A área financeira e seu time ainda gastam muito tempo em uma atividade recorrente: o fechamento de resultados.
Esse processo é ainda mais penoso para empresas que ainda fazem tudo de forma manual. Uma pesquisa feita pela Capterra mostra que 61% das PMEs brasileiras ainda usam planilhas para os processos contábeis e 15% ainda usam papel e caneta.
Reunimos possíveis fatores que prolongam o fechamento de resultados e estratégias para simplificar esse processo, como uso de tecnologia para automatizar algumas de suas tarefas. Confira.
Sinais de que o fechamento de resultados está tomando muito tempo
1. A transformação digital está sendo ignorada
Zulmir Ivânio Breda, presidente do Conselho Federal de Contabilidade, explica, no artigo Uma reflexão sobre os impactos da tecnologia na Contabilidade, que com uma onda de mudanças é natural que haja resistência para adequar-se às novas tecnologias.
Mas deixar a digitalização de lado pode significar que atividades rotineiras, assim como o fechamento de resultados, dependam de esforços manuais, o que estende o tempo necessário, além de manter as informações sujeitas a falhas humanas.
2. Os arquivos essenciais não estão sendo organizados
O estudo Métrica do mês: Tempo de ciclo para fechamento mensal, feito pela CFO Magazine, mostra que a desorganização interna de dados contábeis pode atrasar os processos, pois exige que o profissional leve tempo procurando e certificando-se que os arquivos estão corretos.
A falta de gestão de informações dificulta localizar e garantir a confiabilidade de saldos contábeis, trabalhistas e fiscais, assim como faturamento, fluxo de caixa, folha de pagamento, apuração de impostos, escrituração contábil e estoque, por exemplo. Incorretas, podem comprometer toda a estrutura do fechamento de resultados.
3. Os profissionais não estão capacitados
Negligenciar a qualificação da equipe pode prendê-la a métodos ultrapassados e demorados que impactam o fechamento de resultados e não estamos apenas falando de tecnologia.
Estar desatualizado quanto às normas regulatórias, por exemplo, reflete na necessidade de auditorias minuciosas, revisões das novas regulamentações e correções constantes, que estendem ainda mais o tempo gasto com esses processos.
4. As projeções financeiras não estão sendo eficientes
A lista com os principais erros de fechamento, produzida pela BLB Brasil, consultoria de auditoria contábil, mostra que a imprecisão nas estimativas, sejam elas de lucros ou prejuízos, é um dos mais frequentes.
Sem acompanhar o mercado e a economia, alimentar as planilhas com valores pressupostos sem clareza pode implicar em revisões e refações para adaptar-se a mudanças inesperadas, tanto do fechamento como de outros processos financeiros.
Isso vale também para os valores que ainda não entraram efetivamente no caixa e estão sujeitos a atrasos ou até mesmo, inadimplência.
5. A gestão orçamentária está sendo comprometida
O artigo 8 erros de relatórios financeiros – e como corrigi-los produzido pela revista Financial Management mostra que os resultados da gestão orçamentária também podem refletir falhas das informações quantitativas e qualitativas levantadas no fechamento de resultados.
O planejamento financeiro traça expectativas e estratégias baseando-se na realidade econômica da empresa. Com a necessidade de cumprir prazos, um fechamento de resultados feito às pressas, pode afetar a integridade de dados e prejudicar as projeções do orçamento.
Dicas para acelerar o fechamento de resultados
1. Utilize softwares de automatização financeira
O estudo Contabilidade 4.0: análise dos avanços dos sistemas de tecnologia da informação no ambiente contábil, da revista CAFI, vinculada à PUC-SP, revela que 77% dos contadores entendem que um dos maiores impactos da tecnologia em suas rotinas foi na “agilidade e ganho de tempo”.
Nessa visão, importante para otimização do fechamento de resultados, a digitalização traz:
- Leitura dinâmica de relatórios;
- Facilidade de acesso às informações financeiras;
- Integridade dos dados.
Como visto, a evolução tecnológica nos últimos anos permitiu que a área financeira otimizasse seu tempo através de ferramentas inovadoras. Agora, saiba como começar a automatizar os processos contábeis clicando aqui.
2. Categorize as informações financeiras
Separar as informações de elaboração do fechamento de resultados sem precisar retornar às planilhas e procurar por dados soltos permite ganhar agilidade e segurança no fechamento contábil.
Agrupar os lançamentos contábeis em subdivisões também faz parte desse processo, pois mantém o controle das destinações dos recursos e agiliza seu acompanhamento. Alguns exemplos são: entrada e saída, investimentos em áreas e setores, compras de material, publicidade e marketing etc.
Dessa forma, evita-se inconsistências e a necessidade de revisões frequentes, além de auxiliar na localização de informações, tornando o processo mais rápido e preciso.
3. Aprimore suas capacidades
O relatório Rumo a uma revolução de requalificação, realizado pela World Economic Forum, mostra que, só nos Estados Unidos, até 2026, 1.4 milhão de empregos serão afetados por novas tecnologias.
E nesse momento, a necessidade de capacitar-se para operar essas inovações é crucial para manter-se atualizado quanto às suas funcionalidades, incluindo as que auxiliam em processos contábeis como o de fechamento de resultados.
4. Automatize a validação dos dados recebidos da contabilidade externa
Em algumas empresas, o fechamento de resultados é auxiliado por escritórios externos de contabilidade.
Depender de um grande número de processos manuais, pessoas, e até de outras empresas também pode desacelerar o fechamento, e neste caso, saber como validar os dados recebidos da contabilidade externa pode salvar horas de trabalho de checagem.
Com a automatização, o tempo de fechamento é otimizado com a validação do balancete e livro razão enviados pela contabilidade externa, além da identificação de desvios e classificações incorretas, por exemplo.
5. Faça um checklist
Em seu blog, o Grupo Midas propõe um checklist para um fechamento contábil mensal de sucesso. Entre os itens citados, os que podem ajudar a organizar o fechamento de resultados são:
- Estabeleça quem é responsável pela entrega de informações por cada área;
- Defina datas de entrega de informações, e também do próximo fechamento;
- Utilize tecnologia para maior precisão e rapidez;
- Calcule as despesas dos próximos períodos antecipadamente;
- Confira se há contas a pagar ou receber vencidas ou próximas do vencimento;
- Analise os resultados e compare com períodos anteriores.
Considerações a respeito dos benefícios da automatização
A automatização por meio de softwares de gestão e performance corporativas pode trazer mudanças positivas na rotina de profissionais financeiros.
O Accountfy facilita entregas robustas da contabilidade e também da controladoria, permitindo a rápida elaboração de demonstrações contábeis, consolidação, análise e planejamento financeiro, e também reduzindo o tempo de fechamento mensal em até 3x.
