Entenda a importância do balancete, um demonstrativo contábil não obrigatório, para uma gestão mais eficiente.
Uma prática necessária, antes de gestores definirem os direcionamentos do negócio, é a conferência da situação financeira da empresa, independente do seu tamanho ou segmento.
Entretanto, nem todas informações contábeis são acessadas nesse momento de análise, o que pode limitar ou até mesmo comprometer o planejamento.
Para ter mais segurança na tomada de decisão é preciso ter em mãos informações precisas sobre a organização, e elas estão no balancete de verificação. Ele funciona como uma listagem de todas as movimentações entre as contas contábeis da empresa indicando a situação do patrimônio.
O balancete como fonte de dados
Como um dos principais demonstrativos, no balancete estão listadas as receitas e despesas de um determinado período, além de indicar o saldo total.
Sua relevância se dá por ele ser base para a elaboração das demonstrações obrigatórias (apenas para empresas com acionistas, segundo o artigo 176 da Lei 6.404/76 da legislação societária, mas recomendadas para negócios de todos os tamanhos), como o Balanço Patrimonial, a Demonstração de Resultado do Exercício e o Fluxo de Caixa.
Por ser auxiliar, o balancete pode ser elaborado de acordo com as necessidades das empresas, variando a sua periodicidade, e não apenas no encerramento de cada exercício.
Como se trata de um instrumento de controle interno, alguns empreendimentos geram o balancete diariamente ou semanalmente, enquanto outros só fazem esse controle de modo mensal ou semestral.
Entendendo a escrituração
Por agrupar tantas informações, o balancete pode se tornar um documento complexo para quem não é acostumado com a escrituração contábil.
Uma das dificuldades ao se analisar o balancete é entender o Método das Partidas Dobradas, que basicamente é o registro da movimentação em duas – ou mais – contas, uma de saída de recurso e outra de aplicação de recurso.
No método das partidas dobradas há o princípio de que em cada fato contábil pelo menos duas contas serão movimentadas.
Por exemplo: ao comprar um veículo a empresa precisa registrar a “saída” do dinheiro da conta contábil Caixa. Já a aplicação do dinheiro na aquisição do veículo indicará portanto a “entrada” desse recurso na conta contábil Veículos. Ou seja, o mesmo valor indicado como crédito – origem de recurso – no Caixa da empresa, será indicado enquanto débito – aplicação de recurso – na conta que indica o patrimônio da empresa em automóveis.
Caso esse registro seja feito em uma das contas e na outra não, ao final o balancete indicará um erro no saldo, que deverá ser verificado e corrigido pelo contador.
Estrutura do balancete
A estrutura básica do balancete consiste em duas colunas. A primeira indica as contas – em que estão todas as contas patrimoniais de direito, bens e deveres, como contas bancárias, veículos, máquinas e estoque. Já a segunda coluna é composta pelos débitos – aplicações de recursos – e créditos – origem de recursos.
Todos os valores serão registrados seguindo o método de partidas dobradas. Assim, o total de ativos – composto de bens e direitos – deve ser igual ao total de passivos – obrigações com terceiros e o patrimônio líquido.
Alguns tipos de balancetes são elaborados com mais de duas colunas, podendo ser de quatro, seis ou oito. Quanto maior for o número de colunas, maior será o detalhamento das informações. A escolha do tipo de balancete será de acordo com a necessidade e a destinação desse documento.
Segundo as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC T2.7), no cabeçalho do balancete deve conter a identificação da empresa. Além disso, a data a que se refere e a abrangência do período que esse balancete está sendo feito.
Na primeira coluna, no lado esquerdo, terá a identificação das contas e respectivos grupos. Enquanto do lado direito devem constar os saldos das contas indicando se são devedores ou credores.
Esse modelo simplificado traz alguns dos dados financeiros que constam no balancete, como os valores em caixa na empresa e as informações bancárias, por exemplo.
Além desses, outros dados costumam ser detalhados em balancetes completos. São eles: o valor dos estoques de produtos, bens como máquinas e equipamentos, o pagamento dos colaboradores, impostos a recuperar ou a pagar e o capital social.
O uso do balancete na tomada de decisão
Uma das finalidades do balancete é indicar se os valores lançados estão corretos, ou se existe um desequilíbrio entre os ativos e os passivos da empresa.
Se o balancete indicar que para cada débito – aplicação de recurso – há um crédito – origem de recurso – respectivo significa que não há presença de erros ou fraudes no registro. Caso contrário, é um sinal de alerta para a gerência.
Além dessa verificação, o balancete também registra os lucros e prejuízos da empresa. Isso mostra de forma detalhada a evolução da receita, ou o aumento de despesas, indicando a origem desses gastos extras.
A partir do balancete é possível calcular os indicadores de liquidez do negócio. Ou seja, o quanto de capital a empresa tem disponível e se ele é suficiente para quitar as obrigações previstas.
Por exemplo: para uma análise de curto prazo deve ser calculado a liquidez corrente, que consiste na divisão dos direitos somados – valores em caixa, em bancos, estoque e capital a receber de clientes – pelas dívidas somadas – empréstimos, financiamentos, fornecedores e impostos.
O resultado desse cálculo indicará aos gestores se a empresa tem capital suficiente para pagar as dívidas. Também pode demonstrar que os valores são equivalentes, ou a necessidade de buscar mais capital para quitar as obrigações.
Informações por centro de custo
Outro exemplo de uso do balancete é para a visualização por centro de custo, ou seja, filtrar informações contábeis de cada departamento da empresa, como comercial, administrativo e tecnologia da informação.
A partir da análise dos valores desses departamentos é possível realizar ajustes gerenciais das contas contábeis, obtendo informações para avaliação da rentabilidade de cada setor e para o controle dos processos internos.
Com essas informações, os gestores podem conferir quando é o melhor momento para investimentos ou se essa é uma oportunidade para organizar as contas de um departamento antes de expandir.
Interpretando as informações contábeis
O balancete é elaborado por um contador a partir das informações extraídas dos livros de registro, como o Razão – movimentações escrituradas por conta – e o Livro Diário – movimentações separadas por dia, independente da conta de origem.
Lembrando que o balancete servirá para o geração de outras demonstrações justamente por agrupar essas movimentações em ordem cronológica.
É papel do contador, ou do controller, reconhecer as movimentações financeiras não benéficas para a empresa, diagnosticando possíveis erros de escrituração ou destinação de recursos.
Podem ser incorreções como saldos incompatíveis com outros documentos, lançamentos não registrados, inversão de crédito e débito em relação às contas e a duplicidade de registro. São erros que comprometem a transparência da saúde financeira da empresa.
Após essa análise os profissionais de contabilidade e controladoria podem gerar alternativas, a tempo para que os gestores compreendam o quadro financeiro de forma completa. Assim os dirigentes contam com as ferramentas necessárias para a tomada de decisões.
O balancete como base para os relatórios gerenciais
Como resultado dessa avaliação, feita por contadores e controllers, são elaborados os relatórios gerenciais. Eles funcionam como um resumo das informações contidas no balancete e do diagnóstico do patrimônio e atividades de setores.
Esses relatórios proporcionam aos gestores as condições ideais para averiguar a situação da empresa de forma a evitar dívidas, reduzir custos operacionais ou propor reestruturação interna. Também é possível atrair melhores investimentos, obter lucros mais significativos e otimizar processos.
Assim é possível garantir o protagonismo da contabilidade dentro da instituição. Pois ao transformar as informações financeiras em informações práticas, o contador e o controller estarão entregando relatórios úteis, garantindo menos riscos e mais eficiência.
Gere mais valor a partir do balancete
Uma forma de ter mais tempo para se dedicar à elaboração e análise de relatórios gerenciais é a utilização de plataformas SaaS – software como serviço. Eles automatizam a geração de demonstrações financeiras obrigatórias.
A plataforma Accountfy, após receber o balancete feito previamente no Excel ou sistema ERP, elabora essas demonstrações em segundos, otimizando o tempo de trabalho do contador. Além disso, é possível criar dashboards para acompanhar a evolução das contas e apresentações de resultados para o board e investidores, facilitando a rotina do controller.
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