6 Motivos para não usar as planilhas na gestão financeira

Na era digital, onde a tecnologia avança a passos largos, é surpreendente observar o uso de planilhas para gerir finanças ainda persiste com tanta força. Embora sejam ferramentas familiares, as planilhas apresentam uma série de desafios e limitações que podem comprometer a integridade financeira de uma organização. 

Com todo dinamismo e agilidade que o mercado atual exige, este tipo de ferramenta não é mais suficiente para suprir as necessidade da operação, e sim um recurso de suporte. 

Aqui estão seis motivos para repensar a dependência de planilhas na sua gestão financeira:

1 – Erros de Fórmulas e Custo de Correção

Erros de fórmulas ou digitação podem custar bilhões, minando a credibilidade da empresa durante auditorias. Fora o tempo gasto em retrabalho para corrigir esses erros, a identificação tardia pode resultar em inconsistências financeiras que podem levar à prejuízos chegando na casa dos bilhões.

2 – Falta de Padronização e Precisão nos Dados

Além de pequenos deslizes, como um número digitado erroneamente ou a falta de um sinal, a prática comum de “copiar e colar” dados entre planilhas também introduz riscos significativos de erro e falta de consistência nos dados. Do ponto de vista da organização da informação, cada usuário pode ter planilhas com formatações diferentes, tornando o processo de análise e reporte mais demorado. 

3 – Falta de Automatização e Estrutura Confiável

A ausência de rastreabilidade dos fluxos de dados e suas alterações torna difícil garantir a precisão e confiabilidade dos dados. A falta de histórico de rastreabilidade é uma lacuna séria na segurança do processo, pois não é possível entender as alterações feitas e verificar falhas de forma ágil. Também é preciso uma gestão cuidadosa das versões dos documentos para garantir que não há cópias ou versões diferentes sendo utilizadas, o que demanda mais tempo do profissional em tarefas de baixo valor. 

4 – Acesso Irrestrito e Possibilidade de Perda de Arquivo

Mesmo em ambientes de nuvem, a planilha não é adequada para colaboração simultânea. A dependência de atualizações manuais e a possibilidade de cópias não autorizadas, ou até mesmo a exclusão do documento, podem comprometer a segurança dos dados.

5 – Capacidade Incompatível com a Complexidade do Processo

Planilhas têm limitações quando se trata de grandes volumes de dados. Quanto maior o tamanho do arquivo, mais tempo de processamento exige e mais brechas para erros se abrem. A verificação manual em grandes conjuntos de informações também aumenta exponencialmente o risco de erros, pois a análise minuciosa se torna ainda mais trabalhosa, podendo resultar em perdas financeiras substanciais. 

6 – Tempo Desnecessário em Tarefas Não Agregadoras de Valor

O gerenciamento manual de dados entre planilhas, correções e verificações consome tempo valioso que poderia ser direcionado para análises estratégicas. Junto disso, é preciso uma gestão manual para manter a ordem, o que inclui também  verificação de diferentes versões do documento, por exemplo. O uso excessivo de tempo em tarefas repetitivas não agrega valor ao processo e o torna mais moroso. 

O caso Americanas e outros exemplos

O mais recente exemplo de mau uso das planilhas na gestão financeira foi divulgado em junho de 2023, chegando a um rombo de 40 bilhões. A crise enfrentada pela Americanas, exacerbada pelo uso indevido de planilhas na gestão financeira, ilustra um problema significativo no cenário corporativo: a dependência de controles manuais e sem rastreabilidade, propensos a erros e manipulações. Este caso destaca o risco de se apoiar em sistemas não robustos para administrar informações financeiras críticas, especialmente em empresas de grande porte.

Neste episódio, a fraude, facilitada pelo uso de planilhas, desviou o foco da gestão das operações reais para a criação de lucros fictícios. Esse cenário sublinha a necessidade imperativa de migrar para soluções tecnológicas mais avançadas e seguras na governança corporativa. Mas este caso não foi o único. 

Em 2012, o banco JPMorgan Chase enfrentou uma perda colossal de pelo menos US$ 6,2 bilhões devido a um erro de planilha, considerado um dos mais caros da história. A crise foi inicialmente gerada devido a uma série de negociações complexas de derivativos que resultaram em perdas crescentes. Nisso, houve o uso de um novo modelo de cálculo de risco, feito em planilhas e sem os devidos testes prévios. Essas planilhas dependiam do processo manual de copiar e colar para mover dados entre elas, o que gerou uma subestimação do risco pela metade devido a erros nesse processo manual. 

Mais do que nunca, o momento atual exige uma mudança no paradigma de gestão financeira nas empresas. A transição de sistemas manuais e facilmente manipuláveis para plataformas integradas e seguras como o Accountfy é fundamental para assegurar a integridade dos dados financeiros e a sustentabilidade das operações empresariais. Esta mudança não só protege contra fraudes e erros, mas também fortalece a governança corporativa, tornando-a mais transparente e confiável.

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