antes do início da pandemia (20% no mundo).

Planejar e se preparar para uma crise, porém, é um trabalho constante de análise de riscos. 98% dos líderes de negócios no Brasil disseram que seus recursos de gestão de crises precisam ser melhorados (95% no mundo) e 54% alteraram a estratégia corporativa em resposta à crise (77% no mundo).

E nessa jornada, construir resiliência é algo importante. 7 entre 10 organizações no mundo relataram que planejam aumentar seus investimentos para desenvolver maior resiliência. 92% das empresas que tinham um processo de revisão de suas ações em vigor antes da Covid-19 e que realizaram uma revisão formal, também planejam ter um processo em vigor para crises futuras.

Com um 2023 ainda rodeado de incertezas devido a diferentes prognósticos de crises, principalmente financeiras e políticas, aumentam também os riscos. Por este motivo, gestores buscam desenvolver estratégias para reduzir o impacto de futuros prejuízos, tendo no planejamento e na gestão financeira, um dos seus principais alicerces.

A consultoria Gartner estima em seu relatório The Top 8 Cybersecurity Predictions for 2021-2022 que até 2025, 70% dos CEOs exigirão uma cultura de resiliência organizacional para sobreviver a ameaças de ataques e falhas cibernéticas, eventos climáticos severos, distúrbios civis e instabilidades políticas.

E para manter-se preparadas nesse panorama volátil, as empresas precisaram se adaptar e uma gestão financeira é apenas um dos pilares de uma boa gestão de crises. 

A importância do planejamento e da gestão financeira em uma crise

Um bom planejamento alinhado a uma gestão financeira de ponta é fundamental para uma empresa que pretende enfrentar qualquer tipo de crise. Keith Suchodolski, CFO do Banco Kearny, em artigo para o portal de finanças SF Magazine, afirma que pandemia do Covid-19 “ensinou” às organizações a capacidade de planejar estrategicamente e ajustar o curso das suas ações conforme as mudanças globais.

Para tanto, analisar o cenário atual, avaliando o que essas condições significam para o futuro é de particular importância para os gestores financeiros, sendo que estes executivos normalmente operam com uma estratégia voltada para o futuro. Suchodolski, enumera algumas perguntas-chave que os gestores devem fazer na tentativa de obter maior clareza sobre o problema e como agir estrategicamente.

1) Que tipo de crise estamos enfrentando?

Dica: a partir de uma visão macro, foque nas particularidades da crise e seus principais desafios, medindo consequências e projetando ações de contenção.

2) A situação pode piorar ou o pior já passou?

Dica: é fundamental entender o questionamento anterior para, só então, dimensionar o seu real impacto, recalcular a rota se necessário e agir com maior segurança.

3) Quando haverá recuperação e de que tipo será?

Dica: após ter claro os dois primeiros pontos e tomadas as medidas estratégicas, é hora de reavaliar o cenário e entender possíveis sinais de recuperação e alternativas a seguir.

Além disso, o executivo do Banco Kearny menciona que qualquer plano estratégico precisa enfatizar a avaliação de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, por meio da ferramenta de análise estratégica SWOT. 

O SEBRAE, Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, publicou em seu portal um artigo sobre gestão financeira em tempos de crise, no qual levanta diversos aspectos importantes para o empreendedor. No texto, Ricardo Abreu chama atenção sobre os erros mais comuns que o empresário pode cometer no seu dia a dia:

– Confusão entre o patrimônio individual e empresarial;

– Falta de planejamento financeiro;

– E contração de dívidas sem a previsão de receitas.

Em complemento a este cenário, o texto ainda trata da importância de aproveitar o momento de crise para replanejar o destino da empresa. E, caso não exista um planejamento detalhado, que contemple todas as metas, objetivos e os planos de ação, é necessário tomar algumas medidas: 

1. Planeje-se

Primeiramente, faça um levantamento das despesas previstas para os próximos três meses, separando os valores de acordo com o tipo de despesa.

2. Analise suas despesas

Observe que, ao conhecer as despesas a serem pagas nos próximos meses, o empreendedor encontrará maior facilidade para definir as ações corretivas, priorizando as despesas com maior impacto nos negócios e que sejam passíveis de negociação. 

3. Ajuste os gastos

Com uma possível redução no faturamento, o empreendedor deve ajustar suas despesas de acordo com essa situação, tomando as seguintes providências: 

 – Negocie com fornecedores um aumento nos prazos de pagamento dos seus compromissos;

– Havendo dívidas, procure renegociar visando também aumentar o prazo de pagamento com uma taxa de juros compatível à sua realidade, adequando o valor mensal ao seu faturamento;

– Evite fazer despesas que não sejam extremamente necessárias à continuidade dos negócios, pois elas podem afetar a sua liquidez. 

 4. Busque formas alternativas de faturamento

O empreendedor pode também tomar providências para aumentar o seu faturamento:

– Fazendo promoção de produtos que estão há muito tempo em estoque; 

– Disponibilizando serviços de entrega para manter o nível de compra dos clientes

– Diversificando e ampliando as formas de pagamento;

– Implementando a estratégia de divulgação dos seus produtos por meio do marketing digital: facebook, whatsapp, instagram, etc. 

 5. Fique atento ao fluxo de caixa

Realize a gestão do fluxo de caixa da empresa, considerando as receitas e despesas previstas para não correr o risco de não ter capital para honrar seus compromissos.

É necessário, também, focar nas particularidades financeiras da sua empresa, entre elas: cuidar das contas; levar em consideração as projeções econômicas e de juros; entender se haverá alguma forma de alívio ou compensação do governo; e avaliar o comportamento de outras organizações, concorrentes ou não diante da crise.

A ABES – Associação Brasileira das Empresas de Software – em seu curso Gestão Financeira em tempos de Crise, pontua que o empresário necessita conhecer os riscos de liquidez que podem deflagrar uma crise, por meio de uma análise e ações envolvendo:

Liquidez: mostra a capacidade de uma empresa para saldar seus compromissos de curto prazo.

Ativos: são usados para medir a rapidez com que contas são convertidas em vendas ou em caixa.

Endividamento: mostra o montante de recursos de terceiros que está sendo usado na tentativa de gerar lucros.

Lucratividade: são os lucros da empresa levando em consideração o volume de vendas, os ativos e o investimento na empresa.

A importância de planejar cenários em meio a crise

O consultor financeiro Jack Alexander, em artigo publicado na Financial Management, explica que “o propósito do planejamento de cenários vai além de estimar o impacto. O verdadeiro benefício é quando os líderes identificam e avaliam as possíveis ações indicadas em cada caso”.

Tony Klimas, presidente da consultoria norte-americana Horváth, em relatório sobre a função financeira em cenários turbulentos, afirma que “eventos macroeconômicos severos requerem intervenção nas operações e correções dramáticas de curso para a estratégia dos negócios”.

Para o professor, Paul Schoemaker, especialista em decisões financeiras e planejamentos de cenários, em artigo publicado para a FP&A Trends, a previsão é “o ato de avaliar o desempenho da organização durante um período definido no futuro”.

Paul ainda explica, em artigo para o  ResearchGate, portal de estudos científicos, que os cenários de previsão são normalmente narrados contando diferentes histórias sobre o futuro. Segundo o autor, o objetivo é desafiar a mentalidade das pessoas, estimulando estratégias, diálogo e reflexão.

Segundo ele, as empresas devem planejar cenários principalmente quando:

1 – A incerteza dificulta a capacidade de prever ou ajustar rotas;

2 – A empresa acumulou prejuízos num passado recente;

3 – Novas oportunidades são percebidas como insuficientes;

4 – A qualidade do pensamento estratégico é insuficiente;

5 – A indústria passou por mudanças transformadoras;

6 – Concorrentes planejam obter vantagem competitiva.

Em um contexto preditivo, destaca-se também o profissional de FP&A, que realiza suas previsões com base em diferentes cenários e oferece recursos preestabelecidos para uma possível crise no futuro. 

De acordo com o Corporate Finance Institute, o FP&A é um dos principais pilares do desempenho financeiro de organizações e auxilia nas decisões tomadas pelos CEOs e CFOs. Os departamentos de FP&A adotam, entre outras práticas, o Rolling Forecast, ou previsão contínua, em português. Trata-se de um processo no qual as empresas buscam prever o desempenho futuro a partir das informações da companhia, com revisões frequentes.

Na prática, a empresa que adota o rolling forecast projeta, no mínimo, doze meses à frente, ao mesmo tempo, se compromete com sua revisão a cada mês ou trimestre. Dessa maneira, o orçamento sempre é um ponto de atenção e há como dimensionar o desempenho real em relação ao plano financeiro.  

Melhores práticas de gestão financeira na crise

Falco Weidemeyer, líder global de recuperação e reestruturação da EY, cita cinco passos essenciais recomendados às empresas no caso de uma crise empresarial.

1. Colocar o bem-estar dos empregados acima de tudo

Colaboradores representam o maior ativo de qualquer empresa. Em tempos de crise, as organizações têm a responsabilidade de agir no melhor interesse de suas pessoas, bem como clientes e stakeholders. 

É necessário identificar alternativas de trabalho e reimaginar os negócios, cumprindo ao mesmo tempo as leis trabalhistas, de forma a colocar, em primeiro lugar, a saúde e a segurança dos empregados.

2. Comunicar de forma rápida, clara e transparente

As melhores linhas de comunicação são as mais abertas. Comunicações claras, rápidas e transparentes são essenciais em todos os cenários empresariais. Em cenários de crise, isso é ainda mais verdadeiro, especialmente se for necessário garantir suporte contínuo de clientes, funcionários, fornecedores, investidores e autoridades reguladoras.

3. Mantenha as despesas sob controle e tenha reservas para o caso de um déficit orçamentário

Determinar como a crise afeta os orçamentos e os planos de negócios é fundamental. Se o impacto for material e os pressupostos orçamentais e planos de negócio anteriores já não forem relevantes, mantenha-se ágil e reveja-os. Quando o negócio for significativamente impactado, considere os requisitos operacionais mínimos, incluindo as principais dependências de força de trabalho, fornecedores, localização e tecnologia.

Se necessário, considere a mobilização de capital a curto prazo, o refinanciamento da dívida ou apoio de crédito adicional de bancos ou investidores, ou o suporte político do governo.

4. Identifique e conserte o processo da cadeia de suprimentos

Diante de uma crise, é provável que a maioria das empresas sofra disrupções significativas nas suas operações e tenha um desempenho inferior durante todo o período de turbulência.

Ao trabalhar com cadeias de suprimentos impactadas, as organizações precisam manter contato regular com seus fornecedores, para se certificar quanto à sua capacidade de entregar bens e serviços, e elaborar planos de recuperação.

Reimaginar o modelo da cadeia de suprimentos, alavancar ecossistemas digitais e redes de mercado, permitindo novas formas de colaboração são exemplos de medidas de contenção.

5. Prepare-se para o inesperado

Além das adversidades comuns, certas crises podem apresentar desafios legais que não estavam previstos. Sendo assim, as empresas terão que conduzir avaliações de risco contratual e identificar ações preventivas e, até mesmo, estar preparadas para adotar cláusulas de “força maior” quando necessário.

Como usar a tecnologia na gestão de crise

Segundo pesquisa feita pela Consultoria McKinsey, quase 70% das companhias aceleraram a adoção de novas tecnologias e a digitalização de processos e sistemas, principalmente pós-pandemia, e a tendência é que esses números aumentem ainda mais até 2030.

A Deloitte, em seu relatório “Finanças 2025: Transformação digital em finanças – nossas oito previsões sobre tecnologia digital para CFOs”, aponta que as novas plataformas de gerenciamento de performance corporativa e automatização desafiarão o ERP tradicional e outros mecanismos ultrapassados. 

Além de plataformas tecnologicamente superiores, é fundamental que haja uma maior integração de dados entre as diferentes áreas de uma empresa. Nesse sentido, a Deloitte também afirma que muitos departamentos financeiros ainda enfrentarão desafios com a desorganização de dados e falta de compatibilidade entre sistemas.

Segundo Nilly Essaides, diretora sênior de pesquisa financeira/EPM do The Hackett Group, em artigo para a FP&A Trends, o modelo operacional de finanças esperado em 2025 trabalhará com uma visualização de dados conjunta, com todas as informações da empresa armazenadas em um só banco.

Por isso, alguns questionamentos são comuns para quem busca uma solução em finanças, tais como: qual é o software ou plataforma ideal para minha empresa? Dentre tantas opções, é comum a confusão entre as entregas do ERP e do CPM.

Caso sua empresa não tenha um ERP, caberia contratar um CPM primeiro? Ou então, se o CFO precisa de uma plataforma para análise, o ERP dará conta sozinho? A resposta para essas perguntas passa pela necessidade dos gestores pesquisarem qual ferramenta ou plataforma de gestão financeira é capaz de atender às suas expectativas e qual delas pode auxiliar decisões estratégicas

Todas estas premissas, bem como evolução tecnológica têm se mostrado essenciais para os líderes da área financeira, que poderão se dedicar mais às atividades estratégicas, inclusive voltadas à mitigação de riscos diante de uma crise.

O papel do CFO na gestão de crise

Shaun Taylor, CFO do Standard Chartered Bank, em editorial publicado na SF Magazine, destaca que a crise financeira de 2008-2009 catapultou muitas empresas para uma nova era de maior investigação e supervisão regulatória. Ao mesmo tempo, ampliou a relevância sobre a governança corporativa e as tomadas de decisão, principalmente em áreas-chave onde mudanças drásticas eram necessárias.

Ele assinala que o CFO tem o poder de adaptar-se a cenários adversos, exercendo um papel vital na orientação das empresas em tempos de incerteza. Nesse sentido, o executivo de finanças de hoje já é considerado um parceiro valioso, capaz de assumir o leme de organizações complexas e liderar uma força de trabalho altamente especializada.

Com uma mentalidade proativa e vontade de adquirir novas competências, o CFO moderno está posicionado para enfrentar desafios atuais e os que surgirão no futuro, por meio de diferentes habilidades, entre elas:

– Micro e macro análises (para identificar o cenário e coletar insights estratégicos);

– Habilidade comunicacional (com o time financeiro e demais stakeholders);

– Gestão de custos e investimentos (levando em consideração pessoas e processos).

Bobbie Ramsden-Knowles, sócia de crise e resiliência da PwC UK, comentou em um dos episódios do podcast Take on Tomorrow, que os executivos tradicionalmente se concentram em lidar com as consequências imediatas de um desastre, mas em uma era de incerteza contínua, eles precisam criar estratégias para ameaças de longo prazo com base em análises detalhadas de cenários que mapearam. E os CFOs têm um papel decisivo, unindo diferentes perspectivas em toda a diretoria e no C-Suite, observou ela.

Diante de uma crise, é fundamental que a área financeira esteja, cada vez mais, preparada tecnologicamente. E o CFO se mostra fundamental não só no desenvolvimento de estratégias de mitigação de riscos e enfrentamento de problemas, como na avaliação da infraestrutura tecnológica necessária.