Manter a conformidade fiscal no Brasil é essencial para evitar penalidades e garantir operações seguras. Uma das principais obrigações acessórias das empresas é o SPED Contábil, um sistema digital que substitui os livros físicos e deve ser entregue até o último dia útil de maio.
Mas quem precisa enviar essa obrigação? Quais são os riscos de não entregá-la? E qual a diferença entre o SPED Contábil e o SPED ECF?
Neste artigo, explicamos tudo o que você precisa saber para manter sua empresa em dia com essa exigência fiscal.
SPED Contábil: o que é e como funciona?
O SPED Contábil, chamado oficialmente de (Sistema Público de Escrituração Digital Contábil), é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e faz parte do processo de digitalização das obrigações acessórias das empresas. Ele substitui a entrega dos livros contábeis em papel pelo envio eletrônico, garantindo mais segurança, eficiência e fiscalização das informações contábeis.
A Escrituração Contábil Digital (ECD), como também é chamado, deve ser transmitida ao governo por meio do software disponibilizado pela Receita Federal. Seu principal objetivo é padronizar e centralizar as informações contábeis das empresas, garantindo maior transparência e conformidade fiscal.
Como enviar o SPED Contábil?
Para enviar o SPED Contábil, as empresas precisam utilizar o Programa Validador e Assinador (PVA) da Receita Federal. O processo inclui os seguintes passos:
- Baixar e instalar o PVA ECD no site da Receita Federal.
- Gerar o arquivo da Escrituração Contábil Digital (ECD) no formato exigido pelo SPED.
- Validar e assinar digitalmente o arquivo com um certificado digital válido.
- Transmitir a ECD pelo próprio PVA e obter o recibo de entrega.
Qual o prazo e o que acontece se perder a data?
O prazo de entrega do SPED Contábil segue o calendário da Receita Federal e, geralmente, deve ser transmitido até o último dia útil de maio do ano seguinte ao período contábil a que se refere.
Por exemplo, a ECD referente ao ano-calendário de 2023 deverá ser entregue até 31 de maio de 2024. Caso a data caia em um feriado ou fim de semana, a entrega deve ser feita no dia útil anterior.
É essencial que as empresas se atentem aos prazos, pois o envio fora do prazo ou a não entrega pode resultar em penalidades e multas.
Quais são as penalidades para a não entrega do SPED Contábil?
A não entrega ou o envio incorreto do SPED Contábil (ECD) pode resultar em penalidades aplicadas pela Receita Federal. De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 2003/2021, que substituiu a IN 1.774/2017, as multas podem chegar a:
- 0,5% da receita bruta para empresas que não apresentarem a ECD no prazo correto.
- 5% sobre o valor das transações omitidas para declarações com informações inexatas ou omitidas, com limite de 1% da receita bruta.
- R$ 500,00 por mês de atraso para empresas imunes ou isentas.
Vale lembrar que, além das penalidades citadas acima, a não apresentação da ECD pode impedir a compensação de prejuízos fiscais e bases negativas de CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido), um impacto relevante para empresas tributadas pelo Lucro Real.
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Quem precisa entregar o SPED Contábil?
A obrigatoriedade do SPED Contábil recai sobre as seguintes empresas:
- Todas as empresas tributadas pelo Lucro Real devem obrigatoriamente entregar a ECD;
- Empresas do Lucro Presumido só precisam entregar se distribuírem lucros isentos acima do limite da presunção;
- Empresas imunes e isentas devem entregar se obrigadas a apresentar a EFD-Contribuições em qualquer período do ano.
- Empresas do Simples Nacional não precisam entregar, mas podem fazê-lo voluntariamente.
Veja alguns exemplos práticos:
Obrigadas a entregar:
- Uma empresa de tecnologia tributada pelo Lucro Real, com faturamento anual de R$ 5 milhões.
- Um escritório de advocacia que distribuiu lucros acima da presunção do Lucro Presumido.
- Uma entidade sem fins lucrativos que foi obrigada a entregar a EFD-Contribuições em algum período do ano.
Dispensadas da entrega:
- Um restaurante optante pelo Simples Nacional, sem adesão voluntária ao SPED Contábil.
- Um comércio varejista de pequeno porte que não ultrapassa o limite da presunção do Lucro Presumido.
Diferença entre SPED Contábil e SPED ECF
Embora o SPED Contábil e o SPED ECF façam parte do mesmo sistema digital da Receita Federal, eles possuem finalidades diferentes:
| Característica | SPED Contábil (ECD) | SPED ECF |
| Objetivo | Substituir os livros contábeis físicos e registrar a escrituração contábil digitalmente | Substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) e apurar o Imposto de Renda |
| Conteúdo | Livro Diário, Livro Razão e Balanço Patrimonial | Detalhamento da apuração do IRPJ e CSLL |
| Prazo de entrega | Último dia útil de maio | Último dia útil de julho |
| Quem deve entregar? | Empresas do Lucro Real e algumas do Lucro Presumido | Empresas do Lucro Real, Presumido e Arbitrado |
Ou seja, o SPED Contábil está relacionado à escrituração contábil, enquanto o SPED ECF trata do imposto de renda da empresa. Ambos são complementares e exigem atenção para evitar inconsistências nas informações enviadas.
SPED Fiscal
Além do SPED Contábil e do SPED ECF, outro módulo importante é o SPED Fiscal, que inclui a Escrituração Fiscal Digital (EFD). Essa obrigação acessória é utilizada para registrar dados de ICMS e IPI (EFD-ICMS/IPI) e contribuições federais (EFD-Contribuições).
Enquanto o SPED Contábil foca na escrituração contábil digital, o SPED Fiscal está mais relacionado à apuração de tributos indiretos.
A importância do SPED para a contabilidade
O SPED Contábil, uma das principais obrigações acessórias do Brasil, trouxe uma verdadeira revolução para a escrituração contábil digital. Entre seus principais benefícios, destacam-se:
- Maior transparência e fiscalização: O envio digital das informações reduz fraudes e sonegação fiscal.
- Redução de erros e retrabalho: O formato eletrônico padroniza os dados e minimiza divergências na escrituração contábil.
- Menos burocracia: Substitui a entrega de documentos físicos, simplificando processos e reduzindo custos administrativos.
- Facilidade no cruzamento de dados: A Receita Federal pode comparar diferentes declarações e identificar inconsistências rapidamente.
Para as empresas, manter a conformidade com as obrigações do SPED é fundamental para evitar penalidades e garantir uma gestão financeira organizada e eficiente.
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