La presencia de plataformas financieras en las empresas es cada vez más imprescindible para una gestión eficiente, integrada e inteligente.
5 cosas que debes saber para maximizar la gestión financiera
Exploraremos cinco estrategias fundamentales para construir una gestión financiera sólida y exitosa.
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Predecir el futuro financiero de una empresa es una tarea que implica una serie de incertidumbres y desafíos complejos. Sin embargo, este es un paso crucial para el éxito y la sostenibilidad empresarial, independientemente del tamaño de la organización. La capacidad de anticipar ingresos, gastos y tendencias financieras juega un papel clave en la toma de decisiones estratégicas, la asignación de recursos y la mitigación de riesgos.
5 puntos importantes a considerar al suscribirse a una plataforma CPM
Según la encuesta por la consultora Palas, 70% de las empresas brasileñas comprenden la necesidad de innovar, pero sólo un tercio de ellas sabe dónde y cuánto invertir.
En este sentido, cuando planean invertir en una nueva herramienta para atender a las demandas del área financiera, los gestores se enfrentan a algunas preguntas comunes: ¿Cuál es el proceso manual que más tiempo consume actualmente? ¿Debo considerar un software ERP o CPM? ¿O quizás una plataforma de B.I.?
El Corporate Finance Institute afirma que CPM es una plataforma que actúa como mano derecha del director financiero, ofreciendo automatización de estados financieros; asistencia en auditorías y revisiones mediante análisis de incoherencias; planificación, proyección y modelización de escenarios y riesgos; supervisión de KPIs y generación de informes financieros; entre otras funciones.
Ahora que ya sabe si puede beneficiarse de una plataforma CPM, echemos un vistazo a lo que debe considerar al contratar una.
¿Qué considerar al elegir una plataforma de CPM?
Sergio Taipe, coordinador de Onboarding de Accountfy, afirma que es importante valorar qué ofrece la herramienta y qué retorno puede aportar a la organización cuando se piensa en contratar una plataforma de CPM.
“A partir de los resultados de rendimiento esenciales que quiere conseguir con su contrato, la empresa debe analizar detenidamente las funcionalidades que ofrece el sistema, trazar un mapa de las mismas y relacionarlas con las exigencias del proyecto de automatización.”
Las plataformas de CPM deben automatizar los procesos repetitivos y manuales y satisfacer las demandas del área financiera que requieren más tiempo y mano de obra para su realización, como el cierre, el análisis de resultados y el ajuste de estrategias, por ejemplo.
Una plataforma CPM eficiente dispone de recursos de análisis y construye informes visuales y cuadros de mando personalizados, monitoriza y mide los KPIs, además de proporcionar un soporte detallado para las tareas rutinarias.
La proyección y el modelamiento también figuran en esta lista. Estimar resultados, simular escenarios, anticipar necesidades y evaluar decisiones como inversiones, reducción de costes y aplicaciones son algunas de las principales funciones que debe ofrecer una plataforma CPM.
1. Tiempo necesario para implantar e integrar la plataforma CPM
El informe LinkedIn Technology Buyers Report – The Age of Agility 20/21, realizado a más de 2,000 compradores de tecnología en Europa, Oriente Medio y África, revela que el plazo medio de implantación de soluciones tecnológicas a nivel corporativo fue de 5.07 meses. Es importante recordar la urgencia que reviste la nueva herramienta para la organización.
Según la encuesta, se trata de un plazo largo, ya que podría representar una falta de apoyo postventa adecuado, además de señalar una implantación más burocrática. Por tanto, es importante recordar la urgencia de esta nueva herramienta y evaluar el tiempo medio de realización para los proveedores interesados.
Adolfo Vasconcelos, coordinador de onboarding de Accountfy, afirma que el proceso de implantación de un CPM puede resumirse en seis actividades principales:
- Definición de las áreas que se verán afectadas por la implantación del sistema;
- Cuál será el alcance inicial previsto del sistema;
- Enumerar las prioridades de implantación en términos de información (por ejemplo, actividades más orientadas a la contabilidad, como la consolidación, o información más gerencial, como la visión a través de gráficos);
- Definir el equipo y los posibles responsables del proceso de implantación;
- Evaluación cuidadosa del apoyo y los documentos que serán necesarios;
- Establecer un calendario que defina qué y cuándo debe realizarse cada actividad.
A pesar de ser tareas dentro de la hoja de ruta de implantación de Accountfy, estos puntos pueden tenerse en cuenta a la hora de cuestionarse cuánto puede durar el proceso de cualquier plataforma CPM.
Además, si la empresa interesada en contratar CPM trabaja con más de una herramienta simultáneamente, merece la pena valorar si la plataforma que se ofrece es fácilmente compatible entre sistemas.
Una plataforma CPM con una implantación sistemáticamente limitada afectará al tiempo de implementación. Mientras tanto, una solución con una integración fácil y accesible dará lugar a un proceso más exitoso, más rápido y mostrará un ROI temprano.
2. Asistencia posventa
También según los datos de la encuesta de LinkedIn, el 56% de los encuestados afirma que la asistencia posventa es un factor importante para elegir una marca. Esto demuestra lo preocupadas que están las empresas cuando contratan a un equipo cualificado y preparado para ayudar en la implementación y post-implementación, además de un buen producto.
Comprobar que la empresa que ha contratado ofrece un equipo dedicado a dar soporte es fundamental para que la plataforma funcione correctamente y usted pueda sacar el máximo partido a su uso.
Señales que indican que el soporte postventa es eficiente: el proveedor ofrece apoyo de especialistas en finanzas e informática, así como una mayor disponibilidad para el servicio, como fines de semana, festivos y madrugadas, por ejemplo.
Este equipo se encargará de introducir a su empresa en la nueva herramienta y también de los procesos de formación e implantación, además de poder atender sugerencias sobre nuevas funcionalidades, corrección de errores y ajustes, por ejemplo
Además de estas cuestiones, el mismo informe muestra que el 47% de todos los compradores de tecnología afirman que la experiencia pasada con la solución influye en su compra
3. Marca frente a valor de la solución
No olvide comprobar la reputación de la empresa antes de contratarla, ya sea a través de reseñas en Internet o de las opiniones de clientes actuales y anteriores. Esto puede ser útil para saber si su entrega es satisfactoria y asegurarte de que estás eligiendo el producto adecuado para las necesidades de tu empresa.
Sin embargo, para a Software Advice, una consultora en línea para la selección de software, basarse únicamente en estas evaluaciones y opiniones de terceros no es suficiente. Es importante tener en cuenta recomendaciones que se ajusten a tu contexto, ya que la realidad de las grandes empresas puede ser diferente de la de las pequeñas, por ejemplo.
La consultora sugiere buscar evaluaciones de empresas de tamaño similar, en su sector y con casos de uso comparables, así como pedir una lista de las empresas clientes del proveedor de la herramienta CPM. A continuación, puede ponerse en contacto con ellas para conocer sus experiencias con la herramienta.
Pedir a la empresa que presente los resultados de sus clientes antes y después de utilizar la plataforma, consultar los casos de éxito disponibles o ver cómo está el nombre de la marca en los medios de comunicación, por ejemplo, son algunas de las formas de evaluar estos aspectos.
4. ¿Qué plataforma CPM ofrece la mejor experiencia de usuario?
Según datos de la encuesta realizada por Robert Half, los empleados dedican hasta 22 minutos al día a lidiar con problemas tecnológicos, lo que incluye la experiencia de usuario. Disponer de una plataforma con un diseño intuitivo, clara, de rápida respuesta, flexible y estéticamente agradable es decisivo para la eficiencia del sector y la adaptación del equipo a la nueva herramienta.
Antes de contratar el producto, es importante saber cómo funciona la plataforma en estos términos. Xd Ideas, el foro de Adobe para reflexionar y debatir sobre la práctica y el impacto del diseño, propone algunos ejemplos de métricas de usabilidad que pueden evaluarse, como:
- Tiempo promedio para completar las tareas: Según MeasuringU, Analizando casi 1,200 tareas, un buen resultado sería el 78%. Para calcularlo, divide el número de tareas completadas con éxito por el número de intentos.
- Tiempo promedio por tarea: el tiempo por tarea mide la eficiencia y productividad del producto o servicio. Si el usuario emplea demasiado tiempo en completar una sola acción, significa que la interacción no se ha diseñado correctamente. Para calcularlo, hay que dividir el tiempo promedio para completar una tarea por el tiempo total para completarlas todas.
- Tasa de errores durante la experiencia: métrica utilizada para identificar fallos durante el proceso de realización de la tarea, como botones que no funcionan, clics en lugares no clicables, etc. Para calcularlo, divida el número de errores identificados por el número de intentos de completar una tarea.
Si el comercializador de la plataforma no puede facilitar estos datos, puede ser interesante solicitar una demostración o un periodo de prueba gratuito, por ejemplo, para que el interesado pueda evaluar estos indicadores.
5. Modelos de contrato
Por último, decidir el método de contratación de la plataforma CPM es una de las etapas clave del proceso de suscripción. La aseguradora francesa Axa, en su guía Tool hire vs. purchase: what makes sense for your business?, sugiere dos preguntas que pueden aclarar la elección del contrato: ¿Con qué frecuencia se utilizará la herramienta? ¿Cuál es la vida útil de la herramienta?
Además de responder a estas dos preguntas, también es importante tener en cuenta los costos ocultos, como la formación del equipo y el mantenimiento de la plataforma, por ejemplo, y compararlos en el presupuesto de los productos comprados o por suscripción.
Ventajas y desventajas de la suscripción
La disponibilidad inmediata, la cobertura de necesidades a corto plazo, el mantenimiento y soporte del equipo postventa y la oportunidad de probar el producto sin adquirir un compromiso definitivo son algunas de las ventajas del modelo de contrato de suscripción. Sin embargo, dependiendo del contrato, puede haber multas, periodos de fidelización y dependencia del soporte técnico de la empresa que ofrece la plataforma.
Ventajas y desventajas de la compra
Por otro lado, la compra de la herramienta puede ser una buena inversión a largo plazo porque, según el contrato, no hay gastos mensuales adicionales ni preocupaciones por plazos y cargos. Sin embargo, puede resultar difícil mantenerla al día y requerir un gasto inicial elevado en comparación con una suscripción, así como un equipo técnico especializado que se ocupe de su mantenimiento.
BI o CPM: ¿Cuál es la mejor solución para controlar los indicadores de su empresa?
Es habitual confundir las herramientas de Business Intelligence (BI) con las plataformas de Corporate Performance Management (CPM) y verlas como sinónimos. Pero ¡cuidado! Los recursos varían mucho entre una y otra, sobre todo cuando se trata de inteligencia de a bordo.
A pesar de que al principio se considera una opción asequible, el BI ofrece una visión limitada que puede poner en peligro la gestión eficaz de la empresa. Al tratarse de un recurso estructurado manualmente, requiere una actualización constante y la dedicación exclusiva de un profesional. A largo plazo, esto puede convertirse en una elevada inversión de tiempo y personal, para un escaso retorno analítico y estratégico.
El CPM, por su parte, basa la lectura y el análisis de datos en complejos algoritmos e inteligencia, garantizando una generación de información constante, segura y precisa. Además de ayudar a visualizar datos financieros y contables históricos, permite incluir información de gestión en los cálculos y proyecciones de métricas e indicadores. El CPM ofrece así una visión amplia del período ya transcurrido y una base sólida para proyecciones y modelizaciones a corto, medio y largo plazo.
BI: la herramienta para recopilar y analizar el pasado de la empresa
Los servicios de BI surgieron de la necesidad de analizar rápidamente un volumen creciente de datos disponibles. Su principal objetivo es reunir datos de distintas fuentes en un único lugar y utilizarlos para generar cuadros de mando que faciliten la visualización de las cifras de la empresa en tiempo real.
En otras palabras, se trata de una serie de procesos que transforman los datos brutos de diferentes áreas en información útil para comprender la eficiencia empresarial. El principal objetivo de las herramientas de BI es localizar patrones y tendencias en las cifras de la empresa. Por eso se remontan a datos anteriores, para ver lo que ha funcionado e indicar la continuación de ese plan.
CPM: datos del pasado y una visión estratégica del futuro para tomar decisiones seguras en el presente
El CPM es una solución completa de procesamiento de datos, basada en metodología, para cubrir las entregas del área financiera. Es decir, además de ofrecer todas las funcionalidades de BI, cuenta con algoritmos inteligentes capaces de cruzar información, analizar inconsistencias y crear visualizaciones automatizadas. Estas plataformas son útiles en las rutinas financieras de las empresas por su capacidad de producir los estados de gestión necesarios para los análisis con un enfoque estratégico.
Las principales funcionalidades de un CPM incluyen: automatización de estados financieros; análisis de inconsistencias; planificación/modelamiento de escenarios y riesgos; consolidación contable; informes financieros; revisión de datos y creación de cuadros de mando para monitorizar los indicadores clave de la empresa.
Para las empresas que tienen claros sus objetivos y qué indicadores monitorizar, el software CPM es un aliado inestimable. Les permitirá predecir trayectorias, fijar objetivos y supervisar métricas.
¿Es Accountfy un BI?
Contrariamente a lo que mucha gente piensa, Accountfy no es un BI – al igual que no es un ERP -, pero sí un CPM. La plataforma recibe los datos contables, que pueden ser generados por el ERP –balance de prueba o libro mayor– y, mediante algoritmos propios, los transforma en información de gestión.
Además, la creación de diversos escenarios para la previsión de presupuestos, inversiones y recortes es también una característica importante de la plataforma. Con simulaciones basadas en una metodología robusta, el CFO dispone de datos más fiables para tomar decisiones que afectan a las operaciones de la empresa, reduciendo los riesgos de información inexacta. También garantiza una sincronización precisa basada en el seguimiento de indicadores como la tasa de crecimiento compuesto, con el fin de realizar los cambios necesarios a tiempo.
Un ejemplo del uso de Accountfy para responder rápidamente a los constantes cambios del mercado con una visión de gestión de los datos panorámica y fiable es el caso del director financiero Lucas Nabeiro. “No puedo prescindir de Accountfy para no perder mi visión, mis controles… También lo uso como una especie de BI (business intelligence)”, explica Nabeiro.
Al referirse a la visión y el control, el director financiero señala los rasgos característicos de una plataforma CPM. Uno está directamente relacionado con la planificación y el seguimiento de escenarios y riesgos. La otra utiliza algoritmos inteligentes para organizar los datos y los diferentes recursos para el análisis. Además, la solución también cubre una de las principales funcionalidades del BI: la visualización en forma de cuadros de mando e indicadores.
Esto sólo es posible porque Accountfy es un CPM. Es decir, además del modelamiento y análisis de diferentes escenarios, permite monitorizar y gestionar el rendimiento y las cifras de la empresa.
¿Por qué optar por un CPM?
Las herramientas de BI requieren un largo proceso de implantación, ya que buscan datos en distintas fuentes, lo que exige la atención constante de un profesional informático para controlar los flujos tras cada cambio en las bases de datos. Esto se debe a que el proceso de análisis y cruce de información desarrollado por BI sigue caminos preestablecidos por el usuario. Por lo tanto, si se produce algún cambio en el posicionamiento de los datos, la lectura de la herramienta se verá comprometida.
Por otro lado, el CPM suele trabajar con una parametrización que identifica automáticamente las líneas de las cuentas contables en el balance de prueba y el libro mayor, independientemente de las variaciones en el tamaño de los informes o los cambios en la posición de los datos. Al basarse en una metodología de construcción de un proceso inteligente de captura y análisis de datos, el CPM funciona de forma automatizada, eliminando la necesidad de que intervenga un equipo de TI.
En el siguiente cuadro figuran las principales diferencias:
| BI | CPM |
| Recopilación de Datos | Evaluación de desempeño |
| Visualización de Datos en Cuadros de Mando | Visualización de Datos en Cuadros de Mando, KPIs e informes de métricas |
| Análisis de tendencias | Pronóstico, planificación y simulación |
| Personalizable | Personalizable y parametrizable |
| suele implicar TI | no afecta a las TI |
Por eso, después de reflexionar sobre las necesidades de su negocio, busque información sobre las plataformas, entienda las inversiones en capital humano y financiero, el tiempo de implantación, la necesidad de involucrar al equipo de TI y los beneficios a corto, medio y largo plazo que ambas generarán. Pero recuerde: un CPM sin BI sigue generando información de gestión estratégica y relevante para el futuro de la empresa, mientras que un BI sin un CPM es como una historia que puede no generar nuevas posibilidades de interpretación.¿Quiere saber más sobre la solución que ofrece Accountfy? ¡Solicite una demostración!
